La plupart des courriels sont terribles. Ils ne sont pas beaucoup plus qu'un reçu. Et ce n'est juste pas suffisant. Les mêmes règles qui s'appliquent aux remerciements postaux s'appliquent aux emails envoyés.
Voici quelques lignes directrices de base
- Mettez le nom de votre organisation dans la ligne "De" de votre e-mail . Le donateur veut savoir qui vous êtes si elle envisage même d'ouvrir votre merci.
- Soyez clair dans la ligne "Sujet" . Dites exactement de quoi parle cet email. Quelque chose comme "Un chaleureux merci!" travaux. Ou, "Merci pour votre don." N'utilisez pas plus de 45 caractères pour qu'il apparaisse bien.
- Obtenez personnel. Commencez votre message avec le nom du donateur. Les prénoms sont puissants, alors utilisez-les. "Chère Joanne" ou Cher Fred et Louise. "Utilisez une virgule plutôt qu'un deux-points, vous voulez être informel.
- Commencez par un chaleureux «merci» mentionnant le montant du don et le nom de la campagne ou du fonds auquel le don a été fait.
- Racontez une histoire sur la façon dont ce don aidera quelqu'un ou résoudra un problème. Soyez précis et descriptif.
- Ajouter une photo. TPhotos sont faciles à ajouter dans un e-mail. Faites-le réchauffer le cœur et rappelez-vous de qui votre donateur aide.
- C'est le donateur quand il vous entendra ensuite. Serez-vous capable de rapporter les résultats d'une campagne en particulier? Quand? Allez-vous envoyer un bulletin ou un rapport?
- Donnez au donateur des informations de contact spécifiques au cas où il aurait des questions ou souhaitait plus d'informations. Donnez un nom, un numéro de téléphone et une adresse électronique d'une personne.
- Utilisez la signature de quelqu'un d'important . Cela pourrait être votre directeur exécutif, directeur du développement, ou le président de cette campagne en particulier.
- Inclure un PS Les gens y sont habitués. Le début et le PS sont les premières choses que votre donateur examinera probablement. Le PS est un bon endroit pour inviter plus d'engagement. Encouragez le donateur à visiter votre site Web, à visionner une vidéo, à vous inscrire à votre newsletter ou à suivre votre organisation sur Facebook ou Twitter. Profitez du fait que vous pouvez inclure des liens en direct dans un e-mail.
- Inclure une déclaration comme «Veuillez considérer cette lettre comme un reçu pour votre contribution de 50 $ le 16/04/13, ce qui confirme qu'aucun bien ou service n'a été reçu pour cette contribution, qui est entièrement déductible d'impôt. ( En savoir plus sur les divulgations )
01 - Email Merci d'Helen Keller International
Après avoir répondu à l' appel d'un million de maman pour aider à promouvoir les patates douces en Afrique afin de stimuler la consommation de vitamine A, j'ai reçu ce courriel de Helen Keller International (l'organisation qui a reçu mon don). Mon don a été traité par GlobalGiving, et j'ai reçu un bref courriel de cette organisation. En deux jours, j'ai aussi reçu ce remerciement de la coordinatrice des communications chez Helen Keller.
J'ai été impressionné par la réactivité de l'organisation, mais le courriel est trop court et trop laconique pour vraiment tisser un lien avec moi au-delà de ce don. L'histoire d'un enfant ou d'une famille spécifique dont la vie a été améliorée grâce à mon don serait plus efficace. C'est vrai que je peux créer un lien vers une vidéo et un bulletin d'information qui racontent l'histoire plus complètement. Mais, ne comptez jamais sur un lecteur pour le faire. Racontez l'histoire dans la lettre aussi.
Certaines choses que ce merci obtient correctement sont: 1. la ligne d'objet qui me dit tout de suite de quoi parle cet email, 2. l'utilisation de mon nom dans la salutation, 3. l'invitation à prendre d'autres mesures en m'inscrivant à un bulletin , 4. le lien vers une vidéo, et 5. les bonnes informations de contact.
La ligne d'objet de l'e-mail disait: "Merci pour votre don récent!"
Chère Joanne,Merci beaucoup pour votre récent don sur Global Giving au projet «Manger de l'orange pour une meilleure santé au Burkina Faso» de Helen Keller International.
Comme vous le savez maintenant, cette racine humble peut avoir un impact majeur sur les femmes et les enfants en leur fournissant de la vitamine A qui sauve la vue et leur permet de sauver des vies. Je vous invite maintenant à vous abonner à notre bulletin électronique, WorldView. mois, vous pouvez en savoir plus sur la façon dont votre soutien aide HKI à prévenir la cécité et à réduire la malnutrition pour les plus vulnérables dans le monde.
Notre dernière édition sur notre programme de patates douces à chair orange peut être consultée en cliquant ici. Vous pouvez vous inscrire à la newsletter en cliquant ici.
J'espère que vous déciderez de rester en contact avec nous.
Meilleures salutations,
Maggie
Maggie Jacoby
Coordinateur des communications
Helen Keller International
352 Park Avenue South, Suite 1200
New York, NY 10010
Téléphone #
Numéro de télécopieur
www.hki.orgJusqu'à ce que la grande masse du peuple soit remplie du sens de la responsabilité du bien-être de l'autre, la justice sociale ne peut jamais être atteinte. - Helen Keller
Regardez des vidéos d'ABC World News sur nos programmes de patate douce à chair orange et de vitamine A.
02 - Médecins Sans Frontières a envoyé ce message vidéo pour un don récurrent
Médecins Sans Frontières accorde une attention particulière aux donneurs récurrents . Par exemple, un mois ils ont envoyé cette vidéo merci. Vous pouvez voir le message entier ici.
Voici ce qu'il a dit:
"VIDEO: POUR TOUT CE QUE VOUS AVEZ FAIT, MERCI"
"Pendant que vous regardez cette vidéo, les équipes de MSF sauvent des vies dans des crises partout dans le monde, de la République centrafricaine au Yémen, de la région du lac Tchad à la mer Egée ... C'est grâce à votre générosité que nous pouvons réagir en cas de catastrophe guerres, guerres et épidémies: au nom de nos patients et de notre personnel: merci! "
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la vidéo, voir Action! 10 manières sans but lucratif peuvent soulever plus d'argent avec la vidéo
03 - Lettre de remerciement par courriel de Camfed pour un don mensuel
Camfed envoie un courriel de remerciement chaque mois après que mon don mensuel est fait. Le bas de l'email est un historique de mes transactions que je peux utiliser à des fins fiscales . Cette lettre est assez courte, et je pense que Camfed manque une occasion de s'engager plus profondément avec moi. Quelque chose sur le travail le plus récent de l'organisation ou un lien vers un communiqué de presse récent ou un article de presse serait utile. Si vous avez la chance d'avoir un donneur récurrent, assurez-vous de faire tout ce que vous pouvez pour la retenir.
Chère Joanne,
Merci pour votre don à Camfed.
Merci de soutenir le travail de Camfed avec vos généreux dons réguliers. Votre don précieux nous aide à fournir un soutien à long terme aux filles et aux jeunes femmes en Afrique.
Si vous avez des questions sur votre commande ou sur notre travail, nous aimerions avoir de vos nouvelles. Veuillez envoyer un courriel à info@camfed.org ou composer le 415-963-4489.
Cordialement,
L'équipe Camfed
Camfed USA
369, rue Pine, bureau 420
San Francisco, CA 94104
Téléphone: +01 415-963-4489 | usa@camfed.org
S'il vous plaît imprimer ou enregistrer ce message pour vos dossiers personnels. Vous pouvez utiliser cette page comme reçu aux fins de l'impôt.
04 - Merci pour le don en ligne dans le sillage d'un désastre
Remarquez comment cette lettre de remerciement est spécifique à la catastrophe que je voulais aider. De plus, il y a un témoignage d'une victime de catastrophe. Je n'ai pas reçu de lettre de cette organisation mais j'ai reçu un coup de fil plus tard pour me remercier à nouveau. Bon contact!
Chère Joanne,
Merci pour votre cadeau de $ ___. Convoi de l'espoir a déployé des camions et des équipes à Joplin, dans le Missouri. "Nos prières vont aux familles de Joplin qui ont perdu leurs proches, leurs maisons et leurs entreprises, dit Hal Donaldson, grâce à des amis comme vous. des équipes et des secours d'urgence pour venir en aide aux victimes de ces tempêtes massives.
Votre don financier a aidé des gens comme Rachael, qui a perdu sa maison et n'avait pas de quoi manger pour ses enfants. Les travailleurs de Convoy of Hope ont fourni à Rachael et à sa famille de la nourriture, de l'eau et des produits d'hygiène dans l'un de nos sites de distribution juste à l'extérieur de Birmingham, en Alabama.
«Lorsque vous avez des enfants et que vous ne savez pas comment vous allez les nourrir, cela signifie tellement de savoir qu'il y a des gens pour vous aider», explique Rachael.
Merci encore pour votre réponse rapide qui a permis à Convoy of Hope d'aider des milliers de personnes comme Rachael à travers le sud-est à la suite de cette catastrophe.
Merci pour votre don de ____ $ au Convoi de l'espoir. Ce sont les dons, tels que les vôtres, qui nous permettent d'aider au Japon, de poursuivre notre travail en Haïti et tous nos autres efforts.
Grâce à des amis comme vous, nos équipes d'intervention en cas de catastrophe se sont déployées dans la région où elles achèteront et distribueront de la nourriture, de l'eau et des produits de première nécessité en collaboration avec nos partenaires dans le pays.
Avec votre aide, nous atteindrons encore plus de familles et d'enfants dans le besoin ici au pays et dans le monde cette année.
Voici un résumé de votre don. Vous pouvez également accéder à un reçu en ligne en cliquant sur ce lien: xxxxxx
Montant: xxxx $
Méthode de paiement: Mastercard Credit Card, ************
Date: 5/24/2011
Désignation: Réponse aux États-Unis en cas de catastrophe
Merci pour votre compassion.
Cordialement,
Hal Donaldson, président
05 - Email Lettre de remerciement de l'Agence internationale d'aide
Voici une lettre de remerciement que j'ai reçue de l'une de mes organisations d'aide internationales préférées, Partners in Health (PIH). J'ai répondu à un plaidoyer de collecte de fonds par courriel pour une aide supplémentaire afin d'aider les Haïtiens à survivre à un ouragan et à faire face à une épidémie de choléra.
La lettre est brève et générale, traitant du travail global de l'organisation, plutôt que du besoin spécifique auquel je répondais. Un problème avec cette lettre est le langage formel et rigide utilisé pour décrire le travail de PIH. Un exemple est cette phrase, "... nous travaillons à diffuser notre modèle à d'autres ..." Les organismes de santé publique parlent souvent dans le jargon utilisé dans les milieux professionnels de la santé publique. Ce n'est pas ce qui plaît à la plupart des donateurs.
Ce qu'il y a de bien dans cet e-mail, c'est que la ligne "from" spécifie exactement qui a envoyé l'e-mail, et la ligne "subject" indique l'objet de l'e-mail. La manière dont ces champs sont traités est très importante pour s'assurer que le donateur ouvre réellement l'email. Il vaut mieux être précis plutôt que timide ou cryptique.
Pour: Mon nom
De: Partenaires en santé
Objet: Merci pour votre don à Partenaires en santéCher mon nom,
Au nom de Partenaires en santé, je tiens à vous remercier pour votre don de xx.xx $. Chaque dollar que vous contribuez est profondément apprécié par les communautés dans lesquelles nous travaillons. Votre don sera désigné pour soutenir notre travail en Haïti, ou si vous avez choisi, pour soutenir notre travail dans le monde entier.
Il y a plus de vingt ans, lorsque Partners In Health a été fondé en Haïti, nous nous sommes engagés à fournir les meilleurs soins médicaux là où il n'y en avait pas, à accompagner nos patients dans leurs soins et traitements et à s'attaquer aux causes profondes de leur maladie. Aujourd'hui, nous travaillons dans douze pays avec une approche globale pour briser le cycle de la pauvreté et la maladie - par la prestation directe de soins de santé ainsi que des interventions communautaires dans l'agriculture et la nutrition, le logement, l'eau potable et la génération de revenus.
Notre travail commence avec le patient avant nous mais s'étend bien au-delà de la transformation des communautés, des systèmes de santé et de la politique de santé mondiale. Nous avons documenté et diffusé les succès de notre approche intégrée au milieu des tragédies comme le tremblement de terre dévastateur en Haïti, dans des pays encore marqués par la guerre, comme le Rwanda, le Guatemala et le Burundi, et même dans le centre-ville de Boston. Grâce à la collaboration avec des institutions médicales et académiques de premier plan telles que la Harvard Medical School et le Brigham & Women's Hospital, nous travaillons à la diffusion de notre modèle auprès des autres; Grâce à des efforts de plaidoyer visant les bailleurs de fonds et les décideurs politiques mondiaux, nous cherchons à élever la norme pour ce qui est possible dans la prestation de soins de santé dans les coins les plus pauvres du monde.
C'est votre générosité et votre foi dans notre mission qui nous permettent de réaliser ce travail, et nous vous sommes profondément reconnaissants pour votre partenariat.
Je vous remercie,
Ophelia Dahl
Directeur exécutif
Partenaires en santéVous pouvez vous connecter pour voir, télécharger et imprimer votre historique de don en ligne ici: XXXXXXXXX
Partners In Health, un organisme 501 (c) (3) à but non lucratif, ne vous a fourni aucun bien ou service, en tout ou en partie, en contrepartie de cette contribution volontaire en espèces. Si vous souhaitez demander la déductibilité fiscale de ce cadeau aux États-Unis, veuillez conserver cette lettre d'accusé de réception pour vos fichiers. Le numéro EIN de Partners In Health est xxxxx.