10 conseils pour écrire de meilleures lettres de remerciement aux donateurs

by Joanne Fritz

Vous ne pouvez jamais dire trop merci ou trop souvent

Dire un remerciement à un donateur met fin à une transaction, mais établit une passerelle vers un soutien futur et un engagement plus profond. Faites-le bien, et vous êtes sur votre chemin vers le succès futur de la collecte de fonds.

Voici dix conseils pour faire cette lettre de remerciement juste.

01 - Recevez-le par la poste rapidement

Quarante-huit heures est un redressement idéal pour une lettre de remerciement. Si cela est impossible, ne visez pas plus d'une semaine. Vous voulez que le donateur se souvienne qu'il a fait le don afin que votre merci renforce son action et le récompense pour donner.

Obtenir la lettre rapidement fera en sorte que le nom de votre organisme de bienfaisance restera dans l'esprit du donateur, le rassurera que vous avez reçu le don et l'impressionnera avec votre efficacité et votre prévenance.

Même les donateurs en ligne devraient recevoir une lettre de remerciement envoyée par la poste, mais cela coûte cher, et de nombreux organismes sans but lucratif se déplacent autant que possible en ligne. Dans ce cas, assurez-vous que votre donateur en ligne n'a pas reçu un reçu par courriel. Prenez le temps de personnaliser un e-mail merci et transformez-le en quelque chose de mémorable

Brossez-vous sur les meilleures pratiques pour les lettres de remerciement envoyées par courriel . Dans les boîtes de courriel complètes, votre lettre de remerciement peut passer inaperçue, alors faites attention à sa ligne d'objet et assurez-vous que la ligne «de» identifie clairement votre organisation.

Il y a beaucoup d'obstacles à remercier par courriel un donateur que vous pourriez oublier. Il doit rester hors du dossier SPAM , attirer l'attention du donneur et l'inciter à ouvrir le message. Ne laissez pas la facilité et le coût relativement faible de l'email vous aveuglent à ses lacunes.

02 - Rendez-le personnel

Personnalisez votre lettre de remerciement avec le nom du donateur (vérifiez l'orthographe et ne jamais appeler une Madame) et écrivez directement à l'individu. Les prénoms sont puissants.

Ce qui fonctionne pour une lettre de collecte de fonds fonctionne également pour une lettre de remerciement. Par exemple, utilisez des pronoms personnels , tels que «vous», «nous» et «moi».

Inclure des informations sur le donneur, par exemple combien de temps il a été un donneur, ou que vous avez aimé les voir lors du dernier événement. Peut-être que le donateur a reçu un prix ou obtenu une promotion. N'hésitez pas à ajouter quelque chose à ce sujet à votre lettre.

Un bon système d'enregistrement des donneurs sera votre meilleur ami en ce qui concerne ce niveau de personnalisation. La plupart des systèmes, même à faible coût, ont la capacité de capturer des informations actuelles sur vos donateurs.

Quand ont-ils duré? Ont-ils fait du bénévolat? À quand remonte la dernière fois que le donateur a eu des contacts avec votre organisation et quelle était la nature de cette interaction?

S'il s'agit d'un donateur pour la première fois, envoyez un colis de bienvenue et invitez le donateur à s'abonner aux bulletins d'information et aux annonces.

Si vous remerciez un donateur de longue date, considérez une note manuscrite plutôt qu'une lettre officielle, ou une autre façon créative de dire merci .

03 - Coordonner avec les thèmes de la campagne

Coordonnez le remerciement avec l'appel ou la campagne qui a apporté le don.

Rédigez un modèle pour une lettre de remerciement lorsque vous écrivez vos documents de collecte de fonds. Pensez-y comme faisant partie de votre package de campagne. Si le don est en réponse à un autre stimulus ... peut-être un événement que vous avez mis en scène ... reliez la lettre à cet événement.

Revenir à l'appel revient à améliorer l'apparence du nom de votre organisation dans l'esprit du donateur. C'est aussi rassurant pour le donneur.

Si le don est en réponse à un appel par courriel particulier, créez une page d'accueil post-don sur votre site Web spécifiquement pour ces donateurs.

Le générique est sorti. La spécificité de ce que le donneur a vu qui l'a obligé à donner est un must. Par exemple, si un donateur fait un don pour aider les victimes d'un tremblement de terre, assurez-vous que votre remerciement fait référence à cette situation.

04 - Utiliser des histoires pour connecter les donneurs aux résultats

Aidez les donateurs à visualiser comment leur argent a été dépensé La meilleure façon de le faire est de raconter une histoire au sujet d'une personne en particulier qui a été aidée par le don. L'histoire n'a pas besoin d'être longue. Juste quelques phrases et en utilisant le nom d'une personne peuvent suffire à susciter l'empathie chez le donneur.

Faites de votre donateur le héros de ces histoires. Il ou elle a rendu cette histoire possible. Gardez un inventaire des histoires sur les bonnes choses que votre charité accomplit. Ensuite, créez des blocs de copie en utilisant ces histoires et déposez-les dans vos lettres de remerciement, selon le cas.

En changeant fréquemment les histoires, vous garderez vos lettres fraîches et vous faciliterez l'envoi de nombreuses lettres sans avoir à les remplacer complètement.

Même si vous offrez des services à des personnes qui se trouvent dans une situation délicate et que vous devez protéger leur identité, il existe des façons de raconter leur histoire sans compromettre leur vie privée.

05 - Demandez à une vraie personne de signer vos lettres

Évitez les signatures numériques sauf si vous envoyez des milliers de lettres à la fois. Même dans ce cas, réservez des lettres aux donateurs pour qu'ils donnent des dons importants à votre directeur général, au président du conseil ou à un président bénévole pour la collecte de fonds. Utilisez de vrais timbres de première classe pour ces lettres.

06 - Ajouter une note personnelle, manuscrite

S'il y a lieu, demandez au directeur exécutif ou au président du conseil d'ajouter une note personnelle à la lettre. Les donneurs de longue date qui connaissent peut-être votre DE ou les membres de votre conseil trouvent cela particulièrement gratifiant.

La mention d'un événement récent auquel le donateur a assisté rappellera au donateur une expérience agréable et ajoutera de l'authenticité à la note. Pensez à organiser une fête de rédaction de notes avec des bénévoles qui peuvent écrire des notes sur des lettres ou joindre des notes post-it avec des messages manuscrits.

07 - Inclure une enveloppe de réponse

Je ne recommande pas de demander un autre don dans une lettre de remerciement. Honnêtement, cela détourne les gens plus que vous ne le pensez. Cependant, l'inclusion d'une enveloppe de réponse pourrait rappeler au donateur que les futurs dons sont les bienvenus.

Beaucoup de donateurs gardent ces enveloppes et les utilisent pour un cadeau plus tard ... ou même tout de suite. Andrew Olsen de Fundraising Fundamentals est enthousiaste à l'idée d'inclure des enveloppes de réponse dans les lettres de remerciement. Il a constaté que les organismes de bienfaisance qui utilisent cette tactique pour les nouveaux donneurs ont des «taux de conversion de deuxième cadeau qui sont de 8% à 12% plus élevés que ceux des organisations qui ne les incluent pas».

08 - Utilisez la lettre comme reçu d'impôt

Votre donateur merci peut également être un reçu. Vous devez fournir un reçu annuel aux fins de l'impôt si un donateur donne 250 $ ou plus , et vous pouvez inclure cette divulgation avec cette lettre.

Les lettres de remerciement aujourd'hui incluent généralement les divulgations appropriées chaque fois qu'un donneur donne, que ce soit en ligne, par chèque ou par des dons mensuels .

C'est aussi une bonne pratique de fournir un résumé des dons pour l'année au début de l'année suivante, au moment même où les donateurs préparent habituellement leur déclaration de revenus . Rappelez-vous juste qu'un reçu n'est pas un merci . Le reçu devrait être une partie mineure de la lettre.

09 - Inviter plus de participation

C'est toujours agréable d'inclure une invitation à visiter votre agence et à voir votre travail de première main.

Dans le monde d'aujourd'hui où vous pourriez solliciter des dons de personnes partout dans le monde, l'engagement peut être atteint par le biais des médias sociaux . Encouragez votre donateur à suivre votre organisation sur Facebook et Twitter ou sur tout autre réseau social auquel vous participez.

Comme il n'y a pas de lien hypertexte dans une lettre, donnez l'adresse de votre site Web et assurez-vous que vos boutons de médias sociaux sont faciles à trouver.

Inclure une invitation explicite à visiter le site Web et cliquez sur ces boutons et pour vous inscrire à votre bulletin électronique ou d'autres communications. Les icônes de médias sociaux sont certains des éléments les plus importants sur le site Web de votre organisme de bienfaisance.

10 - Ajouter un post-scriptum et fournir des informations de contact

Nous sommes tous des skimmers. C'est pourquoi la plupart d'entre nous lisent la partie supérieure d'une lettre et puis passent au PS. Ensuite, nous pouvons revenir en arrière et lire le reste de la lettre. Les spécialistes du publipostage savent tout sur le PS et l'incluent toujours. Parfois, ils en ont plus d'un.

Pour le PS d'une lettre de remerciements, vous pouvez vous référer à nouveau à l'histoire que vous avez fournie («Michael et Jane sont en sécurité et heureux à cause de vous») ou y mettre des informations de contact importantes.

Les donateurs devraient avoir le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de quelqu'un dans l'organisation qu'ils peuvent contacter pour poser des questions. Le service à la clientèle est tout aussi important pour les organismes sans but lucratif que pour les entreprises, alors il est facile pour un donateur de trouver une personne réelle en cas de problème.