Les paiements par carte de crédit à votre entreprise sont signalés à l'IRS
La loi
Internal Revenue Code section 6050W (c) (2) exige que les banques et les services marchands doivent déclarer les paiements bruts annuels traités par cartes de crédit et / ou cartes de débit à l'IRS, ainsi que les commerçants qui les ont reçus. Les paiements par carte de crédit sont déclarés à l'aide du formulaire 1099-K. Des copies du formulaire sont envoyées à l'entreprise et à l'IRS.
Détails de la déclaration de carte de crédit et de paiement du commerçant
Les banques et autres services de règlement des paiements doivent déclarer les recettes annuelles brutes pour chaque commerçant. La déclaration de revenus s'applique à «toute transaction dans laquelle une carte de paiement est acceptée en paiement», selon l'IRS. Les banques et les autres fournisseurs de services financiers doivent déclarer le montant total brut des paiements par carte de crédit et carte de débit pour l'année pour chaque commerçant.
Exception pour les paiements de minimis
En termes de IRS, «de minimis» signifie généralement qu'un événement est neutre sur le plan fiscal. La règle de paiement de minimis pour la déclaration des paiements par carte de crédit prévoit que les banques et les services de règlement des paiements n'ont pas à émettre le formulaire 1099-K dans certaines circonstances.
Cette déclaration de renseignements n'est pas requise si:
- Le total des transactions de paiement d'un marchand pour l'année ne dépasse pas 20 000 $, et
- Le nombre total de transactions du commerçant ne dépasse pas 200.
Conseils pour les rapports de carte de crédit
Les petites entreprises devraient revoir et mettre à jour régulièrement leurs pratiques de tenue de livres et de comptabilité pour s'assurer qu'elles peuvent rapprocher les déclarations de renseignements soumises par les banques lorsqu'elles en reçoivent des copies.
Toute divergence dans les rapports doit être adressée afin que les déclarations d'impôt exactes peuvent être déposés auprès de l'IRS.
De plus amples détails concernant les rapports de compte de carte de crédit et marchand sont décrits dans les règlements publiés par l'Internal Revenue Service dans REG-139255-08 . Parmi les autres questions, l'IRS détaille qui est responsable de la déclaration, comment les montants bruts sont calculés, et il stipule que les entreprises de paiement des commerçants peuvent être tenus de retenir des fonds pour la retenue de réserve.
L'IRS a également publié des instructions pour le formulaire 1099-K . Les propriétaires d'entreprise et les comptables devraient consulter ce formulaire pour se familiariser avec le format.
Gardez une trace des rétrofacturations
La loi exige que les banques déclarent les recettes brutes ou totales, mais les commerçants ont souvent des rejets de débit lorsque le fournisseur de la carte renverse une transaction en raison d'une fraude ou en raison d'un différend. Les marchands peuvent émettre des remboursements ou effectuer des transactions par carte de débit lorsque le client reçoit des remises en argent. Les banques et les autres services de transactions de paiement ne déclarent que les paiements bruts mensuels et annuels. Les frais, les rejets de débit, les remboursements et autres éléments similaires ne sont pas déduits des montants bruts aux fins de déclaration IRS, ce qui peut entraîner une augmentation des recettes déclarées par rapport aux recettes réellement perçues.
Les entreprises devraient avoir des procédures comptables rigoureuses pour suivre ces transactions séparément. En d'autres termes, si vous avez l'habitude d'enregistrer seulement un dépôt net d'un compte marchand, il serait sage de séparer ces montants nets en reçus bruts et les frais et remboursements associés afin que vos rapports financiers internes puissent être plus facilement rapprochés au formulaire 1099-K.
La déclaration de carte de paiement nécessite l'identification du marchand
Les commerçants doivent fournir à leur processeur de paiement le nom légal complet de leur entreprise, leur adresse et leur numéro d'identification fiscale afin que les institutions financières puissent déclarer les reçus de cartes de crédit et de débit. Pour la plupart des entreprises, le numéro d'identification du contribuable serait leur numéro d'identification d'employeur ou EIN. Les responsables du traitement des paiements peuvent demander aux entreprises de leur fournir les formulaires W-9 afin qu'ils puissent obtenir ces informations.
Problèmes de retenue de sauvegarde possibles
Les commerçants qui ne fournissent pas leurs numéros d'identification des contribuables pourraient être assujettis à une retenue de réserve sur leurs paiements au taux de 28%. Les commerçants doivent fournir à leur fournisseur de services de paiement par carte leurs noms, adresses et numéro d'identification personnel (EIN) afin d'éviter les retenues à la source, car cela peut entraîner une situation financière difficile pour une entreprise. Les propriétaires d'entreprise qui éprouvent des difficultés avec les dettes fiscales devraient travailler avec un fiscaliste pour élaborer une stratégie de remboursement qui empêche toute retenue sur leurs paiements par carte.