La ligne de fond est: Si vous ne pouvez pas le prouver, ne le déduisez pas.
C'est bien d'être en mesure de prendre des déductions fiscales pour l'ensemble de vos dépenses d'entreprise, mais il est encore mieux d'être en mesure de prouver ces déductions dans un audit IRS. Si vous avez un préparateur d'impôt compétent, cette personne vous demandera de voir tous les documents sur vos déductions fiscales.
Donc, avant d'aller à votre préparateur d'impôt avec vos documents ( PAS dans une boîte à chaussures , s'il vous plaît!)
Dans cet article, nous examinerons quelques dépenses d'entreprise simples, en posant toujours la question suivante: «Comment puis-je prouver qu'il s'agit d'une véritable dépense d'entreprise? Et nous allons toujours regarder ces transactions du point de vue de l'IRS et votre préparateur d'impôt.
Le fait le plus important à retenir est que vous devez être capable de montrer non seulement que la transaction a eu lieu, mais que c'était pour un but d' affaires.
Acheter une propriété ou payer des dépenses
Vous achetez une imprimante tout-en-un de Best Buy pour votre entreprise. Vous écrivez un chèque de votre compte d'entreprise, ou vous utilisez votre carte de crédit professionnelle. Donc, cela suffit pour montrer que c'est une dépense d'entreprise, n'est-ce pas? En fait non. L'enregistrement de votre chèque annulé ou de votre reçu de carte de crédit n'est qu'une partie de votre preuve. Le chèque annulé ne montre pas ce que vous avez acheté. L'utilisation d'une carte de crédit est préférable, car le reçu montre l'achat.
Y compris le reçu de la caisse enregistreuse avec votre chèque annulé est également nécessaire, pour montrer ce que vous avez réellement acheté.
Payer à partir d'un compte personnel
Le paiement des dépenses à partir de votre compte bancaire professionnel ou d'une carte de crédit professionnelle fonctionne de la même manière. Bien sûr, vous devriez utiliser un chèque d'entreprise séparé ou un compte d'épargne ou une carte de crédit professionnelle.
Bien que l'utilisation de vos comptes personnels ne soit pas nécessairement un problème, il est plus difficile de prouver que ce chèque personnel a été utilisé à des fins commerciales.
Lorsque vous démarrez votre entreprise pour la première fois, vous devrez peut-être utiliser un compte personnel pour quelques articles. Par exemple, j'ai récemment formé une nouvelle LLC et j'ai dû utiliser un chèque personnel pour l'enregistrement dans mon état. Lorsque vous utilisez un compte personnel à des fins professionnelles, assurez-vous d'avoir beaucoup de documentation. Dans ce cas, j'ai imprimé un reçu du secrétaire d'État qui montrait que j'avais payé pour une inscription LLC. Dans ce cas, il était assez difficile de croire que c'était pour un usage personnel.
Utilisation des journaux de dépenses
Certaines dépenses sont plus difficiles à prouver que d'autres. Les deux grands exemples de ceci sont les frais de voyage, y compris le kilométrage, et les biens cotés. Dans les deux cas, la meilleure façon de satisfaire la demande de l'IRS pour la preuve des dépenses est de tenir un journal.
L'IRS préfère la preuve "à la fois" . Autrement dit, une note que vous faites sur un bordereau de dépenses ou un reçu ou un journal de kilométrage au moment où l'argent est dépensé est préférable à une liste que vous écrivez à la fin de l'année.
Garder un journal de kilométrage est, je le sais, garder un journal de kilométrage est une énorme douleur. Cela signifie que chaque fois que vous entrez dans votre voiture (peu importe si l'entreprise a payé pour la voiture, soit dit en passant), vous devez enregistrer:
- La date
- Le kilométrage
- Où tu es allé
- Le but - entreprise ou personnel - aussi précisément que possible.
Si vous voulez le rendre plus facile, notez le kilométrage sur la voiture le 1er janvier de l'année, puis notez le kilométrage uniquement à des fins commerciales.
Pour déduire les frais de kilométrage d'affaires, en utilisant soit la déduction de kilométrage standard ou les dépenses réelles, vous devez montrer que vous avez utilisé la voiture au moins 50% du temps pour les entreprises.
Un conseil: si vous êtes connecté à votre smartphone, essayez une application de kilométrage ou une application de dépenses. Il vous permettra d'économiser beaucoup de papier et de garder votre journal de dépenses en ligne.
Enfin, rappelez-vous que le trajet domicile - travail (aller-retour au travail) n'est pas considéré comme une dépense de voyage déductible. Bien que vous puissiez garder une trace des frais de transport, ne les incluez pas dans votre carnet de voyage.
Utilisation des reçus de voyage d'affaires
En plus d'un journal de kilométrage, si vous voyagez pour affaires, vous devrez garder une trace des reçus pour les dépenses.
Ces dépenses, comme le kilométrage, sont examinées de près par un auditeur de l'IRS, car il est facile d'inclure les frais de voyage personnels avec les voyages d'affaires.
La meilleure façon de prouver les frais de déplacement (y compris les hôtels, vols, voitures de location, repas et divertissements) est d'utiliser un coupon de carte de crédit (en utilisant votre carte de visite, bien sûr) avec des notes supplémentaires. Faites la note au moment où vous engagez la dépense. Vous pouvez également utiliser un agenda, un carnet de rendez-vous ou un calendrier pour noter les événements de voyage d'affaires, puis les lier avec vos reçus.
Acheter une propriété répertoriée
Jetons un coup d'oeil de plus près à cette imprimante tout-en-un que vous avez achetée. L'imprimante peut également être utilisée pour l'impression personnelle, et l'IRS catégorise ces types de propriété en tant que propriété listée . Ils sont sur une liste, car ils peuvent être utilisés à des fins personnelles ou professionnelles. L'IRS exige un degré plus élevé de preuve d'utilisation professionnelle.
Vous devez documenter spécifiquement comment vous utilisez la propriété listée. Le meilleur moyen est de conserver un journal avec la propriété (comme le journal des dépenses décrit ci-dessous). Chaque fois que vous utilisez l'imprimante ou une autre propriété répertoriée, notez la date, l'utilisation (nombre de copies, par exemple), le travail spécifique (impression de copies d'une brochure commerciale) et si l'utilisation est commerciale ou personnelle. associé à l'imprimante, comme les cartouches.
À la fin de l'année, vous devriez être en mesure de montrer le pourcentage d'utilisation pour les entreprises, puis affecter ce pourcentage aux coûts. Par exemple, si vous constatez que vous avez utilisé l'imprimante 60% du temps pour l'entreprise, vous pouvez prendre 60% des coûts comme déduction d'entreprise.
Pour rappel, si vous avez la propriété à votre emplacement d'affaires (PAS votre bureau à domicile ), vous n'avez pas besoin de tenir un journal. Toute utilisation dans un établissement est supposée être à des fins commerciales.
Utilisation des relevés de compte
Disons que vous avez perdu le bordereau de carte de crédit ou que vous n'avez pas le chèque annulé pour l'achat de cette imprimante. Vous pouvez utiliser un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit pour prouver un achat d'entreprise, mais vous aurez également besoin d'une vérification supplémentaire, à partir d'un carnet de rendez-vous, d'un calendrier ou d'un agenda.
Il n'y a rien de tel que trop de preuves
S'il y a un doute quant à savoir si certaines dépenses sont à des fins commerciales, il est préférable d'avoir plusieurs façons de prouver la dépense.
Votre système de dossiers commerciaux
Enfin, les dossiers que vous conservez sur ces dépenses d'entreprise devraient faire partie de votre système global de tenue de dossiers.