Vous pouvez démarrer une entreprise, avoir embauché votre premier employé, ou vous songez à avoir des employés et vous vous demandez si vous devriez traiter la paie vous-même ou obtenir un service de traitement de la paie.
En pesant les options pour le traitement de la paie et le traitement des taxes sur la masse salariale, vous pourriez trouver utile de considérer les tâches impliquées dans le traitement de la paie des employés et dans le paiement et la déclaration des charges sociales.
Pour cette discussion, supposez que tous vos employés sont des entrepreneurs réguliers et non indépendants.
Premièrement, certaines décisions de paie à rendre
Vous voudrez peut-être utiliser cet article pour choisir les options de traitement de la paie et des charges sociales, pour vous aider à prendre votre décision.
Avant de commencer le traitement de la paie
Lorsque vous embauchez des employés, vous devez remplir une paperasse. Chaque nouvel employé doit avoir signé de nouveaux formulaires d'embauche et les placer dans un dossier spécifique. Pour vous aider à établir votre liste de paie, voici une liste de tâches à effectuer et les décisions à prendre concernant la façon de payer les employés.
Traitement de la paie
La paie est traitée à la fin de chaque période de paie (hebdomadaire, bimensuelle, bimensuelle ou mensuelle).
Votre première tâche consiste à préparer un chèque de paie pour chaque employé. Pour ce faire, vous devez:
- Calculer la rémunération brute de l'employé, selon que cette personne est salariée ou horaire.
- Prenez des déductions pour l'impôt fédéral sur le revenu (retenue à la source) , la sécurité sociale et les déductions de l'assurance-maladie, la retenue d'État, et d'autres déductions acceptées par l'employé.
Après avoir préparé les chèques de paie
Après avoir effectué les calculs de paie et préparé un chèque de paie pour chaque employé, vous devez effectuer d'autres tâches avant la fin du processus de paie pour cette période de paie.
1. Vous devez calculer le montant que vous devrez à la fois pour l' employeur et les employés des impôts FICA (Sécurité sociale et assurance-maladie) et mettre de côté un montant égal à la partie de l'employé et de l'employeur, à payer ultérieurement dépôts d'impôt.
2. Vous devez retenir tous les retenues pour tous les employés et mettre de côté ce total à payer plus tard, au moyen des dépôts d'impôt sur les salaires.
Faire des dépôts d'impôt sur la paie
Selon la taille de votre masse salariale, vous devez effectuer des versements d'impôt sur la paie à l'IRS sur une base semi-hebdomadaire ou mensuelle pour:
- les montants que vous avez retenus de l'employé pour payer l'impôt fédéral et sur le revenu de l'État
- les montants que vous avez déduits du salaire de l'employé pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie
- les montants que vous devez en tant qu'employeur pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie.
Vous pouvez effectuer vos versements de retenues d'impôt sur la paie sur le formulaire 8109 ou en utilisant le système de dépôt électronique IRS (EFTPS) .
Autres dépôts de la taxe sur la masse salariale
En plus des retenues à la source fédérales et de la déduction pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, vous devez:
- Effectuer des paiements pour l'impôt fédéral sur le chômage sur une base régulière.
- Faites des dépôts d'impôt sur la paie à votre état, et éventuellement votre localité, en plus des dépôts d'impôt sur le salaire fédéral.
Déclaration de l'impôt sur la paie
Les entreprises sont également tenues de soumettre régulièrement des rapports de taxes sur les salaires.
Vous devez:
- Soumettre un rapport trimestriel à l'IRS sur le formulaire 94 1 montrant le montant de votre impôt sur la masse salariale et les montants que vous avez payés sur ce passif au cours du trimestre précédent.
- Soumettre un rapport d'impôt sur le chômage annuel sur le formulaire 944 à l'IRS montrant le montant de votre passif d'impôt sur le chômage et les montants que vous avez payés sur cette responsabilité.
- Soumettre d'autres rapports sur le chômage et l'indemnisation des accidents du travail.
Garder les tâches de paie directement
Pour vous assurer de ne manquer aucun paiement de taxe sur la paie ou de rapports, mettre en place un calendrier des impôts sur les salaires.