Élargir les objectifs de votre événement
Stephanie Roth, rédactrice en chef du Grassroots Fundraising Journal, écrit que puisque les événements spéciaux ne génèrent pas beaucoup d'argent rapide, mais qu'ils prennent beaucoup de monde, il est crucial que les collecteurs de fonds planifient d'accomplir d'autres tâches importantes grâce à leurs événements. .
Roth suggère que les événements spéciaux créent d'autres possibilités de collecte de fonds grâce à des méthodes «auxiliaires» de collecte de fonds. Parmi ces méthodes sont:
- Des contributions en nature telles que des dons de nourriture, le lieu ou le divertissement. Pourquoi est-ce utile? Les contributions en nature sont plus faciles à obtenir d'une entreprise sans relation préalable. Mais, il pourrait être un pied dans la porte à d'autres contributions.
- Les parrainages sont couramment utilisés pour augmenter le revenu des événements. Les commanditaires paient pour divers avantages tels que la publicité à travers l'événement, une annonce dans le programme ou un logo de l'entreprise affiché en évidence.
- Les ventes aux enchères silencieuses vous permettent de facturer un événement que beaucoup de gens peuvent se permettre, mais ensuite apporter plus de fonds grâce à la vente aux enchères.
- Des livres publicitaires peuvent être donnés aux invités de l'événement. Le livre d'annonces est composé d'annonces payées et comprend également des informations sur le but non lucratif . Les perspectives pour les acheteurs d'annonces comprennent les entreprises locales, les vendeurs, les entrepreneurs et même les donateurs qui veulent faire de la publicité pour un service.
- Des événements spéciaux peuvent également établir des relations, en aidant les donateurs potentiels à ressentir un lien avec votre cause. Un événement offre un «temps d'affrontement» important avec vos supporters, préparant parfois le terrain pour des cadeaux importants .
- Les événements sont une occasion d'attirer de nouveaux donateurs et de les présenter à votre organisation. Pour ce faire, planifiez un événement qui aura un large attrait pour la communauté et facturez des frais d'entrée raisonnables ou rendez-le gratuit.
- Les événements spéciaux peuvent également générer beaucoup de publicité. Votre personnel de relations publiques trouvera de nombreuses façons de faire passer le mot , des dépliants aux entrevues avec les médias locaux et les médias sociaux. L'amélioration de la visibilité dans la communauté est essentielle à la réussite de la collecte de fonds.
- Utilisez des événements spéciaux pour fournir une expérience de collecte de fonds à vos bénévoles , demandez-leur de contacter les donateurs, de les suivre et d'interagir avec eux pendant les événements. Ceci est particulièrement utile pour les membres du conseil qui hésitent à demander de l'argent aux donateurs. Ils peuvent acquérir de l'expérience de cette manière moins stressante.
Détails Do Matter
Il existe autant de types d'événements spéciaux que de types d'organismes sans but lucratif et de causes, mais il faut planifier pour réussir en découvrant ce qui a fonctionné pour d'autres organisations. N'hésitez pas à demander à vos pairs d'autres organismes sans but lucratif de partager leurs conseils pour réussir. Rappelez-vous que le succès est dans les détails. Certains des conseils fournis par les experts des événements spéciaux comprennent:
- Prenez des photos de chaque invité à l'événement et envoyez plus tard la photo avec une note de remerciement, ou partagez-la sur les médias sociaux.
- Renseignez-vous si les clients ont des besoins spéciaux tels que les exigences alimentaires avant l'événement.
- Placez les visiteurs officiels à la porte de l'événement (p. Ex., Si l'école organise un événement, demandez aux élèves d'être des «greeters»).
- Fournir un enregistrement d'événement efficace.
- Donner à chaque invité une carte indiquant, "Vous êtes assis à la table # ___."
- Fournir un diagramme des emplacements de la table.
- Donnez des faveurs de table qui reflètent votre mission .
- Fournir des menus imprimés individuellement énumérant chaque cours qui sera servi.
- Dans votre programme écrit, mettez en évidence votre mission et le but de l'événement.
- Incluez un remerciement spécial de la part de quelqu'un qui bénéficiera de l'événement, comme les personnes que vous servez.
- Lorsque vous planifiez votre événement, écrivez votre plan, créez un calendrier et recrutez des bénévoles compétents.
Si vous vendez des billets
- Peu importe que votre événement soit élégant ou amusant, si vous ne faites pas venir les gens, vos efforts sont vains. La fréquentation n'est pas tant stimulée par la publicité que par la vente de billets. Vous avez besoin de beaucoup de bottes sur le terrain pour vendre des billets. Bien que ce soit la tâche la moins glamour, c'est essentiel. Recrutez beaucoup de bénévoles puisque, en moyenne, la plupart des vendeurs de billets bénévoles vendront environ cinq billets chacun.
- Essayez différents points de prix pour vos billets. Faites en sorte que la majorité des billets soient vendus pour tout le monde, mais offrez des billets plus chers qui offrent un avantage supplémentaire.
- Considérez votre événement comme un engagement à long terme, mais investissez dans des outils de rapport et d'analyse qui fourniront les commentaires dont vous avez besoin pour améliorer l'événement à chaque fois ou pour le jeter si ce n'est pas productif.
Les événements spéciaux ne sont pas un moyen d'amasser beaucoup d'argent immédiatement, mais ils peuvent faire partie de votre stratégie de cultivation de soi et promouvoir votre travail. Prévoyez juste de les utiliser avec parcimonie et de les rendre vraiment "spéciaux".