Un regard sur les avantages et les inconvénients d'un bureau sans papier
Voici un regard sur les avantages et les inconvénients d'un bureau sans papier pour vous aider à décider si aller sans papier est une décision intelligente pour votre petite entreprise.
Les avantages d'un bureau sans papier
1. Respectueux de l'environnement - Selon The Daily Green , le papier représente 25% des déchets des sites d'enfouissement et si les États-Unis réduisaient leur consommation de papier de seulement 10%, ils empêcheraient l'émission de 1,6 million de tonnes de gaz à effet de serre. Et c'est seulement pour le papier, ne tenant pas compte de la production et de l'élimination des cartouches d'encre et de l'énergie utilisée par les imprimantes. Aller sans papier est une décision soucieuse de l'environnement.
2. Rentable - Tout comme il y a des avantages d'un bureau sans papier pour l'environnement, il y a aussi des avantages pour le budget des petites entreprises. Pensez à combien vous dépensez chaque mois en papier, en encre, en frais de port et autres fournitures qui supportent un bureau lourd. Ensuite, considérez l'espace nécessaire pour stocker toutes vos fournitures physiques et vos documents. Cela peut être très coûteux. Au fil du temps, sans papier pourrait entraîner d'énormes économies pour votre petite entreprise.
3. Accès facile - Être sans papier signifie que tous vos documents importants sont numérisés. Vous pouvez les sauvegarder sur le Cloud ou y accéder via une application de bureau à distance, ce qui vous permet de travailler à partir d'un bureau mobile ou n'importe où et de rester productif.
4. Organisation des fichiers - Si vous avez déjà perdu du temps à fouiller dans un classeur désorganisé ou des piles de papier pour trouver ce que vous cherchez, vous savez à quel point les documents papier encombrants peuvent être gérés.
Lorsque vous créez un bureau sans papier, vous créez un système de fichiers numérique plus facile à organiser, à rechercher et à modifier au fil du temps. Cela rend ce qui était autrefois un processus pénible de trouver un document aussi facile que de mener une recherche.
Les inconvénients d'un bureau sans papier
1. Panne du système - Le numérique peut être un accès rapide, mais cela signifie également une perte rapide. Considérez ce qui arriverait à tous vos documents d'affaires qui sont sauvegardés localement sur votre ordinateur si votre système tombe en panne. Tu pourrais tout perdre. Il est important pour toutes les petites entreprises, et en particulier celles qui n'ont pas de papier, d'avoir un système de sauvegarde et de protection des données hors site.
2. Sécurité - Les fichiers numériques ne peuvent pas être protégés par un verrou sur un classeur ou la porte du bureau, de sorte que la sécurité des documents et des informations sensibles est une préoccupation sérieuse pour les bureaux sans papier. Les solutions incluent le cryptage, les serveurs locaux et l'accès restreint, qui ont tous leurs propres coûts et avantages. De plus, il est important de prendre en compte la nature de certaines entreprises et la sensibilité des matériaux manipulés quotidiennement (pensez à votre comptable) ne se prête tout simplement pas à la dématérialisation.
3. Réorganiser les processus - Une partie de la transition vers un bureau sans papier implique l'examen de tous vos processus opérationnels actuels et la recherche de solutions de rechange adéquates.
Par exemple, vous devrez peut-être commencer à utiliser un service de signature électronique, des services de facturation et de paiement en ligne et d'autres applications remplaçant le besoin de documents physiques. Tout votre personnel devra également être formé au nouveau système une fois celui-ci en place.
4. Intensif Temps - Passer sans papier n'est pas un processus du jour au lendemain; il y a beaucoup de facteurs à considérer. Il faut du temps pour prendre en compte toutes les implications de l'abandon du monde papier et aussi longtemps pour mettre en œuvre tous les changements apportés à vos opérations qui vous permettent d'être sans papier.
La décision de passer au sans papier varie d'une entreprise à l'autre, et ce n'est certainement pas une décision universelle qui convient à chaque entreprise. La partie la plus importante de prendre la décision d'aller sans papier est de faire votre recherche afin que vous puissiez décider si les avantages l'emportent sur les défis.
Ensuite, créez un processus systématique qui vous offrira non seulement les avantages d'être sans papier, mais aussi d'améliorer votre productivité en même temps.