S'organiser implique beaucoup plus que simplement empiler des piles de papiers et épousseter l'encombrement que vous avez sur votre bureau. L'organisation implique la création de systèmes et de procédures pour toutes les parties de votre entreprise; Cela a le potentiel de vous aider à devenir plus productif et rentable. Les idées ci-dessous comprennent certaines des meilleures façons de vous organiser davantage dans votre petite entreprise. Essayez-en une pour une amélioration lente et soutenue ou établissez un plan pour incorporer un nouveau processus organisationnel chaque mois dans votre entreprise cette année.
01 - Prenez le contrôle des documents et des documents
Maintenant que vous avez une meilleure idée du type de documents avec lesquels vous travaillez, il est temps de créer ou d'améliorer votre système de classement. Susan Ward a mis au point un guide utile pour créer un système de gestion de documents qui peut vous aider à créer ou affiner votre processus papier et à l'organiser.
Si vous décidez de passer à un bureau sans papier ( lisez d'abord les avantages et les inconvénients ), vous pouvez commencer par numériser et numériser vos reçus, en utilisant des services de facturation et de paiement en ligne comme FreshBooks, puis passer à un programme de signature numérique comme DocuSign. et en utilisant le Cloud pour la sauvegarde et l'archivage des données. Si vous collectez des cartes de visite à des événements au cours de l'année, il peut également être judicieux d'investir dans un scanner de cartes de visite afin de pouvoir numériser les informations de contact immédiatement et jeter les cartes papier.
02 - Utilisez les bons outils de productivité
- Gestion des contacts De garder une trace de vos clients à se souvenir des gens que vous rencontrez en réseau, chaque propriétaire de petite entreprise a besoin d'un système de gestion des informations de contact. Vous pouvez opter pour un système complet de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce, ou pour une gestion à plus petite échelle, vous pouvez configurer votre application Contacts existante pour qu'elle fonctionne pour votre entreprise.
- Réunions et communication. Que vous organisiez des réunions en face-à-face, au téléphone ou via des services de chat vidéo, il existe un moyen de rendre le processus plus organisé. Vous pouvez utiliser un service tel que Do pour organiser vos réunions plus avant, pendant et après.
- Comptabilité et tenue de livres. Organisez et rationalisez la facturation, les paiements et la gestion des flux de trésorerie avec des outils tels que Quickbooks Online, Xero et Wave.
- Voyage et suivi des dépenses. Vous pouvez utiliser des applications comme Expedia et TripAdvisor pour faciliter les voyages. Ensuite, une fois sur la route, des applications comme Expensify vous aident à faire le suivi des dépenses et à rendre les rapports lorsque vous arrivez à la maison beaucoup plus organisé.
- Gestion des médias sociaux. Nous savons tous combien de temps peut être gaspillé sur les médias sociaux si vous ne l'approchez pas de manière systématique et organisée. C'est pourquoi des outils tels que Hootsuite et Buffer peuvent être d'une valeur inestimable pour les propriétaires de petites entreprises.
- Gestion des e-mails Si vous utilisez Gmail dans votre petite entreprise, vous avez accès à un certain nombre d'extensions Google qui peuvent rapidement organiser votre boîte de réception. Si vous utilisez une autre application de messagerie, essayez SaneBox pour un filtrage automatique, des rappels et plus encore.
- Gestion de projet. Une bonne application de gestion de projet vous aidera à faire le suivi des tâches, à partager des fichiers et à collaborer avec vos coéquipiers en un seul endroit et ce peut être l'un des meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour organiser votre travail. Essayez Basecamp ou Asana pour une solution de gestion de projet tout-en-un.
La productivité est un processus très personnel et les applications dont vous avez besoin seront spécifiques à votre travail et à votre façon de travailler. Prenez le temps d'explorer vos besoins avant d'incorporer un nouvel outil dans votre processus. Vous ne pouvez pas en avoir besoin autant que vous le pensez. Pour plus d'inspiration sur l'outil de productivité, lisez cet article avec 101 applications de productivité pour petites entreprises et explorez ces 27 applications qui vous font gagner du temps .
03 - Organisez votre ordinateur
Voici une liste de choses que vous pouvez faire maintenant pour organiser votre ordinateur et le remettre en forme:
- Nettoyez votre bureau. Vous pouvez y aller de plusieurs façons, et tout dépend de votre style de travail et de la façon dont vous utilisez votre ordinateur. Vous pouvez vous débarrasser de tout de votre bureau à l'exception de votre corbeille (rappelez-vous que les icônes d'applications sur votre bureau ne sont que des raccourcis - toutes vos applications actuelles résident généralement dans votre dossier Applications). Vous pouvez également ajouter quelques raccourcis aux applications et fichiers les plus fréquemment utilisés. J'ai tendance à me tromper sur la première option, aussi simplifiée que possible, mais en utilisant souvent mon bureau pour accéder facilement aux fichiers sur lesquels je travaille actuellement. Ensuite, je les déplace à leur domicile permanent une fois que j'ai terminé.
- Mettre en place un système de classement numérique. En parlant de donner à vos documents une maison permanente, c'est là que vous créez un système de classement qui vous convient parfaitement afin que vous puissiez trouver les documents dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Ce guide d'organisation des fichiers et des dossiers fournit un certain nombre d'excellents conseils pour vous aider à démarrer.
- Mettre à jour le logiciel. Si votre ordinateur est configuré pour installer automatiquement l'application et les mises à jour du système d'exploitation, c'est très bien. Si c'est un processus manuel pour vous, vous devriez vérifier les mises à jour au moins deux fois par mois, car beaucoup comprennent des correctifs de sécurité. Ensuite, une fois par an, passez en revue les versions actuelles des logiciels que vous utilisez et prenez la décision s'il est temps de procéder à la mise à niveau.
- Rechercher des virus et des problèmes de performances. Quel que soit le type d'ordinateur que vous avez, tous peuvent avoir des virus ou des logiciels malveillants (oui, même les Mac!). Si vous disposez d'un ordinateur Windows, ces conseils de maintenance PC de PCWorld vous aideront à garder votre ordinateur en bon état de fonctionnement.
- Vérifiez l'intégrité de votre sauvegarde de données. Vous sauvegardez vos données, n'est-ce pas? Si non, sautez tout le reste pour le moment et faites-le d'abord. Vous pouvez soit utiliser un service de sauvegarde de données basé sur le cloud comme Carbonite, Backblaze ou CrashPlan ou vous pouvez utiliser un disque dur externe que vous branchez dans votre ordinateur (je fais les deux). Avec l'une ou l'autre de ces options, configurez le service ou le lecteur pour effectuer des sauvegardes automatiques continues afin de ne rien faire manuellement. Puis, une ou deux fois par an, allez dans votre service de sauvegarde ou faites un tour pour vous assurer que tout est là et accessible au cas où vous auriez besoin d'en tirer des copies sur votre ordinateur local.
- Wrangle votre boîte de réception. Beaucoup de propriétaires de petites entreprises ont une relation amour-haine avec leur boîte de réception. Ils l'aiment parce que c'est un outil de communication très productif et efficace; Pourtant, ils détestent parce qu'il peut rapidement échapper à tout contrôle causant un stress inutile . Il y a des choses que vous pouvez faire pour garder votre boîte de réception en ligne, comme l'utilisation de l'automatisation, la rationalisation de ce que vous recevez quotidiennement et la limitation de la fréquence de vérification des courriels au cours de la journée. Lisez cet article pour obtenir des conseils sur la gestion des courriels qui feront de votre boîte de réception un puissant outil de productivité et non un moment de grande importance.
Les conseils ci-dessus vous aideront à organiser votre petite entreprise plus immédiatement, mais rappelez-vous que les choses peuvent vite devenir incontrôlables. Associez ces activités à une résolution pour effectuer une révision simple et rapide de vos documents, de vos outils de productivité et de votre statut informatique plusieurs fois par mois afin de rester organisé et éviter que les choses n'atteignent des niveaux de désorganisation écrasants.