Une bonne tenue des registres fiscaux peut être le dossier le plus important que vous puissiez conserver pour votre entreprise. L'Internal Revenue Service (IRS) vous oblige à conserver certains enregistrements fiscaux pour certaines périodes et d'autres enregistrements pour différentes périodes. Vous ne voulez pas que le temps des impôts se répande et que vous ayez à paniquer parce que votre entreprise n'a pas ses dossiers d'impôt dans l'ordre. Les dossiers d'impôts en désordre peuvent vous coûter des déductions et si vous seriez audité, pourrait causer un problème et coûter de l'argent. Après tout, vous voulez obtenir toutes les déductions que vous pouvez et être en mesure de les sauvegarder.
Voici huit conseils sur les dossiers fiscaux à conserver, comment les conserver et combien de temps les conserver:
01 - Mettre en place un bon système logiciel de comptabilité
Votre déclaration de revenus finale est le produit de la bonne tenue de vos dossiers par l'intermédiaire de votre logiciel de comptabilité en interne.
02 - Fardeau de la preuve pour les taxes d'affaires
Lorsque vous faites une déclaration, comme un revenu, des dépenses et des déductions, dans votre déclaration de revenus, vous avez ce qu'on appelle le fardeau de la preuve pour eux. Vous devez être en mesure de prouver que vous avez droit à certaines déductions et dépenses afin d'être admissible à les déduire.
Comment établissez-vous la preuve? Grâce à une bonne tenue des dossiers, bien sûr. Si vous avez des documents justifiant ces déductions et dépenses, vous avez assumé vos responsabilités d'avoir le fardeau de la preuve pour l'IRS. Ne pas prendre de déductions ou réclamer un revenu sans avoir des documents prouvant que vous avez le fardeau de la preuve.
03 - Documents sources pour les revues comptables
Les documents source pour les achats de vos entreprises, tels que les chèques, les reçus, les cassettes de caisse enregistreuse et autres, sont ce que vous faites à partir de votre comptabilité. Ils sont également votre documentation pour les déductions fiscales pour votre entreprise que vous prenez à la fin de l'année d'imposition. Les documents sources conservés correctement peuvent vous prendre un long chemin avec une bonne tenue des dossiers.
Les documents papier originaux doivent être conservés dans les registres où vous enregistrez la transaction. En tant que sauvegarde, en cas d'incendie ou d'une autre catastrophe, chaque document source doit être numérisé dans le bon fichier informatique et être stocké sur un lecteur flash.
04 - EFT et vos paiements d'entreprise
La technologie change la façon dont nous gérons nos entreprises. Au lieu d'écrire des chèques papier pour les transactions, nous utilisons souvent des cartes de crédit ou de débit ou un transfert électronique de fonds (TEF) pour payer les factures. Comment pouvons-nous nous assurer que nous avons les documents de référence appropriés pour l'IRS dans ces circonstances?
Si vous utilisez un TEF ou une carte de crédit / débit, utilisez les relevés financiers émis par votre banque comme documents sources. Pour le télévirement, le relevé doit indiquer: le montant transféré, le nom du bénéficiaire et la date à laquelle le transfert a été imputé au compte par l'institution financière. Pour les cartes de crédit / débit, le relevé doit indiquer: le montant facturé, le nom du bénéficiaire, la date de la transaction.
Une preuve de paiement ne signifie pas nécessairement que vous avez droit à une déduction fiscale. Gardez les bordereaux de carte de crédit et les factures pour justifier votre demande de déduction.
05 - Sommaire quotidien et mensuel des rentrées et des sorties de fonds
Votre feuille de calcul des rentrées de fonds et des sorties de fonds quotidiennes et mensuelles vaut son pesant d'or. Tout ce que vous avez manqué dans vos livres comptables et journaux, vous pouvez probablement le trouver ici. Encore une fois, vous aurez besoin de la documentation source. Les débours tels que les dépenses pour le service téléphonique et Internet et pour les dépenses de camion / automobile peuvent être ramassés ici comme déductions fiscales possibles.
06 - Faites attention à votre fonds de petite caisse
Toutes les transactions effectuées à partir de la petite caisse doivent être traitées comme des décaissements avec un document source. Certains peuvent être déductibles d'impôt .
07 - Déductions de l'impôt sur le revenu des employés
Les retenues d'impôt sur les salaires des employés sont complexes. Le guide fiscal se concentre généralement sur l'impôt personnel, mais cet article résume les implications fiscales de l'impôt des entreprises. Gardez des dossiers exceptionnellement bons pour vos employés.
08 - Combien de temps devriez-vous conserver vos dossiers fiscaux?
Selon le Internal Revenue Tax Code, vous devez conserver vos dossiers aussi longtemps qu'ils peuvent être nécessaires pour l'administration de toute partie du code des impôts.
Si vous avez des employés, vous devez conserver leurs dossiers pendant une période d'au moins 4 ans. Pour être sûr, gardez les dossiers des employés une période d'au moins 7 ans. Si vous devez de l'impôt, gardez vos dossiers pendant au moins 3 ans. Si vous possédez des biens, gardez-les sur vos documents jusqu'à ce que la période de prescription expire pour l'année au cours de laquelle vous disposez des biens dans le cadre d'une disposition imposable. Si vous ne déclarez pas de revenu, vous devez déclarer et c'est plus de 25% du revenu brut dans la déclaration de revenus, gardez vos dossiers pendant 6 ans.