Une bonne gestion des dossiers d'entreprise signifie moins de contraintes fiscales
Mais si la plupart d'entre nous considèrent définitivement la gestion de dossiers comme un travail de routine et ne lui accordent qu'une faible priorité, une bonne gestion des dossiers non seulement facilite notre vie professionnelle, mais peut aussi nous aider à réduire le stress.
Voici ce que vous pouvez faire pour faciliter la gestion des enregistrements:
1. Gardez vos affaires et vos dépenses personnelles séparées
Cela semble facile, n'est-ce pas? Mais c'est la partie de la gestion des enregistrements qui fait trébucher la plupart des gens. Si vous faites sortir un client potentiel pour une partie de golf, par exemple, s'agit-il d'une dépense personnelle ou d'une dépense d'entreprise? (La réponse est personnelle parce que les droits de jeu ne sont pas une dépense d'entreprise déductible.) Les véhicules que vous utilisez pour des raisons personnelles et professionnelles sont un autre problème permanent. Vous devez savoir ce qui est admissible en tant que dépenses d'entreprise légitimes et ce qui ne l'est pas, et assurez-vous que les documents de votre entreprise reflètent bien cette réalité.
2. Obtenir une documentation suffisante pour toutes les dépenses d'entreprise
Beaucoup de gens d'affaires font l'erreur de penser que les «listes» sont assez bonnes pour la gestion des dossiers. Par exemple, ils ont une liste d'achats sur leurs relevés de carte de crédit et pensent que cela suffit pour réclamer ces achats comme dépenses d'entreprise.
Malheureusement, l'ARC (Agence du revenu du Canada) est plus exigeante. Ils n'acceptent pas les relevés de carte de crédit ou les chèques annulés comme une documentation suffisante pour les dépenses lorsqu'une facture ou un reçu serait normalement émis. L'IRS est plus indulgent et en l'absence d'un reçu acceptera généralement les relevés de carte de crédit et les chèques annulés comme preuve de réclamations de dépenses.
En ce qui concerne la tenue de dossiers, il y a deux points à garder à l'esprit:
a) Obtenez toujours un reçu . Prenez l'habitude de demander un reçu chaque fois que vous faites un achat - peu importe la taille. Peu de dépenses s'ajoutent, et vous avez besoin de la documentation pour vos dossiers d'affaires.
b) Étiquetez vos reçus, si nécessaire . Il y a toujours des entreprises qui distribuent des reçus qui n'ont rien sur eux, sauf la date à laquelle l'article a été acheté et combien il coûte - ce qui n'est pas très utile lorsque vous regardez un reçu pour essayer de comprendre ce que l'article en question était et à quelle catégorie de dépenses d'entreprise il correspond.
Lorsque vous recevez un reçu , examinez-le et notez les informations manquantes / pertinentes, telles que le reçu et la catégorie de dépenses.
3. Obtenez un compte bancaire distinct pour votre entreprise
Alors que les frais pour les comptes bancaires d'affaires sont notoirement élevés par rapport aux comptes personnels, un compte bancaire d'entreprise est absolument nécessaire pour la bonne gestion des dossiers d'entreprise. Un compte bancaire d'entreprise vous permet de séparer vos dépenses professionnelles et personnelles. Vous allez déposer tous les revenus de votre entreprise dans le compte d'entreprise et retirer les dépenses ou paiements liés à l'entreprise uniquement du compte d'entreprise.
Quel genre de compte bancaire professionnel devriez-vous obtenir? Un compte-chèques - de préférence un compte qui livre des relevés mensuels et vous renvoie les chèques annulés.
Les chèques d'entreprise facilitent la gestion de vos enregistrements, car vous pouvez utiliser la ligne de note sur le recto de chaque chèque pour documenter l'objectif commercial de la dépense.
4. Avoir et utiliser une carte de crédit distincte pour les dépenses d'entreprise
En utilisant vos cartes de crédit personnelles à des fins commerciales, vous tomberez rapidement dans un bourbier de gestion des dossiers. Une carte de crédit professionnelle simplifie grandement la gestion de votre dossier d'entreprise en vous permettant de séparer vos dépenses personnelles et professionnelles. (Cela contribue également à rendre votre entreprise plus professionnelle.)
5. Gardez un journal de kilométrage de vos voyages d'affaires
Si vous utilisez un de vos véhicules à des fins professionnelles , un journal de kilométrage sera d'une grande aide dans la gestion des dossiers.
Notez le kilométrage (ou kilométrage) relevé sur l'odomètre au début de l'année, puis entrez le kilométrage par date chaque fois que vous utilisez le véhicule à des fins commerciales. Garder votre journal de kilométrage dans la boîte à gants de votre véhicule rendra cela facile. Si vous avez plus d'un véhicule que vous utilisez à des fins professionnelles, conservez un journal de kilométrage dans chacun d'entre eux.
6. Gardez tous vos documents d'affaires pour une année d'imposition en particulier
Disposer de vos documents d'affaires éparpillés partout est un véritable gaspillage de temps quand il s'agit de comptabilité ou de préparation de vos impôts , et l'organisation de votre système de gestion des dossiers d'affaires par année fiscale, il sera beaucoup plus facile de trouver les dossiers dont vous avez besoin leur.
7. Gardez vos dossiers d'affaires pour la bonne longueur de temps
Pour une raison quelconque, il semble y avoir beaucoup de confusion sur le temps que vous devez conserver vos dossiers d'affaires . Aux fins de l'impôt, «si vous produisez votre déclaration à temps, gardez vos dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent». Cette période de six ans commence à partir de la dernière fois que vous avez utilisé les enregistrements d'entreprise, et non à partir du moment où la transaction s'est produite.
Pour les déclarations de revenus américaines, «conserver les documents pendant 3 ans à compter de la date de production de votre déclaration initiale ou 2 ans à compter de la date de paiement de la taxe, selon la date la plus tardive. pour 7 ans si vous déposez une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou une déduction pour créance irrécouvrable ".
8. Le logiciel de comptabilité le rend facile
Grâce à leur facilité d'utilisation, à leur accessibilité à partir d'appareils mobiles et à leur faible coût, les progiciels de comptabilité de petites entreprises basés sur le cloud peuvent grandement simplifier la gestion des enregistrements . Pour environ 10 $ par mois, les fournisseurs de logiciels tels que FreshBooks et Zoho offrent des forfaits de base de base appropriés pour les pigistes et les entreprises individuelles , y compris la facturation , le suivi des dépenses et des rapports simples. Pensez aux avantages de pouvoir, par exemple, envoyer une facture directement à partir de votre smartphone, prendre une photo d'un reçu de déjeuner avec un client et l'enregistrer comme une dépense, ou suivre l'heure facturable avec une minuterie intégrée.
Ces huit choses que vous pouvez faire pour faciliter la gestion de votre dossier ne sont pas difficiles. Comme beaucoup d'affaires administratives liées à la gestion d'une entreprise, ils exigent juste d'établir de bonnes habitudes et la persévérance. Mais si vous appliquez ces règles maintenant et que vous les suivez, vous verrez une énorme différence au moment des impôts et votre comptabilité sera plus facile toute l'année.