Les catastrophes peuvent avoir un impact sur toutes les entreprises.
Si vous pensez que votre entreprise est trop petite pour être à risque, détrompez-vous. Si nous ne prenons en compte que les perturbations de la cybersécurité, 43% des cyberattaques ciblent spécifiquement les petites entreprises. Et cela ne tient pas compte de tous les autres types de catastrophes qui peuvent arrêter votre activité. Sachant que plus de 40% des entreprises ne rouvriront jamais après une catastrophe, il est difficile d'argumenter avec la position que vous avez besoin de planifier à l'avance pour l'impensable. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez savoir exactement quoi faire pour que votre entreprise redémarre rapidement si quelque chose de terrible se produit. C'est là qu'intervient un plan de continuité des activités.
Qu'est-ce qu'un plan de continuité des activités?
Un plan de continuité des opérations décrit de manière proactive les mesures que vous prendrez dans votre entreprise pour récupérer (et, dans certains cas, prévenir) les catastrophes qui pourraient survenir. L'objectif est d'analyser les menaces potentielles, d'identifier les domaines essentiels de l'entreprise sur lesquels il faut d'abord se concentrer et de définir clairement ce qui doit se passer pour éviter des pertes de revenus ou une perturbation durable des activités.
Un plan de continuité d'activité efficace doit inclure les informations suivantes:
- Un résumé des processus métier et des fonctions les plus critiques.
- Une analyse approfondie des menaces potentielles qui pourraient perturber les opérations commerciales.
- Une liste des informations de contact d'urgence sur site et hors site.
- Stratégies de communication internes et externes.
- Identification de l'équipe de rétablissement et responsabilités de chaque personne
- Des instructions claires pour accéder et restaurer les données de récupération hors site.
- Identification des bureaux ou des lieux d'affaires temporaires.
- Un journal des modifications qui résume les mises à jour apportées au plan et quand elles ont été effectuées (à des fins de contrôle de version).
Qui a besoin d'un?
Chaque entreprise, grande et petite, devrait prendre le temps de créer un plan de continuité des activités. La complexité de votre plan dépend de la taille, du type et de l'emplacement de votre entreprise, mais si vous exploitez une entreprise, vous devez disposer d'un plan décrivant ce que vous ferez si quelque chose menace vos activités.
Un plan de continuité des affaires bien développé peut protéger tous les aspects de votre entreprise: données, emplacement physique de l'entreprise et équipement, personnel, inventaire et capital intellectuel. Si votre entreprise fait face à une perturbation et que vous n'avez pas de plan de continuité des activités pour atténuer les dommages, vous risquez de perdre des revenus, du personnel essentiel, de la compétitivité dans l'industrie et même une réputation publique positive. En fin de compte, le plan de continuité est tout aussi important que les autres types de plans d'affaires , alors vous devriez en avoir un pour protéger votre entreprise si vous en avez besoin.
7 conseils pour créer et utiliser votre plan de continuité des affaires
Maintenant que nous avons couvert l'importance d'un plan de continuité des opérations, il est temps de commencer à en créer un.
Les conseils ci-dessous rationaliseront le processus et vous aideront à créer le plan de continuité d'activité le plus efficace possible:
- Utiliser un modèle : tous les plans de continuité des opérations contiennent des informations similaires. Vous pouvez ainsi économiser beaucoup de temps en téléchargeant un modèle de continuité d'activité, puis en le personnalisant pour votre entreprise. Donnez-vous une longueur d'avance en téléchargeant et en mettant à jour ce modèle de FEMA, ou celui-ci sur TechTarget.
- Facilitez l'exécution: Si votre plan de continuité des affaires est désorganisé et déroutant, l'utilité et la capacité de l'exécuter en temps opportun seront limitées. Facilite la compréhension et l'exécution en incluant des instructions claires ou des listes de contrôle qui décrivent exactement ce qui doit être fait. Vous pouvez également faciliter l'exécution en utilisant des aides visuelles telles que des organigrammes, des graphiques et des diagrammes pour illustrer les actions nécessaires.
- Compléter le temps de récupération estimé: Un plan de continuité des opérations implique de faire des hypothèses et des estimations sur ce qui pourrait arriver, ce qui doit être fait et combien de temps il faudra pour récupérer. Une façon de vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour remettre l'entreprise sur les rails consiste à ajouter du temps de récupération supplémentaire pour redémarrer. Cela peut donner à votre entreprise un peu de répit pendant la phase de récupération.
- Testez-le à fond: évitez de créer votre plan de continuité d'activité et espérez simplement le meilleur. Vous devriez le tester et planifier plusieurs étapes pour vous assurer que tous les domaines d'activité les plus critiques sont incorporés et planifiés adéquatement.
- Mettez à jour l'information régulièrement : Ne laissez pas votre plan s'asseoir et collecter la poussière. Si vous investissez du temps pour créer un plan de continuité des opérations, vous devez également prendre le temps nécessaire pour vous assurer qu'il est exact. Prévoyez des vérifications régulières (au moins tous les six mois) pour examiner et mettre à jour toutes les informations contenues dans le document, y compris le personnel, les coordonnées, les emplacements et les stratégies.
- Partagez-le avec le personnel clé: Toutes les personnes qui ont des responsabilités dans le plan de continuité des opérations doivent en être conscientes et avoir une compréhension claire des rôles qu'elles joueront dans l'exécution du plan. Dans de nombreux cas, il sera également judicieux de garder à jour les autres membres du personnel afin qu'ils puissent intervenir et aider si nécessaire.
- Offrir une formation pour soutenir le plan: Une bonne exécution d'un plan de continuité des opérations peut exiger que certains de vos employés vont au-delà de leurs responsabilités quotidiennes pour effectuer des tâches supplémentaires. Assurez-vous de prendre le temps de former chacun de ces employés sur ce qu'ils doivent faire, donc il n'y a pas de manque de connaissances si le plan doit être mis en action.
Une fois votre plan de continuité d'activité créé, vous devez également développer un plan de récupération après sinistre que vous pouvez exécuter pour réactiver vos opérations en cas de sinistre.