Répondez à votre téléphone avec une bonne salutation de téléphone d'affaires.
Par exemple, lorsque vous répondez au téléphone, dites quelque chose comme "Cypress Technologies, Susan parlant, comment puis-je vous aider?" Cela permet non seulement à l'appelant de savoir qu'il a atteint une entreprise, mais il lui incombe de répondre à la question, ce qui lui permet de gagner du temps sur des questions exploratoires telles que «Cypress Technologies?» Et des bavardages inutiles.
Pensez et priorisez comme vous parlez.
L'appel est-il mieux géré maintenant ou plus tard? La plupart des appels téléphoniques reçus par les entreprises sont des demandes rapides auxquelles il est facile de répondre, par exemple: «À quelle heure êtes-vous ouvert? Mais d'autres impliquent des réponses plus complexes et plus longues. Si c'est le cas, dites-le à l'appelant, et demandez quand il serait pratique de la rappeler pour en discuter.
Utilisez la paraphrase et le résumé pour maintenir les appels téléphoniques sur la bonne voie.
Si vous parlez à quelqu'un au téléphone qui semble vouloir discuter ou s'écarter du sujet, dites quelque chose comme: «Alors ce que je vous entends dire est ...» ou «Les points clés sont ...» ou "Est-ce que (insérez le résumé) un résumé juste de ce que vous disiez?" Il est difficile d'être bavard avec quelqu'un qui refuse de discuter.
Fermer chaque appel avec un résumé de l'action que vous et l'appelant avez acceptée
Bien que cela ne prenne que quelques secondes dans la plupart des cas, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps en évitant les erreurs et la nécessité de vérifier à nouveau. Par exemple, après une conversation au cours de laquelle vous avez organisé une réunion avec un client , vous pourriez dire: «Bien.
Je vous rencontrerai à votre bureau à (insérer l'emplacement) à 10 heures demain et nous reprendrons les échantillons ensemble. "
Gardez un bloc-notes par les téléphones, ainsi vous pouvez noter des détails pendant l'appel.
Ce n'est pas seulement une bonne gestion du temps à ce moment-là, vous aidant à rester concentré sur l'appel, mais une aide à la gestion du temps plus tard si vous avez besoin de trouver et / ou revoir les détails d'une conversation particulière.
Donnez à vos clients et clients l'option Email
Beaucoup d'entre eux utiliseront le courrier électronique pour vous contacter plutôt que de téléphoner s'ils savent quelle est votre adresse e-mail. Assurez-vous que l'adresse e-mail de votre entreprise est bien visible sur vos cartes de visite et sur votre site Web si vous en avez un. Si vous avez leurs adresses e-mail, envoyez un e-mail à vos clients et clients actuels, en mentionnant l'option e-mail et en la présentant comme un moyen d'améliorer les communications.
Utilisez la technologie pour gérer le temps que vous passez à répondre au téléphone
Au minimum, votre entreprise devrait avoir un répondeur et un répondeur. Configurez-les avec des scripts d'affaires appropriés, et utilisez-les pour répondre au téléphone lorsque vous n'êtes pas au bureau ou lorsque vous avez besoin de travailler sur quelque chose d'ininterrompu. Puis, planifiez une heure pour répondre à ces messages téléphoniques chaque jour. En termes de gestion du temps, vous gagnerez un temps précieux en regroupant les appels téléphoniques.
Si vous exploitez une entreprise à domicile, obtenez un téléphone ou une ligne d'affaires distincts
Vous devez disposer d'un deuxième téléphone «réservé aux entreprises» avec son propre répondeur «professionnel uniquement» et / ou votre messagerie vocale. Non seulement cela est plus professionnel, mais cela vous fera gagner du temps pour parcourir les messages et déterminer ceux qui sont liés aux affaires.
Il est toujours préférable d'avoir une personne à répondre au téléphone
Le fait d'avoir une machine à ramasser ou pire, un système automatisé de réponse vocale interactive (RVI) est un véritable coup d'arrêt qui vous coûtera cher quand les gens ne prennent pas la peine de laisser des messages ou de rappeler. Si la réponse aux appels téléphoniques entrants prend trop de temps durant votre journée, envisagez d'engager une réceptionniste ou un service de répondeur professionnel pour répondre à votre appel. Le coût de faire faire à quelqu'un d'autre peut être plus que compensé par l'augmentation de votre productivité et de meilleures ventes .
Gardez un script écrit des questions les plus fréquemment posées par votre téléphone.
Cela vous fait économiser du temps et de l'argent à vos employés s'ils n'ont pas à chercher des réponses ou à réfléchir à la façon de répondre à une demande particulière lorsque vous répondez au téléphone.
Résumé des astuces téléphoniques
Rappelez-vous, le téléphone est censé être un outil d'affaires, pas un gaspilleur de temps intrusif qui gouverne votre journée de travail. Le traitement de vos appels téléphoniques entrants selon ces conseils de gestion du temps vous aidera à mieux gérer votre temps, à améliorer votre productivité et à remettre votre téléphone à sa place, ce qui vous aidera à gérer votre entreprise plutôt que de vous diriger.