Comment fonctionne le processus
Le processus de relation fournisseur commence généralement par la création d'un RFP / RFQ ou d'un autre document auquel les fournisseurs répondent afin que l'entreprise évalue objectivement les capacités et les ressources des fournisseurs.
Lorsque le meilleur fournisseur pour la tâche est sélectionné, un processus de négociation de contrat commence qui décrit toutes les directives de performance et les attentes auxquelles un fournisseur sera légalement tenu d'adhérer.
Une fois que les conditions du contrat ont été convenues entre l'acheteur et le vendeur, un accord contraignant est établi qui résume les attentes mutuelles, en particulier en ce qui concerne le suivi fréquent et la mesure de la performance des fournisseurs. Une communication régulière et fréquente est nécessaire pour assurer le succès du processus de gestion des fournisseurs
Surveillance des performances du fournisseur
Comme indiqué dans le Guide des meilleures pratiques de gestion des fournisseurs , l'un des principaux critères de performance est un processus de suivi des performances du fournisseur. Pour ce faire, il est nécessaire d'avoir un tableau de bord de gestion des fournisseurs. Quelle que soit la taille de l'entreprise, un tableau de bord de la gestion des fournisseurs doit répondre aux critères suivants:
- Le tableau de bord doit mesurer les indicateurs clés de performance (KPI) auxquels le fournisseur est lié. Un moyen facile de développer cette liste est d'utiliser les termes du contrat du fournisseur comme liste des éléments mesurés. En d'autres termes, miser sur l'effort qui a été utilisé pour développer les termes du contrat afin de créer une liste des éléments les plus importants à mesurer avec le tableau de bord.
- Le tableau de bord devrait être facile à utiliser par tous les employés qui ont besoin d'interagir avec cet outil. La liste des indicateurs de performance n'a pas d'importance si l'outil est trop lourd et peu convivial. Bien que le tableau de bord soit complet dans sa définition de ce qui devrait être mesuré, si ce n'est pas intuitif, personne ne l'utilisera - ce qui va à l'encontre de l'objectif d'avoir un tableau de bord.
- Le tableau de bord devrait avoir un calendrier correspondant et un ensemble de jalons qui sont en phase avec les indicateurs de performance. Autrement dit, la performance est une fonction à la fois des temps et de la qualité. Les deux ne sont pas mutuellement exclusifs, et le tableau de bord devrait être le temps, ainsi que la performance basée sur la qualité.
- Le tableau de bord ne devrait pas être une surprise qu'une entreprise décide soudainement d'utiliser avec un fournisseur s'ils trouvent que le fournisseur est sous-performant. Idéalement, le fournisseur a été informé que son rendement sera surveillé et mesuré pendant toute la durée du contrat. La mesure sera basée sur des vérifications ou des évaluations régulières et régulières qui sont acceptées par les deux parties. Cette prise de conscience doit être créée pendant la phase de négociation du contrat de la relation fournisseur.
- Les données collectées et analysées par le tableau de bord doivent être utilisées pour le suivi auprès du fournisseur. Quel est le bien de données précises sur les performances des fournisseurs si l'entreprise ne prend pas de mesures avec le fournisseur sur la base des conclusions sur les performances du fournisseur que la carte de pointage rendu visible et fourni un aperçu sur.
Selon la taille de l'entreprise, peut-être une simple feuille de calcul de tableau de bord de la gestion des fournisseurs, telle que celle-ci est suffisante à cette fin. Pour les grandes entreprises, il existe de nombreuses cartes de pointage disponibles dans le commerce.