À quelle fréquence dois-je payer les employés?

Une discussion sur les options, les lois et les coûts

Combien de fois vous payez des employés est une décision d'affaires qui est prise par votre entreprise, en tenant compte d'un certain nombre de facteurs, y compris les lois fédérales et étatiques, le coût de la rédaction de la paie et le type d'employés. Cet article inclut une discussion des lois fédérales et d'état concernant des paiements et des réponses aux questions les plus communes au sujet des employés payants.

Lois fédérales et étatiques pour les employés payants

Les lois fédérales et d'état exigent que vous payiez des employés régulièrement; c'est-à-dire à intervalles réguliers.

Vous ne pouvez pas payer les employés mensuellement un mois et hebdomadairement le mois suivant. Le nombre de périodes de paie (la fréquence des employés payants) n'est pas réglementé par l'IRS. Certains États imposent des fréquences de paiement minimales. Par exemple, l'Utah, l'Ohio et le Massachusetts ont une fréquence de salaire minimum. Généralement, ces minimums sont bimestriels, mais certains états sont plus spécifiques que d'autres.

Certains États exigent également des employeurs de payer les employés licenciés dans un certain laps de temps. Vérifiez auprès du département du travail de votre état pour les règlements dans votre état.

Voici les options pour payer les employés:

• Hebdomadairement, habituellement le même jour de la semaine. De nombreuses entreprises paient le vendredi, pour la semaine précédente.
• Bihebdomadaire; c'est-à-dire toutes les deux semaines. Les paies bi-hebdomadaires peuvent être pour les deux semaines précédentes ou les deux semaines immédiates. Par exemple, vous pouvez payer le vendredi 14 septembre pour les deux semaines qui viennent de se terminer ou pour les deux semaines précédentes (se terminant le vendredi 31 août).

• Semi-mensuelle; c'est-à-dire deux fois par mois. Habituellement, les payements bimensuels sont le premier et le 15 ou le 15 et le 30, mais ils peuvent être n'importe quel jour.
• Mensuellement, le dernier jour du mois ou le premier jour du mois suivant.

Combien de fois par an chaque fréquence signifie-t-elle?

• Les employés payés chaque semaine reçoivent 52 chèques de paie par an.

• Les employés payés toutes les deux semaines reçoivent 26 chèques de paie par an.
• Les employés payés deux fois par mois reçoivent 24 chèques de paie par an.
• Les employés payés chaque mois reçoivent 12 chèques de paie par an.

Est-ce que payer plus souvent entraîne plus de salaire pour certains employés?

Pour les salariés, payer plus ou moins souvent n'a aucun effet sur le salaire brut total pour une année, car le salaire d'un salarié est basé sur un salaire annuel. Les employés rémunérés à l'heure sont rémunérés en fonction des heures travaillées au cours d'une période de paie, de sorte que la fréquence de paiement n'a aucune incidence sur le montant de la paye.

Puis-je payer des employés salariés à des heures différentes des employés horaires?

Oui, vous pouvez payer les employés salariés et horaires de différentes façons et à des moments différents.

Les salariés (exonérés) sont généralement payés sur la base d'un salaire annuel et ne reçoivent pas d'heures supplémentaires. Ils sont donc souvent payés mensuellement ou bimensuellement, avec le même salaire à chaque fois. Comme il n'y a aucune raison d'attendre pour voir si des heures supplémentaires sont dues, elles peuvent être payées actuellement sans délai.

Par exemple, un salarié qui a un salaire annuel de 36 000 $ peut être payé

• 3 000 $ par mois
• 1 500 $ par mois (deux fois par mois)
• 1 386 $ toutes les deux semaines. Puisque ce montant a été arrondi, le dernier salaire de l'année peut être légèrement différent pour tenir compte de cette différence.

Les employés salariés ne sont généralement pas payés sur une base hebdomadaire.

La rémunération horaire des employés est calculée pour chaque période de paie, en fonction du nombre d'heures travaillées au cours de cette période et incluant les heures supplémentaires, au taux applicable.

Est-ce que cela coûte plus cher de payer plus souvent?

Oui, il y a des coûts associés au traitement d'une paie . Si vous effectuez le traitement de la paie vous-même, les coûts comprennent:

• Impression des chèques pour les employés. Les chèques de paie doivent inclure des informations sur la paie depuis le début de l'année, ils doivent donc être des chèques spéciaux.
• Frais de dépôt direct, facturés par les banques
• Et le temps passé par un employé ou un comptable pour calculer le salaire brut, les déductions, et la retenue à la source, et le salaire net .

Si vous utilisez un service de traitement de la paie , il y a un coût pour chaque chèque traité.

Que vous traitiez les chèques de paie au sein de votre entreprise ou que vous utilisiez un service de paie, les coûts de traitement des chèques de paie sont plus élevés.

Par exemple, il vous en coûtera plus cher de traiter les chèques de paie toutes les deux semaines (26 fois par an) que bimensuellement (24 fois par an).

Comment puis-je déterminer la fréquence de paiement des employés?

Comme indiqué ci-dessus, les salariés sont généralement payés mensuellement ou bimensuellement. Les employés horaires sont souvent payés une fois par semaine ou toutes les deux semaines (deux fois par semaine). Les employés aiment être payés plus souvent, mais, comme on l'a vu plus haut, il est plus coûteux pour une entreprise de payer plus souvent, alors vous devez équilibrer ces deux parties en conflit et faire ce que vous voulez. Si vos employés appartiennent à un syndicat, vous devrez peut-être négocier avec le syndicat pour réduire le nombre de livres de paie par année.