Remarque importante: L'IRS précise que si vous utilisez un service de paie ou quelqu'un d'autre pour effectuer votre travail de paie, y compris les rapports et les dépôts, cela ne vous décharge pas en tant qu'employeur de la responsabilité de voir les déclarations de revenus base et que toutes les taxes sont payées correctement et à temps.
Quelles sont les charges sociales à payer?
Les charges sociales fédérales et étatiques comprennent:
- Les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques qui doivent être retenus de la paie des employés et payés à l'IRS (impôt fédéral sur le revenu) et les États (impôt sur le revenu de l'État) comme requis par la loi.
- Les impôts de FICA (impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie ) retenus du salaire des employés et appariés par des employeurs. Les impôts FICA doivent être payés soit semi-hebdomadaires ou mensuels, en fonction de la taille de votre masse salariale, et trimestriellement rapportés sur le formulaire 941 .
- Les impôts fédéraux sur le chômage qui sont payés en fonction du salaire brut de tous les employés. Ces taxes sont payées trimestriellement ou annuellement et sont déclarées sur le formulaire 940.
- Les impôts de chômage de l'Etat , collectés, déclarés et payés selon les lois de l'Etat.
Autres obligations relatives à l'impôt sur la masse salariale, y compris les déclarations annuelles de salaire et d'impôt pour les employés inscrits sur le formulaire W-2 et les travailleurs contractuels sur le formulaire 1099 .
La pénalité de rétablissement du fonds fiduciaire
La pénalité de récupération du Fonds fiduciaire est une pénalité imposée aux entreprises qui collectent de l'argent, en rendent compte et versent cet argent aux entités imposables.
Les taxes de vente sont une taxe TFRP, tout comme les taxes sur la masse salariale. Le TFRP peut être imposé par l'IRS pour:
- Défaut volontaire de percevoir la taxe,
- Défaut volontaire de comptabiliser et de payer la taxe, ou
- Tentative délibérée de fuir ou d'annuler l'impôt ou de le payer.
Notez l'utilisation du terme «volontaire», qui est défini par l'IRS comme «intentionnel, délibéré, volontaire et sachant, par opposition à accidentel.
La «consternation» est l'attitude d'une personne responsable qui, volontairement ou par choix, ne tient pas compte de la loi ou est simplement indifférente à ses exigences. »Dans certains cas, un mépris insouciant de faits évidents suffira à montrer l'obstination.
Responsabilité personnelle pour les taxes sur la masse salariale
En tant que partie responsable de votre entreprise, vous pouvez être tenu personnellement responsable de l'omission volontaire de retenir les salaires et les charges sociales des employés ou de payer les impôts sur le revenu retenus à la source et les autres organismes fédéraux.
Quelles sont les pénalités?
Les pénalités sont compliquées; cette liste est brève et générale. Pour plus de détails sur les pénalités, voir IRS Publication 15: Guide de l'impôt des employeurs . Ces pénalités s'appliquent aux impôts sur les formulaires 941 (retenues à la source et taxes FICA) mais peuvent également s'appliquer à d'autres formulaires similaires.
Défaut de produire le formulaire 941 et les formulaires similaires: 2% 1-5 jours en retard, 5% 6-15 jours en retard, 10% plus de 16 jours en retard ou dans les 10 jours du premier avis de l'IRS, maximum 15%.
Pénalité de recouvrement de fonds d'affectation spéciale pour non-paiement des taxes sur la masse salariale lorsqu'elles sont dues, imposées à la partie responsable. L'IRS dit, "Si les impôts sur le revenu, la sécurité sociale, ou Medicare qui doivent être retenus ne sont pas retenus ou ne sont pas payés, vous [en tant que partie responsable] peut être personnellement responsable de la pénalité de récupération de fonds en fiducie."
Rappelez-vous, le TFRP est 100% de l'impôt impayé (revenu, sécurité sociale et assurance-maladie). En plus des pénalités, les intérêts courent à compter de la date d'échéance.
Que faire si je fais des dépôts en retard? Comment les dépôts sont-ils appliqués?
Les dépôts sont appliqués au passif le plus récent. Disons que vous êtes tenu de faire un dépôt de 1500 $ chaque mois. Vous ne faites pas votre dépôt le 15 mars, mais vous faites un dépôt de 2000 $ le 15 avril pour vous rattraper. 1 500 $ est appliqué au 15 avril et 500 $ au 15 mars. Vous pourriez recevoir une pénalité pour les 1 000 $ non déposés pour le 15 mars.
Autres types de pénalités liées à la paie
- Même si vous pouvez prouver que votre défaut de paiement ou de déclaration d'impôts n'a pas été «délibéré» et que vous évitez d'avoir à payer la Pénalité de Récupération du Fonds Fiduciaire, vous pouvez toujours faire face à des amendes pour retard de paiement.
- Vous pouvez également être pénalisé pour les charges sociales impayées si vous avez mal classé les travailleurs en tant qu'entrepreneurs indépendants plutôt qu'en tant qu'employés .
- Le défaut de préparer des formulaires W-2 pour les employés et de les fournir avant la date limite (fin janvier, pour l'année précédente) peut vous imposer une pénalité de 50 $ pour chaque relevé qui aurait dû être envoyé ou mal préparé.