Logement pour les employés travaillant à l'étranger
Logement des employés: déductible pour votre entreprise?
Si vous payez pour le logement des employés, cette dépense est généralement considérée comme déductible d'impôt pour vous en tant qu'employeur en tant que dépense d'entreprise .
Autrement dit, vous pouvez inclure ces coûts dans votre déclaration de revenus d'entreprise si vous pouvez démontrer qu'ils sont directement liés.
Logement des employés: imposable pour vos employés?
Les avantages du personnel sont presque toujours imposables pour l'employé, car ils font partie du revenu de l'employé. Pour certains avantages, cependant, il existe certaines façons que l'avantage peut être non imposable (l'IRS les appelle «exclus»).
Les prestations de logement des employés peuvent être exclues si ces trois conditions sont remplies (toutes):
1. Le logement est fourni dans les locaux commerciaux de l'employeur. Pour un domestique, votre maison serait le lieu de travail.
2. Le logement est fourni pour la commodité de l'employeur. Vous devez avoir une «raison commerciale importante» pour donner le logement, pas seulement pour donner un salaire supplémentaire à l'employé.
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3. L'employé doit accepter le logement comme condition d'emploi. Une condition d'emploi, également appelée les conditions d'emploi, est quelque chose que l'employé et l'employeur acceptent au début de l'emploi.
Les deux parties conviennent de respecter ces conditions. Dans ce cas, vous devez obliger les employés à vivre sur la propriété de l'entreprise afin qu'ils puissent «correctement exercer leurs fonctions». Cette condition peut concerner un employé qui doit être sur les lieux en tout temps, ou lorsque votre propriété se trouve dans un endroit éloigné.
Quelques exemples de logements qui répondent aux critères et qui ne sont pas imposables pour l'employé:
- Les employés de pêche qui vivent sur un bateau fourni par l'entreprise
- Un employé de la construction qui travaille dans un endroit éloigné qui n'a pas d'autres logements disponibles
- Une nounou qui doit s'occuper des enfants à toute heure
Un exemple de logement imposable est si vous donnez un logement à un employé ou si vous offrez une allocation de logement parce qu'il a un long trajet. Ce n'est pas une condition d'emploi. L'exigence de condition d'emploi signifie que l'employé ne peut pas faire son travail sans rester sur votre propriété.
Logement et repas
Si des repas ne sont pas disponibles pour les employés qui vivent sur votre propriété, les repas pour les employés qui sont fournis sur votre propriété d'entreprise et sont pour votre commodité sont également exclus des taxes. Il est logique que si vous offrez un logement sur cette base, vous devrez également donner des repas aux employés.
Restrictions aux prestations de logement
En plus des trois critères ci-dessus, il existe d'autres raisons pour lesquelles vos paiements pour le logement des employés pourraient être imposables pour les employés.
- Le logement des employés ne peut pas être inclus dans un régime d'avantages sociaux de la cafétéria pour les employés.
- Si vous payez une allocation de logement aux employés ou si vous permettez à l'employé de toucher un salaire supplémentaire au lieu de leur fournir un logement, cela est considéré comme imposable, même si le logement sur place est l'une des options.
- Le logement dans le cadre d'une prestation d'éducation est considéré comme imposable pour l'employé.
Qu'en est-il du logement des employés à l'étranger?
Les mêmes exigences doivent être respectées pour les employés travaillant à l'étranger . La valeur du logement de l'employé doit être (a) sur votre lieu d'affaires, (b) pour la commodité de votre entreprise, et (c) l'employé doit accepter le logement comme condition d'emploi.
Rencontrer les qualifications
L'IRS considère chacune de ces situations au cas par cas. Dans chaque cas, les trois facteurs sont examinés et l' IRS décide que la prestation de logement est ou n'est pas imposable pour l'employé.
Comment puis-je montrer la valeur de la prestation de logement d'un employé?
Si la prestation de logement ne répond pas aux critères ci-dessus, elle doit être incluse dans le revenu de l'employé pour les déclarations fiscales. Vous devrez inclure cette valeur dans le formulaire W-2 annuel de l'employé dans l'encadré 1.
Utilisez la juste valeur marchande du coût pour déterminer le montant.
Tout montant payé par l'employé pour le loyer ou le coût du logement est déduit du montant W-2. Cette prestation est soumise à l'impôt sur le revenu et à la taxe FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) et doit figurer sur le W-2 de la case 3 (salaires de la sécurité sociale) et de la case 5 (salaires de l'assurance-maladie). Si vous n'incluez pas de montant pour cette prestation sur le chèque de paie de l'employé, veillez à informer l'employé de la valeur, afin qu'il puisse planifier cet impôt supplémentaire au moment des impôts.
Pour plus d'informations:
L'IRS discute de l'hébergement des employés dans plusieurs publications:
- Publication 15-B: Guide de l'employeur à l'égard des avantages sociaux
- Publication 525: Revenu imposable et non imposable