Qu'est-ce que la paie?
La paie est une action effectuée par des entreprises avec des employés. C'est le processus que l'entreprise passe pour payer les employés. Le terme paie a plusieurs parties différentes:
- Le calcul et la distribution des chèques de paie (physiques ou électroniques) aux employés chaque jour de paie, comme dans "J'ai fini de faire la paie hier."
- Les dossiers financiers pour les salaires et traitements des employés, la retenue, les déductions, les primes, la rémunération pour le temps non travaillé (vacances, vacances, temps de maladie, etc.) et d'autres éléments sur les chèques de paie des employés.
- Cela peut aussi signifier le record des gains totaux de tous les employés d'une entreprise au cours d'une année financière .
Comment faire "Paie" - un aperçu
Les employés sont embauchés pour faire un travail spécifique à un taux de rémunération spécifique. Certains employés reçoivent un salaire - le même montant chaque jour de paie. Les autres employés sont payés à l'heure, de sorte que leur rémunération pour la période de paie change en fonction du nombre d'heures travaillées. Les heures supplémentaires peuvent être incluses dans le salaire d'un employé qui travaille plus d'un certain nombre d'heures par semaine. Ce montant est appelé le salaire brut de l'employé . Tous les calculs dans le processus de paie sont basés sur le montant de la rémunération brute pour cette période de paie.
Ensuite, à une date déterminée par l'entreprise, ces employés sont payés. (Certains employés peuvent être payés à des moments différents, selon leur statut, par exemple, les employés peuvent être payés deux fois par mois, tandis que les employés horaires peuvent être payés chaque semaine.
Après le calcul de la rémunération de l'employé, l'employeur doit retenir les taxes FICA (sécurité sociale et Medicare), et les impôts sur le revenu fédéral et de l'État de chaque chèque de paie.
L'employeur peut également déduire d'autres montants du chèque de paie. Ceux-ci peuvent inclure un plan de retraite et des cotisations au régime de santé, des cotisations syndicales et des contributions caritatives.
Mais "faire la paie" n'est pas encore complet. Après que l'employeur distribue les chèques de paie (ou utilise le dépôt direct), d'autres calculs doivent être effectués.
L'employeur doit calculer et mettre de côté les montants déduits de la paie de l'employé, à payer plus tard. L'employeur doit également mettre de côté un montant pour la contribution de l'employeur aux impôts FICA et pour les impôts de chômage.
Tenue des registres de paie
"Doing Payroll" inclut également la tenue de documents. Un registre distinct doit être conservé pour chaque employé, indiquant les montants payés pour chaque période de paie, pour les rapports de fin d'année. Les dossiers doivent également être conservés des autorisations des employés et de tout changement de salaire.
L'enregistrement global de tous les calculs pour tous les employés s'appelle un registre de paie . Ce registre montre tous les salaires et traitements pour chaque période de paie et les totaux pour l'année. Si vous avez un programme de paie dans le cadre de votre système de comptabilité d'entreprise, le registre de paie fait partie de ce système. Les totaux sont inclus dans les états financiers globaux de votre entreprise.
Les calculs de la paie pour un employé au fil du temps sont appelés un enregistrement des gains.
En plus du registre des gains, tous les documents relatifs à la paye, aux déductions et aux retenues doivent être conservés pendant l'emploi de la personne.
Si tout cela semble compliqué, ça l'est. C'est pourquoi de nombreux employeurs externalisent la paie, l'envoyant à un service de traitement de la paie ou à un comptable ou un comptable.
Conditions de paie connexes
- Les taxes sur la masse salariale sont les taxes qui doivent être payées aux autorités fiscales fédérales et étatiques à la suite de payer les employés (tels que les taxes FICA et les impôts sur le chômage ). L'IRS définit strictement les taxes sur la masse salariale comme les taxes FICA (Sécurité sociale et Medicare), mais le terme est souvent utilisé dans le sens général.
- Le traitement de la paie décrit la préparation des chèques de paie (y compris la retenue et les déductions), la distribution des chèques de paie et le paiement et le portage des taxes sur la masse salariale. Les options pour le traitement de la paie comprennent le faire vous-même avec un logiciel de comptabilité, l'embauche d'un aide-comptable ou l'engagement d'un service de paie.