Comment puis-je facturer les clients?
Lorsque vous démarrez une entreprise, l'une de vos premières tâches devrait être de décider comment vous collecter de l'argent auprès des clients.
La façon dont vous recevez l'argent des clients dépend de votre type d'entreprise.
- Si vous recevez de l'argent des clients par cartes de crédit ou de débit, vous n'avez pas à vous préoccuper de la collecte.
- Certaines entreprises n'acceptent que de l'argent, mais il y a des problèmes avec une entreprise en espèces, y compris ne pas garder de bons dossiers d'affaires.
- Si vous n'êtes pas payé au moment de la vente, vous devez facturer les clients (y compris les autres entreprises), ce qui signifie que vous devrez trouver un moyen de vous assurer que ces factures sont payées.
Règle n ° 1 pour être payé par les clients
La chose la plus importante à retenir à propos de la facturation et de la collecte auprès des clients est que plus la facture est impayée, moins il est probable que vous obtiendrez votre argent. Vous devrez donc configurer un processus de recouvrement spécifique et vous assurer de le suivre avec chaque client.
Un système pour facturer les clients
Avant d' accorder du crédit aux clients, commencez par créer des règles concernant l'acceptation de crédits, les vérifications de crédit et la communication avec vos clients au sujet de votre processus de facturation et de recouvrement.
Ensuite, établissez un système pour capturer les informations sur les clients - qui vous doit de l'argent, combien est dû, et combien de temps le montant a été dû.
La plupart des logiciels de comptabilité d' entreprise ont un module client qui vous permet d'entrer ces données.
Vous pouvez entrer les factures lorsque vous effectuez le travail ou livrer le produit, et entrer les paiements à mesure qu'ils entrent. Mais vous devez suivre cette paperasse pour garder une trace des comptes débiteurs ( montants dus).
Un rapport sur le vieillissement des comptes clients est votre outil pour décider d'une stratégie de facturation pour les clients.
Envoi de factures
Souvenez-vous des règles de recouvrement # 1 lorsque vous envisagez d'envoyer des factures. De nombreuses entreprises envoient des factures aux clients une fois par mois, ce qui signifie qu'elles peuvent attendre jusqu'à six semaines pour être payées (un mois pour envoyer la facture, puis plusieurs semaines avant que le client paie).
Envoyer des factures plus fréquemment, ou faire des appels téléphoniques entre les deux, pour pousser les clients à payer. Certaines entreprises envoient des factures par lots, une partie des clients étant facturés chaque semaine. Cette facturation par lots aide à garder les liquidités sur une base plus continue.
Planifiez votre stratégie de lettre de facturation
Votre système de recouvrement peut inclure des appels téléphoniques, des lettres ou les deux, selon votre type de client. Une stratégie consiste à commencer à un niveau d'intensité et de préoccupation inférieur et à devenir progressivement plus assertif, puis agressif. Cette stratégie de niveau croissant peut fonctionner pour les rappels de facturation par téléphone ou par lettre ou par courriel.
- Niveau 1 - "Oups"
Cette lettre suppose que le client a oublié d'envoyer le paiement; c'est le "vous avez probablement envoyé ceci mais le paiement doit être dans le courrier.
- Niveau deux - Qu'est-ce qui ne va pas?
Cette lettre suppose que le client veut payer mais des circonstances inhabituelles empêchent le paiement. La deuxième lettre suggère des alternatives de paiement, mais donne une date ferme à laquelle le paiement doit être effectué.
- Niveau trois - L'ultimatum
Ce niveau devrait être une lettre. Il suppose que le client ne va pas payer et indique une date ferme à laquelle le paiement doit être effectué ou des processus de recouvrement seront initiés. N'envoyez PAS cette lettre à moins que vous n'ayez l'intention d'aller à des collections sur cette dette.
Si le client ne veut tout simplement pas payer, vous devrez franchir la dernière étape - emmener la personne à la Cour des petites créances ou la confier à une agence de recouvrement. En savoir plus sur vos alternatives que je ne veux pas payer.
Clients de facturation: tout rassembler
En conclusion, prenez une décision sur votre stratégie globale de facturation. Voulez-vous envoyer des lettres? Utilisez le téléphone? Une combinaison? Quand allez-vous envoyer des factures ou faire des appels téléphoniques?
Mettre en place un système général, avec des lettres et des scripts de téléphone, puis tout avoir examiné par votre avocat pour s'assurer que vous respectez la loi.
Ensuite, utilisez votre rapport sur le vieillissement des comptes clients pour vous guider dans la gestion de ces comptes clients et décider des stratégies de facturation.