Décidez si vous allez incorporer fédéral ou provincial
Lorsque vous incorporez votre entreprise au fédéral, les deux avantages sont:
- votre société sera en mesure d'exercer ses activités dans toutes les provinces et tous les territoires (pourvu que vous enregistriez votre société dans toutes les provinces où vous ferez affaire)
- et votre société pourra utiliser le même nom dans chaque province ou territoire, même si une autre entreprise fait déjà affaire sous un nom similaire .
Les inconvénients sont:
- L'incorporation fédérale coûte plus cher à mettre en place ;
- Il y a beaucoup plus de documents annuels, car vous devez vous tenir au courant non seulement des documents exigés par le directeur fédéral des sociétés, mais de tous les documents exigés par les provinces.
Si vous vous incorporez à l'échelle provinciale, votre société a seulement le droit de faire des affaires dans la province ou le territoire où votre entreprise est constituée. La décision de s'incorporer au niveau fédéral ou provincial dépend davantage de la portée de votre entreprise qu'autre chose.
Si vous établissez une personne ou une petite société non déclarante, si vous prévoyez faire des affaires dans une province pour l'instant , et peut-être une ou deux autres années plus tard, il n'est probablement pas nécessaire de constituer une société fédérale. Vous pouvez toujours intégrer votre entreprise dans une autre province (appelée constitution extraprovinciale ) au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Choisissez un nom d'entreprise.
Il est plus difficile de choisir un nom d'entreprise que de choisir un nom pour une entreprise à propriétaire unique ou un partenariat, car les exigences en matière de nom sont plus rigoureuses lorsque vous intégrez votre entreprise. Généralement, un nom d'entreprise est composé de trois éléments;
- une partie distinctive qui identifie la société donnée;
- une partie descriptive qui identifie les activités particulières de la société;
- et un élément légal identifiant la société en tant que société, telle que Limited, Incorporated ou Corporation.
Un nom d'entreprise ne peut pas inclure une fausse déclaration de votre entreprise . Par exemple, cela ne peut pas signifier que vous êtes une branche du gouvernement, ou que votre entreprise est l'aviation lorsque vous vendez des chaussures. Le nom ne peut pas non plus contenir des obscénités ou impliquer que l'entreprise mène des activités illégales.
Notez que les dénominations sociales au Canada peuvent être en anglais ou en français, en anglais et en français, ou en version anglaise combinée. Mais la procédure est compliquée par le fait que le registraire (du registre provincial ou de la Direction des corporations fédérales) exigera une dénomination sociale qui n'est pas identique ou similaire à tout autre nom de société existant.
Votre nom d'entreprise est-il recherché et réservé?
Peu importe où vous incorporez votre entreprise au Canada, vous devrez faire une recherche de nom pour déterminer la pertinence de la dénomination sociale que vous avez choisie. Si vous effectuez une incorporation au niveau fédéral ou dans des provinces comme l' Ontario , vous devrez faire une recherche NUANS (et ensuite soumettre le rapport NUANS qui en résulte avec vos statuts constitutifs ).
Dans d'autres provinces, comme la Colombie-Britannique et la Nouvelle-Écosse , vous devez effectuer une recherche de nom une fois que vous avez soumis une demande d'approbation de nom ou un formulaire de demande de réservation de nom. Si les résultats de la recherche sont acceptables et que votre nom est accepté, il est alors réservé pour un nombre de jours déterminé - au cours duquel vous devez effectuer le processus de constitution de votre entreprise ou recommencer la procédure à nouveau. Pour plus de détails sur le processus de recherche de nom et de réservation de nom dans différentes provinces, consultez ma bibliothèque Incorporation au Canada.
Préparez vos documents, tels que les statuts constitutifs
Généralement, pour intégrer votre entreprise, vous devrez préparer les documents suivants:
- Le Mémorandum - énonce les règles de conduite de l'entreprise.
- Les statuts constitutifs - les règles et les règlements qui régiront la conduite des membres de l'entreprise et des administrateurs.
- L'avis des bureaux - indique l'emplacement des deux bureaux requis pour votre société, le siège social et le bureau des documents.
Si vous incorporez au fédéral, vous devrez également préparer un avis d'administration (et soumettre un rapport NUANS fédéral). Si vous déposez à l'échelle provinciale, assurez-vous de vérifier les exigences relatives aux documents pour votre province avant de passer à l'étape suivante.
Déposer vos documents et demander l'incorporation
La Direction des corporations fédérales et les registres provinciaux ont des sites Web où vous pouvez incorporer votre entreprise en ligne. Vous pouvez également soumettre votre demande d'incorporation à l'ancienne en envoyant les formulaires et les frais au registraire approprié. Pour savoir ce qu'il faut faire une fois que vous avez enregistré votre nouvelle société et reçu votre certificat de constitution en société, consultez la section Mise en service de votre nouvelle société .