Formulaires de transmission de fichiers pour W-2 et 1099
Les dates d'échéance
La date d'échéance pour les formulaires W-3 et 1096 pour l'année d'imposition 2016 est le 31 janvier 2017. Il s'agit d'une nouvelle date antérieure. Formulaire W-3 et vos employés W-2 sont soumis à l'Administration de la sécurité sociale.
Tous les 1096 formulaires ainsi que leurs 1099 correspondants sont soumis à l'Internal Revenue Service.
Formulaire W-3 pour les rapports salariaux et fiscaux des employés en fin d'année
Le formulaire W-3 est le formulaire de transmission sommaire qui doit être déposé auprès de l'Administration de la sécurité sociale à la date d'échéance de l'année d'imposition en cours. Le formulaire W-3 totalise toutes les données des formulaires W-2 pour tous vos employés. En savoir plus sur la façon de remplir le formulaire W-3 .
Envoi du formulaire W-3
Ne copiez pas le formulaire W-3 sur le site Web de l'IRS et ne le soumettez pas. Vous ne pouvez utiliser que des formulaires W-3 achetés qui utilisent une encre rouge spéciale. Vous pouvez soumettre le formulaire de deux façons:
- Par la poste à l'administration de la sécurité sociale, Data Operations Centre, Wilkes-Barre, PA 18769-0001
- En ligne via le portail Business Service Online de l'Administration de la sécurité sociale
Formulaire 1096 pour les rapports de l'entrepreneur et des renseignements commerciaux externes
Formulaire 1096 est ce que l'IRS appelle un «rapport de compilation», car il totalise toutes les informations de tous les formulaires 1099 que vous avez distribué à des non-employés.
Vous n'avez pas besoin de remplir et de remplir un formulaire 1096 si vous envoyez vos fichiers 1099 par e-mail.
Chaque type de formulaire 1099 doit avoir son propre formulaire 1096. Par exemple, vous devez avoir une compilation 1096 pour tous les formulaires 1099-MISC que vous avez fournis à des entrepreneurs indépendants et autres à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année, et vous Vous aurez besoin d'un autre formulaire 1096 si vous fournissez des formulaires 1099-DIV à n'importe qui pour les paiements de dividendes.
Préparation du formulaire 1096
Vous devez totaliser toutes les informations sur les formulaires 1099 pour chaque type que vous avez fourni pour préparer le formulaire 1096. Quelques exigences supplémentaires incluent:
- Vous devez déposer électroniquement si vous soumettez 250 formulaires ou plus.
- Toutes les informations sur le 1096 à propos de vous (le déclarant) doivent être les mêmes que sur les formulaires 1099-MISC que vous soumettez, y compris votre EIN.
- Vous devez soumettre le formulaire RED scannable à l'IRS. Ne pas télécharger et imprimer un 1096 sur Internet et le soumettre. Bien qu'il apparaisse en rouge, il n'est pas scannable. Vous pourriez être passible d'une amende pour avoir soumis un formulaire 1096 qui n'est pas scannable.
Formulaire de dépôt 1096
- Vous pouvez déposer le formulaire 1096 par courrier en l'envoyant à l'adresse appropriée pour votre état figurant sur le formulaire.
- Vous pouvez également déposer le formulaire 1096 par voie électronique en utilisant le système d'information sur les fichiers retournés électroniquement (FIRE).
Erreurs sur les formulaires W-3 et 1096
Si vous faites une erreur sur un W-2, vous devez déposer le formulaire W-2c. Si l'erreur affecte le résumé W-3, vous devez également déposer un formulaire W-3c corrigeant les totaux. En savoir plus sur la façon de corriger les formulaires W-2 et W-3
Si vous faites une erreur sur un 1099 qui affecte un 1096, vous pouvez corriger l'erreur en remplissant un formulaire corrigé désigné par un X dans la case appropriée.
Mais le processus de correction est un peu plus compliqué que cela, alors s'il vous plaît lire les instructions générales pour certains retours d'informations.
REMARQUE: Les lois fiscales changent périodiquement, et vous devriez consulter un fiscaliste pour obtenir les conseils les plus à jour. Les informations contenues dans cet article ne sont pas des conseils fiscaux et ne remplacent pas les conseils fiscaux.