2018 Dates limites pour les rapports annuels sur les salaires et les taxes de 2017
L'une de vos tâches en tant qu'employeur est de fournir des rapports aux employés et aux entrepreneurs indépendants montrant leur revenu de l'année précédente. Le rapport aux employés est créé sur le formulaire W-2; celui pour les travailleurs contractuels est sur le formulaire 1099-MISC. Ces rapports sont dus aux employés et aux entrepreneurs indépendants d'ici la fin du mois de janvier de l'année suivante. Ainsi, pour 2017 les salaires et les paiements, les rapports sont dus le 31 janvier 2018.
Vous devez également déposer des copies de ces rapports, ainsi que des rapports de synthèse, à l'IRS et la Social Security Administration (SSA), à des fins de vérification d'ici la fin de Janvier.
Nouveaux changements de date limite
Les délais pour le dépôt du formulaire W-2 (avec l'Administration de la sécurité sociale) et le formulaire 1099-MISC (avec l'IRS) ont été établis plus tôt, à compter de 2017 pour l'année fiscale 2016 et se poursuivront dans les années futures . pour chaque année. Cette date limite est la même pour le dépôt papier et électronique, et c'est la même date que la date limite pour fournir des W-2 aux employés et des formulaires 1099-MISC aux entrepreneurs indépendants.
Comment les dates d'échéance sont déterminées
Si l'une de ces dates de dépôt tombe une fin de semaine ou un jour férié, les documents sont dus le premier jour ouvrable normal suivant. Par exemple, si le 31 janvier est un samedi, la date d'échéance serait le lundi 2 février.
01 - D'ici le 31 janvier 2017 - Fournir des copies du formulaire W-2 aux employés
Les formulaires W-2 doivent être fournis aux employés au plus tard le 31 janvier 2018 pour les taxes de 2017. Vous devez soumettre tous les formulaires W-2 2017, ainsi qu'un rapport sommaire sur le formulaire W-3 , à l'Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier 2018.
Vous pouvez préparer des formulaires W-2 en suivant le processus étape par étape , y compris la collecte d'informations sur l'employé et les gains et en remplissant les cases.
02 - D'ici le 31 janvier 2018, fournir des copies des formulaires 1099-MISC aux non-employés
Cet article comprend toutes les informations dont vous avez besoin pour préparer et déposer le formulaire 1099-MISC pour les entrepreneurs indépendants et les entreprises que vous payez.
Avant de pouvoir préparer et envoyer un 1099-MISC à un non-employé, vous devez obtenir un formulaire W-9 de cette personne, afin de vérifier l'identité du contribuable.
Vous devez envoyer un 1099-MISC à tout non-employé à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année. La plupart des non-employés doivent recevoir un 1099-MISC, mais il y a des exceptions pour qui doit recevoir un 1099-MISC.
03 - D'ici le 31 janvier 2018, remplir le formulaire 1096 avec l'IRS (avec 1099)
Apprenez comment préparer et soumettre le formulaire 1096 (Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements) à l'IRS, ainsi que des copies des formulaires 1099-MISC que vous avez envoyés à un entrepreneur indépendant et aux entreprises que vous avez payées.
Vous devez remplir un formulaire 1096 pour chaque type de formulaire 1099 que vous préparez si vous soumettez ces formulaires par la poste. Si vous produisez le formulaire 1099-MISC et les autres formulaires 1099 par voie électronique , vous n'avez pas à remplir un formulaire 1096.
04 - D'ici le 31 janvier 2018, remplir le formulaire W-3 avec la sécurité sociale (avec W-2)
Le formulaire W-3 est un formulaire de transmission, qui résume les informations sur tous les formulaires W-2 que vous soumettez à l'Administration de la sécurité sociale. Le formulaire W-3 doit être envoyé si vous soumettez par courrier. Les formulaires de transmission, ainsi que tous les formulaires W-2 de vos employés, doivent être remis à la Social Security Administration avant la fin du mois de janvier.
Vous pouvez également être en mesure de déposer ces formulaires en ligne, en utilisant le portail Business Services Online de l'Administration de la sécurité sociale. Si vous soumettez des formulaires W-2 en ligne, vous n'avez pas besoin d'inclure un formulaire de transmission W-3.
05 - Comment demander une prolongation de délai pour déposer les W-2 des formulaires 1099-MISC
Si vous pensez devoir déposer en retard, vous pouvez demander une prolongation de délai de 30 jours pour déposer les W-2. Les extensions ne sont pas accordées automatiquement et vous devrez fournir une explication détaillée du motif de l'extension. Utilisez le formulaire 8809 pour déposer une demande d'extension, d'ici le 31 Janvier. L'IRS dit qu'il accordera seulement la prolongation dans "des circonstances extraordinaires ou une catastrophe." Les circonstances sont limitées à celles qui affectent l'exploitation de l'entreprise:
- Événement catastrophique dans une zone sinistrée déclarée présidentielle
- Décès, maladie grave ou absence inévitable de la personne responsable du dépôt des déclarations
- Un incendie, une victime ou une catastrophe naturelle, ou
- L'entreprise était dans sa première année d'opération.
Le dépôt d'une demande de prolongation peut vous aider à éviter les amendes et les pénalités pour le dépôt tardif des formulaires W-2 et 1099-MISC.
06 - Employés vs entrepreneurs indépendants - Quelle est la différence?
Il est important de s'assurer que vous payez correctement les gens pour leur type de travail et d'utiliser le bon formulaire pour déclarer les salaires et les paiements.
La différence entre le fait de savoir si une personne reçoit un W-2 ou un 1099-MISC pour déclarer un revenu dépend de la question de savoir si la personne est un employé ou un entrepreneur indépendant.
Si vous n'êtes pas sûr si un travailleur est un employé ou un travailleur à contrat, cet article sur le statut de l'employé par rapport à l'entrepreneur pourrait aider. Cet article sur Qu'est-ce qu'un employé comprend les trois principaux critères utilisés par l'IRS pour évaluer le statut des travailleurs,