Comment la nouvelle date limite affecte les corrections W-2
Un changement dans la date limite de production des formulaires W-2 et W-3 exigera que votre entreprise apporte des changements à vos procédures.
La date limite pour le dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de la Social Security Administration (SSA) a été modifiée. Pour les formulaires 2017, la date limite de dépôt est le 31 janvier 2018.
La date limite pour le dépôt des formulaires auprès de la SSA est maintenant la même que la date limite pour la remise des formulaires W-2 aux employés.
Si vous voulez donner aux employés le temps de recevoir des formulaires et de faire des changements, vous devrez fournir des formulaires W-2 aux employés plus tôt en janvier. Il est beaucoup plus facile de faire des corrections avant de déposer auprès de la SSA.
Vous trouverez plus de détails sur la nouvelle date limite de dépôt dans cet article à propos des échéances du rapport annuel de l'impôt sur les salaires de 2018 , pour les charges sociales de 2017.
Comment le changement de date limite affecte les erreurs de formulaire W-2
Dans le passé, vous aviez un mois pour donner des formulaires W-2 aux employés et vous assurer qu'ils étaient corrects avant de les soumettre à l'Administration de la sécurité sociale. Avec les deux échéances maintenant les mêmes, vous pourriez vouloir donner des W-2 aux employés au début du mois de janvier, afin que les erreurs puissent être corrigées.
Sinon, vous devrez suivre cette procédure pour corriger les erreurs dans W-2 et W-3.
Correction des W-2 et W-3 en utilisant W-2C et W-3C
Si vous avez envoyé une déclaration W-2 incorrecte à un employé, avant ou après le dépôt du formulaire de transmission W-3 auprès de l'Administration de la sécurité sociale, vous devez remplir un formulaire W-2c et un formulaire W-3c .
Tout d'abord, un examen des exigences de formulaire W-2
Vous devez préparer et distribuer un W-2 à chaque employé, indiquant son salaire et sa retenue pour l'année, avant la fin du mois de janvier de l'année suivante. À la fin de janvier, vous devez préparer un formulaire de transmission W-3 et l'envoyer avec tous les formulaires W-2 à la SSA.
La date limite exacte change chaque année en raison des vacances et des week-ends. Voici un article mis à jour indiquant les dates exactes pour l'année d'imposition en cours.
Erreurs dans le nom de l'employé, SSN
Si vous avez correctement indiqué le nom ou le numéro de sécurité sociale de l'employé et que cette année le nom / numéro de sécurité sociale est incorrect, remplissez le W-2c uniquement via la case i. Ne remplissez pas les cases numérotées avec les informations relatives au salaire et à la retenue. Si c'est la première fois que vous avez signalé incorrectement le nom / SSN, il vous suffit de refaire le W-2 original et de le donner à l'employé. Si vous avez envoyé le formulaire à la SSA avec le W-3, vous devrez faire le W-2c et W-3c.
Nom manquant ou numéro de sécurité sociale
Si l'erreur est un nom d'employé ou un numéro de sécurité sociale absent, vous ne pouvez pas utiliser le W-2c pour ajouter cette information. Les instructions pour les formulaires W-2C et W-3C stipulent que vous devez contacter la SSA directement au 1-800-772-6270.
Erreur dans un montant sur un formulaire W-2
Si vous avez fait une erreur dans un montant, soit pour retenue ou gains, remplissez complètement le W-2c, en indiquant les montants originaux et corrigés. Vous devrez peut-être également produire un 941c si vous avez déclaré incorrectement le salaire et (ou) la retenue sur un 941 - Relevé des impôts trimestriel de l'employeur .
Notes complémentaires
- Si vous avez payé un salaire à un employé par erreur, ces salaires sont encore imposables pour l'employé.
- N'utilisez pas de W-2c pour rapporter le salaire.
- Vous devez utiliser un W-3c distinct pour chaque type de W-2c (c'est la même chose que si vous produisiez différents types de W-2).
Lire attentivement les instructions
Cet article est un aperçu général de ces déclarations de salaires et d'impôts; il n'est pas destiné à être complet. Avant de compléter un W-2c ou un W-3c, lisez attentivement les instructions (trouvées dans les documents).
Un rappel sur le dépôt tardif
Assurez-vous d'envoyer vos W-2 à vos employés avant la date limite et vos W-3 transmis à temps à l'ASS pour éviter les pénalités pour distribution tardive et dépôt.