Avant de préparer et de distribuer des formulaires W-2

01 - Assurez-vous que vous avez correctement classé les travailleurs comme employés

Un employé est un travailleur qui effectue un travail sous la direction d'un employeur. En général, toute personne qui fournit des services pour une organisation est un employé si l'organisation peut contrôler ce qui sera fait et comment cela sera fait.

D'un autre côté, un entrepreneur indépendant est une personne ou une entreprise qui fournit des services à une autre personne ou entreprise. L'entrepreneur indépendant est une entité commerciale distincte et n'est pas considéré comme un employé. Quelques exemples d'entrepreneurs indépendants sont des consultants, des agents ou des courtiers. Le travail des entrepreneurs indépendants est souvent accessoire ou non essentiel à l'entreprise; par exemple, un service de nettoyage, un processeur de paie ou un service informatique.

En savoir plus sur la classification des travailleurs en tant qu'employés ou sous-traitants indépendants et consulter un avocat spécialisé en droit du travail.

02 - Vérifier les dates de distribution et de dépôt pour l'année en cours

Deux étapes sont impliquées dans le processus W-2. La première étape consiste à distribuer les formulaires W-2 aux employés. La deuxième étape consiste à déposer ces formulaires auprès de l'Administration de la sécurité sociale. (SSA)

La date limite pour la distribution aux employés et le dépôt auprès de la SSA est le 31 janvier de l'année suivante. Ceci est un nouveau délai pour le dépôt de la SSA a été mis en place pour aider à éviter la fraude fiscale. En savoir plus sur les délais W-2 et 1099

Assurez-vous de remettre vos formulaires aux employés au début de janvier, afin qu'ils aient le temps de les examiner pour éviter les erreurs.

03 - Vérifier les formulaires W-4 des employés

Les employeurs sont tenus d'avoir un formulaire W-4 au dossier pour tous les employés en tout temps. Le formulaire W-4 comprend les renseignements nécessaires pour déterminer le montant de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu d'un employé, l'état matrimonial, le nombre de personnes à charge et tout montant additionnel à retenir.

Le formulaire W-4 doit être rempli à la location et à tout moment, l'employé désire apporter une modification. L'employé devrait changer le formulaire W-4 si les renseignements personnels de l'employé (y compris l'état matrimonial et le nombre de personnes à charge) changent ou si l'adresse de l'employé change. L'employé peut également modifier le formulaire W-4 à tout moment pour modifier le montant de la retenue.

Chaque année avant la fin de l'année, les employeurs devraient demander à tous les employés d'examiner le formulaire W-4 pour s'assurer que les renseignements personnels sont exacts.

S'assurer que les employés disposent d'informations précises et à jour sur le formulaire W-4 vous aidera à préparer et à distribuer les formulaires W-2.

04 - Rassembler les informations sur la paie pour les formulaires W-2

Tout d'abord, vous aurez besoin de quelques informations de base sur votre entreprise pour tous les formulaires W-2:

• Le numéro d'identification de l'employeur de votre entreprise
• Le nom, l'adresse et le code postal de l'entreprise
• Et le numéro d'identification fiscale de votre entreprise

Ensuite, vous devrez recueillir des informations sur chaque employé, à la fois des informations personnelles et des informations de paie:

• Nom et adresse de l'employé et numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification fiscale
• Montant payé à cet employé: total des salaires, pourboires et autre rémunération
• Montant de l'impôt fédéral retenu
• Salaire de la sécurité sociale (jusqu'à concurrence du montant maximum de la sécurité sociale pour l'année)
• Les salaires et les conseils Medicare et l'impôt Medicare retenu, y compris la taxe Medicare supplémentaire pour les employés à revenu élevé.
• Conseils attribués aux employés payés
• Prestations de soins pour personnes à charge payées et autres avantages imposables pour l'employé
• Pour chaque état où l'employé a travaillé, les salaires de l'Etat et les pourboires payés et l'impôt sur le revenu retenu
• Les salaires et les pourboires locaux payés et l'impôt sur le revenu local retenu.

05 - Revue Traitement W-2 - Comment W-2 sera-t-il créé?

Si votre entreprise n'est pas familiarisée avec le traitement de la paie, ou si votre situation de paie a changé récemment, il est judicieux de revoir le processus de recherche, de traitement et de distribution des rapports de fin d'année aux employés. Vous pouvez obtenir des formulaires W-2 à partir d'un magasin de fournitures de bureau, de votre CPA, d'un logiciel de comptabilité ou d'impôt, ou de l'IRS.

Remarque: Vous ne pouvez pas télécharger les formulaires W-2 à partir de l'IRS ou ailleurs sur Internet. La copie A du formulaire W-2 est dans une couleur spécifique d'encre rouge et ne peut pas être dupliquée. Vous devez déposer le formulaire IRS spécifique de la copie A auprès de l'administration de la sécurité sociale (c'est la copie que vous gardez et déposez auprès de la sécurité sociale à la fin de février).

Voici quelques options pour préparer des formulaires W-2:

• En utilisant un logiciel de comptabilité . Si vous n'avez que quelques employés et que vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pourrez peut-être acheter un module complémentaire pour préparer des formulaires W-2 à l'aide de ce logiciel.
• En utilisant un logiciel de préparation de déclarations. Si vous utilisez l'un des logiciels de préparation de déclarations courants, que ce soit en ligne ou dans une version de bureau, et que vous avez acheté la version commerciale de ce logiciel, vérifiez si le traitement W-2 est inclus. Shirley Elmblad, Guide des logiciels financiers, a un article sur les revues de logiciels d'impôt
• En utilisant des formulaires W-2 achetés . Les grandes entreprises de fournitures de bureau ont pré-imprimé des formulaires W-2 à utiliser avec un logiciel sur un CD qui vous permet de saisir manuellement les informations pour ces formulaires et de les imprimer sur votre imprimante.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour remplir et imprimer des formulaires W-2, vous devez également avoir des formulaires de transmission W-3 .

06 - Décider comment distribuer les formulaires W-2 aux employés

Une fois que vous avez créé des formulaires W-2, votre prochaine décision est de savoir comment les distribuer aux employés. N'oubliez pas que la date limite pour la distribution des formulaires W-2 aux employés est le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition. Par exemple, les employeurs qui devaient distribuer les W-2 de l'année d'imposition 2016 ont jusqu'au 31 janvier 2017 pour les distribuer.

Vous avez deux options pour distribuer des formulaires W-2 imprimés aux employés: soit les poster, soit les distribuer aux employés en personne. Si un employé prend son formulaire W-2 en personne, vous pouvez demander à l'employé de signer pour que le formulaire soit récupéré, afin d'éviter toute question à savoir si cela a été fait.

07 - Rechercher les erreurs avant d'envoyer des formulaires W-2 aux employés

Pour minimiser les problèmes et devoir renvoyer les formulaires W-2, vérifiez les formulaires W-2 pour les erreurs, en utilisant cette liste de vérification. Les erreurs courantes de W-2 incluent l'utilisation du mauvais formulaire de l'année, l'omission d'inclure des informations, de mettre l'information dans la mauvaise case, et de ne pas arrêter la retenue de la sécurité sociale au maximum.

08 - Traitement des demandes des employés pour les formulaires W-2 dupliqués

Les employés perdent souvent ou perdent des formulaires W-2 et ils peuvent se rendre à votre service de la paie pour demander une copie de leur formulaire W-2. Avant de distribuer des formulaires W-2, réfléchissez à la manière dont vous traiterez ces demandes:

• Si vous avez imprimé les formulaires en interne, vous pouvez simplement réimprimer le formulaire W-2 et le donner ou le poster à l'employé.
• Si le formulaire a été préparé par un service de paie externe, il peut vous facturer les frais de réimpression et d'envoi du formulaire. Vous voudrez peut-être facturer des employés pour un premier formulaire en double, ou un deuxième duplicata dans une année (ça arrive!).

Quoi que vous décidiez, c'est une bonne idée de communiquer votre politique concernant les formulaires en double aux employés. Avoir des frais pour les formulaires en double peut sembler extrême, mais cela pourrait réduire le nombre de formulaires perdus que vous avez à traiter.

09 - Dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de l'Administration de la sécurité sociale

Après avoir décidé comment préparer les formulaires W-2 et les avoir distribués aux employés (avant le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition), votre prochaine décision est de déterminer comment déposer ces formulaires auprès de la Social Security Administration (SSA). .

Tous les formulaires W-2 doivent être déposés auprès de l'Administration de la sécurité sociale, avec un formulaire de transmission W-3 . Deux options pour soumettre ces formulaires:

• Vous pouvez déposer en ligne à la section Business Services Online du site Web de la sécurité sociale. Vous devrez d'abord vous inscrire, puis remplir les formulaires appropriés en ligne. Si vous produisez en ligne avec le BSO, vous n'avez pas besoin d'inclure les formulaires W-3.
• Vous pouvez également envoyer les formulaires W-2 remplis avec le formulaire W-3 à l'Administration de la sécurité sociale.

Voici plus d'informations sur la façon de préparer un formulaire W-3 .

10 - Vérifier les règlements d'État pour la distribution des formulaires W-2

Lorsque vous remplissez un formulaire W-2 pour un employé, une partie de ce formulaire (copie 1) est désignée pour être soumise à l'état où l'employé travaille. Si l'employé travaille dans plus d'un état, vous devrez soumettre une copie du formulaire W-2 à chaque état.

Chaque état a des exigences différentes pour la soumission des formulaires W-2 et des formulaires de transmission. Vérifiez avec l'autorité fiscale de votre état ou le département de revenu d'état pour apprendre les conditions de cet état.

MISE À JOUR: De nombreux États se conforment à la nouvelle date limite du 31 janvier pour le dépôt des W-2 auprès de la SSA.

En savoir plus sur les charges sociales de l'Etat.