Comment, pourquoi et quand équilibrer le tiroir-caisse
Lors d'une enquête, la cause la plus fréquente du vol est l'absence d'une procédure ou de contrôles appropriés.
Le processus de compter l'argent, de concilier les recettes et d'équilibrer le tiroir-caisse crée une responsabilité des transactions de la journée. Ce système de gestion de trésorerie peut être créé en même temps que les politiques de magasin sont établies. Beaucoup de systèmes POS (points de vente) d'aujourd'hui ont des instructions étape par étape pour fermer (également connu sous le nom d'équilibrage) le tiroir-caisse pour guider l'employé.
Pourquoi équilibrer?
Gestion de magasin ou les caissiers peuvent tirer un rapport de vente à tout moment pendant un quart de travail. En ajoutant l' argent de début dans le tiroir au chiffre d'affaires quotidien, un détaillant saura exactement combien d'argent devrait être dans la caisse enregistreuse ou le système de point de vente à un moment donné. Ceci est extrêmement utile:
- Pour éviter de détenir trop d'argent sur le plancher de vente.
- Si le magasin est volé.
- Quand un client se plaint de trop peu de changement.
- Pour découvrir les manques / pénuries fréquents pour des caissiers particuliers.
- Pour supprimer la tentation de prendre de l'argent sans documentation dans le tiroir-caisse.
Comment équilibrer un tiroir-caisse
Équilibrer une caisse enregistreuse a généralement lieu à la fin de la journée ou à la fin du quart de caisse. Le tiroir-caisse et son contenu doivent être amenés à un bureau ou dans une autre zone isolée pour préparer le rapport.
Si vous équilibrez le tiroir après la fermeture, assurez-vous que les voyants des ventes sont éteints et que la porte est verrouillée. Pour beaucoup de vendeurs, ils se pressent et ont tendance à commencer à fermer avant que le magasin ne soit fermé. Ce n'est pas une pratique sûre. Cependant, si vous avez plusieurs employés dans le magasin, il est possible de fermer l'un des registres pendant les heures d'ouverture.
Tout excès et / ou pénurie devrait être étudié. La nature humaine devrait être prise en compte pour les erreurs mineures et les petites quantités. Nous entendons par là de simples erreurs de changement lors du traitement d'une transaction. Cependant, des écarts fréquents peuvent être le signe d'un vol d'employé ou peuvent indiquer qu'une formation supplémentaire est requise pour un caissier particulier. En règle générale, vous voulez vous assurer que pas plus de 2 $ est éteint la nuit. Bien que cela dépende du nombre de transactions ce jour-là (en d'autres termes, plus il y a de transactions, plus il est possible de compter les erreurs), la règle de 2 $ est utile.
L'argent de départ est remis dans le tiroir-caisse et stocké pour la soirée, tandis que le dépôt est prêt pour la banque. Tous les bordereaux de carte de crédit, rapports de terminal et autres reçus de caisse peuvent être agrafés au rapport de caisse quotidien et classés par date.
Séparation des tâches
Pour plus de responsabilisation, pensez à utiliser deux personnes pour équilibrer la caisse enregistreuse. Une personne va compter le tiroir et créer le rapport de caisse quotidien, tandis que l'autre personne prépare un dépôt bancaire. Les deux membres du personnel doivent signer le rapport indiquant qu'ils sont responsables des chiffres indiqués. Bien qu'aucun système ne puisse empêcher la fraude, cette piste de vérification aidera à décourager la collusion entre les employés.
Au début du prochain quart de travail, chaque caissier devrait avoir son propre tiroir-caisse. Demandez au caissier de recompter l'argent dans le tiroir pour vérifier le solde de départ. Si vous êtes un petit magasin avec un seul registre, l'argent reste probablement dans le tiroir pendant la nuit. Si c'est votre situation, la procédure est la même.
Une dernière remarque: puisque l'erreur humaine fait partie du jeu, assurez-vous d'inclure les écarts dans votre trésorerie dans le cadre de vos déclarations de pertes et profits.
Ajouter une ligne à vos déclarations de pertes et profits qui budgétisent et montrent une perte due à un calcul erroné. C'est une autre façon de vérifier et de gérer la perte.