Être averti est avant-couru. Avant d'envoyer des formulaires W-2 aux employés et de déposer ces formulaires auprès de l'Administration de la sécurité sociale (avec le formulaire de transmission W-3 ), consultez ces erreurs courantes pour éviter les problèmes.
Dépôt des formulaires W-2 en retard
À compter de l'année d'imposition 2016, la date limite de dépôt des formulaires W-2 (et 1099 formulaires) a été reportée au 31 janvier. Vos formulaires W-2 2017 doivent donc être soumis à l'Administration de la sécurité sociale au plus tard le 31 janvier , 2018.
Il y a des pénalités pour le dépôt tardif. En savoir plus sur les nouvelles échéances pour les formulaires W-2 et 1099
Utilisation du formulaire W-2 de la mauvaise année
Utilisez le formulaire W-2 pour l'année où le revenu était imposable, et non l'année où vous produisez le formulaire. Par exemple, pour les salaires des employés en 2015, utilisez le formulaire W-2 2016 ; Ce formulaire sera remis aux employés et déposé auprès de la Social Security Administration en 2017.
Manquer les délais de dépôt. Vous devez fournir des formulaires W-2 aux employés au plus tard à la fin de janvier, et vous devez soumettre ces formulaires à l'Administration de la sécurité sociale au plus tard à la fin de février. Les délais changent chaque année en fonction du moment où la date tombe sur le calendrier. Si la date limite est un week-end ou un jour férié, la date est reportée au jour ouvrable suivant. Voici les délais exacts pour les charges sociales de fin d'année pour l'année en cours.
Ne pas utiliser le formulaire W-2 approuvé
Vous ne pouvez pas télécharger le formulaire W-2, le copier et l'utiliser.
Le rouge sur A est une encre spéciale. Vous devez obtenir les formulaires approuvés, auprès d'une entreprise de fournitures de bureau, l'IRS, ou d'une société de logiciels. En savoir plus sur où vous pouvez obtenir des formulaires W-2 approuvés.
Ne pas arrêter la rétention de la sécurité sociale
Retenue de sécurité sociale doit être arrêté à la sécurité sociale maximum des salaires imposables pour chaque année.
(Ce maximum change dans la plupart des années pour refléter le coût de la vie.) Bien que ce ne soit pas spécifiquement une erreur W-2, il est commun et vous obligera à sur-déclarer les salaires de sécurité sociale pour un employé. Vous devez ensuite remettre l'excédent à l'employé et corriger à la fois le formulaire W-2 et le formulaire 941 , le rapport trimestriel sur les salaires et les taxes pour tous les trimestres qui reflètent l'excédent. Par exemple, si l'employé a atteint le maximum pour la retenue de sécurité sociale en septembre, vous devez changer le formulaire 941 pour le troisième trimestre.
Envoi de formulaires W-2 à l'IRS
Les formulaires de sécurité sociale doivent être remis aux employés avant la fin du mois de janvier et déposés auprès de l'administration de la sécurité sociale avant la fin du mois de février, accompagnés du formulaire de transmission W-3 qui contient toutes les informations de tous les W-2.
Ne pas obtenir une exemption IRS pour ne pas E-fling
Les employeurs qui déposent 250 formulaires W-2 ou plus doivent obtenir une dispense s'ils ne souhaitent pas déposer de documents électroniques. En savoir plus sur la façon d'obtenir une dispense de déposer des formulaires W-2 par voie électronique (PDF).
Faire ces erreurs de formulaire courantes sur le formulaire W-2
Les erreurs de formulaire les plus courantes sur les formulaires W-2 comprennent:
- Ne pas inclure les décimales et les cents sur les montants
- Omettre d'utiliser de l'encre noire (faire des entrées trop légères)
- Faire des entrées trop grandes ou trop petites. L'IRS vous suggère d'utiliser 12 pt. Police de type Courier pour l'impression de W-2.
- Mauvais formatage du nom de l'employé. Le prénom de l'employé et l'initiale du second prénom vont dans la première case, le nom de l'employé dans la deuxième case et tout suffixe (comme "Jr.") va dans la troisième case.
L'utilisation de logiciels financiers peut vous aider à éviter la plupart de ces erreurs sur les formulaires W-2, en particulier les erreurs de formulaire, et votre logiciel peut vous avertir lorsque vous atteignez le montant maximal du salaire de la sécurité sociale. Consultez cet article sur les logiciels de comptabilité de 2012 par Rosemary Peavler, Guide de Business Finance, en mettant l'accent sur les programmes qui incluent des fonctions de paie.
Comment corriger un formulaire W-2
Vous devez fournir un formulaire W-2 à chaque employé avant la fin du mois de janvier de chaque année (pour l'année civile précédente), mais vous n'avez pas besoin de soumettre ces formulaires à la Social Security Administration (SSA) avant la fin février. Ce délai permet de corriger les erreurs.
Si vous pouvez corriger l'erreur avant de déposer avec SSA, il suffit de faire la correction et de soumettre le formulaire corrigé.
Si vous trouvez l'erreur après que vous avez déposé auprès de la SSA, vous devez soumettre un W-2 corrigé avec un formulaire de transmission W-3c corrigé.
Lire plus de détails sur la façon de faire des corrections à un formulaire W-2, après l'avoir soumis à l'administration de la sécurité sociale.