Erreurs dans l'administration des avantages
Comme de nombreuses entreprises, votre entreprise peut offrir des avantages sociaux tels que l'assurance maladie ou les soins de la vue. Un bon programme d'avantages sociaux peut vous aider à attirer de nouveaux travailleurs et à conserver ceux que vous avez.
Pourtant, les avantages peuvent être une source de poursuites contre votre entreprise si elles ne sont pas administrées correctement. Même de petites erreurs matérielles peuvent avoir des conséquences majeures.
Par exemple, supposons que votre entreprise possède plusieurs immeubles d'habitation. Bob, un nouvel employé de maintenance, remplit les documents nécessaires pour s'inscrire au régime de santé parrainé par l'entreprise. Malheureusement, Bob n'est pas inscrit en raison d'une erreur d'écriture commise par Kristin, votre directeur des ressources humaines. Six mois plus tard, Bob est hospitalisé pour une maladie grave. Il est choqué de découvrir qu'il n'a pas d'assurance maladie. Lorsque ses factures médicales s'accumulent, Bob dépose un procès demandant le remboursement de ses frais. Son costume nomme Kristin et votre cabinet.
Non couvert par les politiques de responsabilité
Les combinaisons comme celles de Bob ne sont pas couvertes par les polices d' assurance responsabilité civile commerciale . D'une part, une erreur administrative ne correspond pas à la définition d' une «occurrence» dans la politique.
Deuxièmement, les erreurs d'écriture n'entraînent pas de blessures corporelles ou de dommages matériels . Au lieu de cela, ils causent un préjudice financier, qui n'est pas couvert par les politiques de responsabilité.
Vous pouvez assurer votre entreprise contre les réclamations résultant d'erreurs administratives en souscrivant une assurance responsabilité civile professionnelle (EBL). La couverture de l'EBL peut être ajoutée à une police de responsabilité générale via un endossement.
Habituellement revendiqué
Les endossements de LBE couvrent généralement les dommages que l'assuré est légalement tenu de payer en raison d'un acte, d'une erreur ou d'une omission commis dans l'administration des avantages sociaux. La couverture de l'EBL est généralement assurée par des réclamations , bien qu'elle soit parfois disponible sur une base événementielle.
À l'instar de nombreuses couvertures réclamées, l'assurance-vie active peut inclure une date rétroactive. C'est généralement la date à laquelle votre couverture EBL a commencé. Pour qu'une réclamation ou une poursuite soit couverte par votre avenant EBL, elle doit résulter d'un acte, d'une erreur ou d'une omission survenue à la date rétroactive précisée ou après cette date.
Actes couverts
Quels types d'erreurs sont couvertes par une approbation EBL? La réponse dépend généralement de la signification du mot administration . La définition de ce terme varie, mais elle signifie généralement des actes, des erreurs ou des omissions dans les activités décrites ci-dessous.
- Décrire les régimes d'avantages sociaux et les règles d'admissibilité aux employés, aux autres membres admissibles de la famille et aux bénéficiaires Par exemple, une gestionnaire des prestations dit à tort à une employée que son petit ami résidant est admissible au régime d'assurance-maladie parrainé par l'entreprise.
- Tenir à jour des dossiers et des dossiers liés aux avantages sociaux des employés, que les dossiers soient électroniques ou papier Par exemple, un travailleur social efface accidentellement le fichier électronique d'un employé ou perd son dossier papier.
- Inscription, maintien et congédiement d'employés, de membres de la famille admissibles ou de bénéficiaires dans un régime d'avantages sociaux Par exemple, un travailleur social ne réussit pas à ajouter le bénéficiaire d'un employé à un régime d'assurance-vie fourni par l'employeur.
Avantages couverts
Lors de l'achat d'une assurance EBL, assurez-vous que l'endossement couvre les plans d'avantages sociaux offerts par votre entreprise. La plupart des avenants définissent le terme programme d'avantages sociaux . La définition inclut généralement les éléments suivants:
- Assurances Vie, accident, assurance dentaire et médicale et autres types d'assurance
- Plans Pension, participation aux bénéfices, actionnariat et épargne, et autres régimes
- Prestations Sécurité sociale, indemnisation des travailleurs , prestations d'invalidité et de chômage
- Autre mai inclure des avantages tels que l'aide aux frais de scolarité et congé de maternité
Limites
Couverture des avantages sociaux des employés comprend généralement deux limites distinctes.
La limite de chaque employé est le maximum que l'assureur paiera pour un employé, les membres de sa famille et les bénéficiaires. La limite globale est le maximum que l'assureur paiera pour tous les actes, erreurs ou omissions. Notez qu'un endossement EBL peut inclure une franchise . Le montant déductible est le déboursé maximal de l'employeur pour chaque employé qui dépose une réclamation.
Exclusions
L'assurance EBL n'est pas destinée à couvrir votre responsabilité en tant que fiduciaire. Ainsi, il exclut les dommages pour lesquels un assuré est responsable en vertu de la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés. Il exclut également les réclamations découlant de mauvais conseils financiers ou de prédictions de performance. Par exemple, supposons qu'un travailleur social déclare à un employé que le plan 401K de l'entreprise générera un rendement de 400% en un an. Si l'employé poursuit par la suite le travailleur de prestations parce que sa prédiction ne s'est pas déroulée, la réclamation ne sera pas couverte.
Les autres exclusions comprennent la fraude, la violation de contrat, les blessures corporelles et les dommages matériels, les pratiques liées à l'emploi et les fonds insuffisants (pour verser des prestations). Les pratiques liées à l'emploi comprennent des actes comme la discrimination , le harcèlement sexuel et le licenciement abusif. Une approbation EBL peut inclure d'autres exclusions en plus de celles listées ici.
Période de rapport étendue
Parce que la plupart des endossements EBL sont réclamés, ils comprennent généralement l'option d'achat d'une période de déclaration prolongée . Votre assureur devrait vous offrir cette option s'il effectue l'une des opérations suivantes:
- annule ou ne renouvelle pas votre couverture EBL
- renouvelle ou remplace votre assurance contre les accidents du travail avec une assurance réclamation qui a une date rétroactive plus tard que celle de votre police actuelle
- renouvelle ou remplace votre assurance contre les accidents du travail avec une couverture de la LBE qui s'applique en cas d'accident
Besoin d'EBL
La nécessité d'une couverture par l'EBL dépend de facteurs tels que le nombre d'employés et les types d'avantages offerts. La couverture sert de couverture contre les réclamations importantes par des employés mécontents ou leurs personnes à charge. Il ne devrait pas être utilisé comme un substitut à une bonne gestion des risques.
La couverture EBL n'est pas essentielle pour toutes les entreprises. Une entreprise qui emploie un petit nombre de travailleurs ou qui offre peu ou pas de prestations n'aura pas besoin de cette couverture. Votre agent ou courtier peut vous aider à décider d'acheter ou non une couverture EBL.