Envoi de formulaires W-2 à l'administration de la sécurité sociale
La date limite pour le dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de l'administration de la sécurité sociale a été modifiée. Pour les formulaires de 2016 (et à venir), la date limite de dépôt est le 31 janvier. La date limite pour remettre les formulaires W-2 aux employés est toujours le 31 janvier de l'année suivante. La date de soumission initiale a été mise en place pour aider à prévenir la fraude fiscale. En savoir plus sur les échéances du rapport annuel de la taxe sur la masse salariale 2017.
La nouvelle date limite s'applique à tous les dépôts W-2, même en ligne.
Avant d'envoyer les formulaires W-2
Vous devez préparer un Relevé des salaires et des impôts W-2 pour chaque employé, indiquant le salaire gagné, l'impôt sur le revenu fédéral et provincial retenu, les autres déductions et les renseignements nécessaires pour que l'employé prépare sa déclaration de revenus personnelle. Si vous ne remplissez pas les formulaires W-2 en ligne, vous devez également préparer un formulaire W-3 , résumant les informations incluses dans les W-2. Assurez-vous que toutes les informations sur le formulaire W-3 sont exactement les mêmes que sur les W-2, y compris les informations sur votre entreprise. Les totaux sur chaque formulaire doivent correspondre.
Passez en revue ces autres erreurs courantes lors de la soumission des formulaires W-2 et W-3. Si vous faites une erreur et que vous devez corriger un formulaire W-2 , vous devrez également soumettre un formulaire W-3 modifié.
Informations générales sur la soumission des formulaires W-2
Envoyez vos formulaires W-2 à l'Administration de la sécurité sociale (ASS), PAS à l'Internal Revenue Service. Comment réviser et envoyer ces formulaires:
- Passez en revue vos formulaires W-2 remplis pour vous assurer que toutes les informations sont claires et lisibles. Gardez la copie A - la copie rouge.
- Soumettez la copie rouge A de chaque formulaire W-2 à la SSA. La SSA n'acceptera pas les photocopies.
Envoi de formulaires W-2 à l'ASS en ligne
Vous pouvez déposer en ligne des formulaires W-2 à l'Administration de la sécurité sociale via la section Services aux entreprises en ligne.
Vous n'avez pas besoin d'inclure le formulaire W-3 si vous envoyez les formulaires par e-mail - le SSA calcule un total à partir des formulaires W-2. Il n'y a pas de prolongation de la date limite de dépôt du 31 janvier pour le dépôt en ligne. Vous pouvez également soumettre des formulaires corrigés en ligne.
Envoi de formulaires W-2 à la SSA par courrier
- Envoyez les formulaires par service postal américain à l'administration de la sécurité sociale à: Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
- Si vous déposez à la dernière minute et que vous devez utiliser un service de livraison privé comme UPS ou Federal Express pour l'obtenir du jour au lendemain, l'adresse est différente: Centre des opérations de données, ATTN: Processus W-2, 1150 E. Mountain Drive, Wilkes- Barre, PA 18702-7997.
- Les formulaires corrigés doivent être envoyés à: Data Operations Centre, BP 3333, Wilkes-Barre, PA 18767-3333, si vous les envoyez par la poste. Si vous les envoyez par service de livraison privé, utilisez la même adresse 1150 E. Mountain Drive que vous utiliseriez pour les copies originales envoyées pendant la nuit.
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