Dates d'échéance pour les formulaires 1099-MISC
Les 1099 sont dues aux contractuels au 31 janvier de chaque année, pour l'année civile précédente.
Vous pouvez lire les détails dans cet article sur les dates limites du rapport annuel de la taxe sur la masse salariale.
Collecte d'informations pour la préparation des formulaires 1099-MISC
Les informations pour ce formulaire proviennent de vos dossiers d'entreprise pour les paiements non-employés pour chaque personne ou entreprise que vous payez pour les services. Vous pourriez payer ces personnes sous la rubrique «Honoraires professionnels» ou «Autres paiements». Assurez-vous de garder une trace de ces paiements par fournisseur, de sorte que vous pouvez exécuter une liste à la fin de l'année.
Qui devrait recevoir un formulaire 1099-MISC?
Le formulaire 1099-MISC comprend des renseignements sur les indemnités versées l'année civile précédente à diverses personnes et entités. Vous devez envoyer un formulaire 1099-MISC non-employés que vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année civile. Ce formulaire n'est PAS utilisé pour les salaires et traitements des employés.
Le 1099-MISC est le plus couramment utilisé pour les entrepreneurs indépendants et les fournisseurs qui sont des travailleurs indépendants (et non des sociétés). Par exemple, un service de conciergerie ou un développeur Web peut être dans cette catégorie.
Si vous êtes confus quant à savoir si vous devriez envoyer un 1099-MISC à une entreprise spécifique,
Pour déterminer si une personne ou une entité commerciale spécifique doit recevoir un formulaire 1099-MISC, lisez cet article à propos de qui doit recevoir un formulaire 1099-MISC . Si la personne est admissible à recevoir ce formulaire, déterminez si vous avez payé cette personne 600 $ ou plus au cours de l'année civile.
Vérifiez auprès de votre professionnel de l'impôt si vous êtes toujours dans le doute.
Numéros d'identification des contribuables et formulaire 1099-MISC
Avant de préparer un 1099-MISC pour quelqu'un, vous devez avoir un numéro d'identification fiscale valide pour cette personne. Vous devrez obtenir un formulaire W-9 de chaque bénéficiaire. Ce formulaire comprend le nom et l'adresse ainsi que l'ID du contribuable.
Le principal sujet de confusion dans ce formulaire est de savoir s'il faut utiliser la case 3 ou la case 7 pour les paiements autres que les employés. Si vous avez des doutes quant à l'utilisation des cases 3 ou 7 pour déclarer les paiements à un non-employé, services "dans l'encadré 7.
Comment traiter avec un ID de contribuable manquant
Suivez cette série d' étapes définies par l'IRS:
- Faites tout votre possible pour obtenir l'ID du contribuable, en envoyant à la personne un formulaire W-9.
- Documentez vos efforts pour obtenir le formulaire W-9. Gardez une trace des tentatives que vous avez faites, y compris les courriels et les envois, pour vous protéger contre les amendes et les pénalités lorsque l'IRS vous contacte.
- Fichier le 1099-MISC à l'heure, y compris les zéros dans l'espace où l'ID du contribuable est nécessaire.
Informations nécessaires pour un formulaire 1099-MISC
Informations d'affaires. Pour chaque 1099-MISC que vous préparez, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise:
- Votre numéro d'identification de l'employeur fédéral
- Votre nom d'entreprise
- Votre adresse professionnelle
Numéro d'identification fiscale du destinataire Il s'agit du numéro de sécurité sociale du bénéficiaire ou de l'EIN fédéral.
Montants du paiement Entrez les montants payés dans la case appropriée:
- Case 1 - Montants que vous avez payés en loyers ( mais pas à une société)
- Encadré 2 - Redevances provenant de propriétés pétrolières, gazières ou minérales ou de propriété intellectuelle (brevets, droits d'auteur, marques de commerce)
- Encadré 3 - Autres paiements de revenu, y compris les prix et les récompenses (cases 3 et 7); y compris les paiements de loterie (mais pas les prix et récompenses aux employés, les paiements pour les participants aux études de recherche, et les dommages-intérêts punitifs.
- Encadré 6 - Paiements médicaux et de santé , pour les paiements à «chaque médecin ou autre fournisseur ou fournisseur de services médicaux ou de soins de santé, y compris les paiements effectués par les assureurs médicaux et de santé dans le cadre de programmes d'assurance maladie, accident et maladie» pas aux pharmacies pour les médicaments sur ordonnance.
- Case 7 - Services fournis par un non-employé (y compris les pièces et le matériel), y compris les dépenses liées à l'utilisation d'un lieu de divertissement que vous traitez comme une compensation pour un non-employé.
- Encadré 9 - Ventes directes de 5 000 $ ou plus de produits de consommation destinés à la revente
- Case 14 - Produit brut versé à un avocat (expliqué ci-dessous)
La liste de l'IRS comprend d'autres catégories que vous n'utiliseriez probablement pas, comme les produits de la pêche, le produit de l'assurance récolte et
Impôt fédéral sur le revenu retenu Inscrivez à l'encadré 4 tout montant d'impôt fédéral retenu sur les paiements à un bénéficiaire.
Section 409A Reports et revenus Les cases 15a et 15b vous obligent à enregistrer les reports et revenus de l'article 409A. L'article 409A se réfère à une section relativement récente (2004) de l'Internal Revenue Code qui concerne les régimes de rémunération différés non qualifiés. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal ou d' un avocat fiscal si vous pensez que vous pourriez avoir à signaler une rémunération différée non qualifiée à quelqu'un.
Informations locales et nationales Dans cette section, vous saisissez des informations sur les revenus de l'État et les retenues à la source. Notez que vous pouvez entrer des informations pour un ou deux états. Si vous devez entrer des informations pour plus de deux états, vous devrez compléter un autre 1099-MISC pour ces informations.
Le numéro d'état de l'État / payeur (case 17), le numéro d'identification fiscale de votre entreprise n'est PAS votre numéro d'identification de taxe de vente. De nombreux États utilisent le numéro d'identification fiscale fédéral (EIN) et ajouter des chiffres à la fin. Vérifiez auprès de votre département d'état des recettes pour plus d'informations.
Que faire avant d'envoyer le formulaire 1099-MISC:
1. Vérifiez l'année sur les formulaires fiscaux.
L'IRS change ces formulaires chaque année, alors assurez-vous d'avoir la version de l'année en cours. L'année du formulaire est l'année du paiement, PAS l'année où vous remplissez le formulaire. Si vous envoyez un formulaire 1099-MISC à un entrepreneur en janvier 2019 pour le travail de 2018, utilisez le formulaire 2018.
2. Assurez-vous d'avoir un formulaire W-9 pour chaque bénéficiaire.
Avant d'envoyer un formulaire 1099-MISC à quelqu'un, vous devez remplir un formulaire W-9 pour cette personne. Le formulaire W-9 a pour but de vérifier le numéro d'identification fiscale de la personne . Pour un individu, l'identifiant du contribuable peut être un numéro de sécurité sociale. Pour une entreprise, il peut s'agir d'un numéro d'identification d'employeur.
Il est important de vous assurer d'avoir cette information. Si vous ne recevez pas de formulaire W-9 d'un non-employé, ou si l'identification fiscale n'est pas valide, l'IRS vous notifiera que vous devez commencer à retenir la retenue sur les paiements effectués à cette personne.
3. Commandez les formulaires 1099-MISC et utilisez le bon formulaire.
Si vous envoyez vos propres formulaires 1099-MISC (sommaire de fin d'année pour les entrepreneurs indépendants), il est maintenant temps de commander des formulaires pour cette année d'imposition. Si vous avez un service de paie, vérifiez qu'ils ont ce dont ils ont besoin pour préparer ces formulaires en janvier.
Vous pouvez obtenir des formulaires 1099-MISC auprès des magasins de fournitures de bureau, ou de l'IRS. Vous ne pouvez pas utiliser un formulaire 1099-MISC que vous téléchargez sur Internet car l'encre rouge de la copie A est spéciale et ne peut pas être copiée. Vous devez utiliser le formulaire officiel.
4. Vérifiez les erreurs avant de soumettre à l'IRS.
Les erreurs les plus fréquentes dans l' utilisation des formulaires 1099 incluent l'utilisation du formulaire pour la mauvaise année, l'utilisation du formulaire incorrect, l'envoi du formulaire à la mauvaise personne ou entreprise, l'omission de toutes les informations demandées et d'autres erreurs de formulaire.
Imprimer et distribuer des formulaires
Le 1099-MISC est un formulaire en plusieurs parties. Voici les parties de ce formulaire et où envoyer chacun:
La copie A est envoyée à l'Internal Revenue Service
La copie 1 est envoyée au (x) département (s) des impôts de l'État
La copie B est pour le destinataire.
La copie 2 est pour le destinataire de produire avec sa déclaration de revenus de l'état
Les copies B et 2 doivent être reçues par la personne au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition.
La copie C est pour le bénéficiaire (vous).
Dépôt de formulaires 1099-MISC avec l'IRS
Vous pouvez déposer des formulaires 1099-MISC avec l'IRS à travers le système de retour d'information par voie électronique (FIRE). La date limite pour le dépôt des formulaires 1099-MISC de chaque année est le 31 janvier de l'année suivante.
Disclaimer
Les informations fournies dans cet article sont à des fins générales, pour vous aider à collecter les informations dont vous avez besoin pour préparer et imprimer les formulaires 1099-MISC. Chaque situation d'entreprise est unique et cette information ne tente pas d'être exhaustive ou de vous dire toutes les informations qui doivent être incluses dans vos formulaires 1099-MISC. Discutez avec votre conseiller fiscal pour obtenir des informations sur votre situation spécifique.
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