Prendre ces déductions pour les repas et les divertissements est un processus en trois étapes:
D'abord, vous devez vérifier que ces dépenses sont des dépenses d'entreprise légitimes.
Certaines de ces dépenses sont déductibles, tandis que d'autres ne le sont pas. Je vais vous expliquer plus sur ce qui est déductible et ce qui ne l'est pas.
Deuxièmement, vous devez avoir les documents pour sauvegarder la déduction. Vous n'avez pas besoin d'inclure ces documents dans votre déclaration de revenus, mais vous en aurez besoin en cas de vérification.
Enfin, vous devez déterminer si vous pouvez prendre la totalité du montant en déduction ou si les montants sont assujettis à la «règle des 50%», ce qui limite la déduction à 50%.
Voici les détails:
Comment déduire les frais de repas
Vous pouvez déduire 50% des coûts pour les repas d'affaires, que vous alliez déjeuner avec un client ou que vous voyagiez en dehors de la ville. Les deux façons de déterminer les coûts de repas sont:
- Coûts réels pour les repas
- Utilisez l'allocation de repas standard de l'IRS
Avec les deux méthodes, vous devez toujours conserver les reçus et suivre les coûts réels. Vous pouvez trouver l'indemnité de repas standard (appelée «Repas et frais accessoires» pour la plupart des grandes villes des États-Unis dans la publication IRS 1542 (Taux journaliers) (PDF)
Comment déduire les frais de divertissement
Si vous divertissez des clients ou des clients, vous pouvez déduire jusqu'à 50% de ces coûts. Assurez-vous de garder de bons dossiers sur qui était présent, les dates et heures, et les raisons des discussions de divertissement et d'affaires qui ont eu lieu.
Plus de lignes directrices sur la déduction des frais de repas et de représentation
- Les dépenses doivent être des dépenses d'entreprise «ordinaires et nécessaires»
- Les dépenses doivent répondre à l'un des deux tests suivants:
- Le test directement lié s'applique si vous pouvez montrer que le but principal de l'activité était l'activité commerciale. Par exemple, si vous rencontrez des clients dans votre bureau, les frais de repas au cours de la réunion répondraient probablement au critère «directement lié».
- Le test associé s'applique si la dépense est associée à (conjointement avec) une discussion commerciale «substantielle». Par exemple, si vous avez eu une réunion avec des clients dans un restaurant et que vous emmenez les clients au théâtre, cela pourrait satisfaire le test «associé».
Inclus dans la limite de 50% sont:
Taxes et pourboires relatifs à une activité commerciale ou de divertissement,
Couvrir les frais d'admission dans une boîte de nuit,
Loyer payé pour une chambre dans laquelle vous organisez un dîner ou un cocktail, et
Montants payés pour le stationnement dans une aréna sportive.
Frais de repas et de divertissement NON soumis à la limite de 50%
Vous pouvez déduire les repas fournis aux employés. Si les aliments ou les boissons que vous fournissez aux employés sont admissibles à titre de prestation de minimis (c'est-à-dire, ils sont de petites quantités fournies occasionnellement), vous n'êtes pas limité aux 50%. Vous pouvez déduire le coût total. Des exemples d'aliments et de boissons de minimis pour les employés pourraient être du café et des beignets lors d'une réunion du personnel ou une pizza occasionnelle si les employés doivent faire des heures supplémentaires.
La limite de déduction sur les repas est discutée au chapitre 2 de la publication de l' IRS 535 - Dépenses d'entreprise. Si les dépenses ne sont pas considérées comme de minimis , elles sont soumises à la règle des 50%.
Certains frais de repas et de divertissement peuvent être entièrement déduits. Autrement dit, votre déduction ne doit pas être limitée à 50% sur ces activités:
- Lors d'un événement pour promouvoir la bonne volonté dans la communauté , comme le parrainage d'un événement communautaire.
- Lors d'un événement au cours duquel les profits iront à un organisme de bienfaisance (vérifiez pour être sûr que l'organisme de bienfaisance répond aux qualifications IRS)
- Si le repas ou le divertissement est une partie essentielle de la fonction d' affaires , comme avec un critique de restaurant, un blogueur alimentaire, ou un journaliste sportif.
- Pour les repas pour les employés à la convenance de l'employeur (comme dans le cas où les employés doivent faire des heures supplémentaires), ou pour un événement occasionnel, comme le pique-nique annuel des employés.
Repas et frais de divertissement que vous ne pouvez PAS déduire
Vous ne pouvez pas déduire les frais de repas et de divertissement pour des raisons personnelles pendant votre voyage. Si le voyage est «principalement» une entreprise, la plupart des dépenses seront considérées comme des dépenses d'entreprise. Si le voyage est «principalement» personnel et que vous effectuez une activité minimale, seuls les coûts directement liés à l'entreprise que vous dirigez peuvent être déductibles.
Où afficher ces dépenses sur votre déclaration de revenus d'entreprise
- Pour les propriétaires uniques et les sociétés à membre unique, indiquez ces dépenses dans la section «Dépenses» de l'annexe C. La ligne 24b est l'endroit où entrer les frais de repas et de représentation déductibles. Entrez le montant de 50% ici.
- Pour les sociétés de personnes et les sociétés à personnes multiples, indiquez ces dépenses dans la section «Déductions» du formulaire 1065
- Pour les sociétés, indiquez ces dépenses dans la section «Déductions» du formulaire 1120 .
- Vous pouvez utiliser les taux quotidiens pour calculer les frais de voyage aux États-Unis, en fonction de la publication 1542 de l'IRS - Taux quotidiens . Cette publication dresse la liste des taux quotidiens pour la plupart des grandes villes des États-Unis et met à jour ces taux périodiquement.
- Notez que la limite de 50% s'applique également à l'indemnité de repas standard. Lorsque vous inscrivez tous les coûts de repas dans la ligne appropriée de l'annexe C, par exemple, la limite de 50% est appliquée. %
Pour plus d'informations sur les frais de repas et de divertissement, voir la publication IRS 463, chapitre 2.
Tenir des registres sur les repas d'affaires et les frais de divertissement
Parce que ces dépenses se produisent souvent pendant que vous voyagez, il peut être difficile de garder de bons dossiers, mais il est important d'enregistrer tous les détails sur l'objet de ces dépenses. Notez l'objectif commercial sur les reçus, utilisez une application, ou prenez des photos de reçus, et archivez tous les reçus afin de pouvoir les afficher en cas d'audit.
Avis de non-responsabilité Cet article présente des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Reportez-vous aux publications de l'IRS et discuter des déductions fiscales possibles avec votre préparateur d'impôt.