Évitez ces 10 erreurs lors du dépôt des réclamations d'assurance!

by Marianne Bonner

Comme beaucoup de propriétaires de petites entreprises, vous pouvez faire des erreurs lors du dépôt des réclamations d'assurance. De telles erreurs sont faciles à faire mais peuvent avoir de graves conséquences, notamment un retard de paiement ou même un refus de réclamation. Voici dix erreurs courantes faites par les propriétaires d'entreprise ainsi que les mesures que vous pouvez prendre pour les éviter.

01 - Défaut d'aviser immédiatement votre assureur

Une erreur courante est de ne pas contacter votre assureur tout de suite d'un accident ou d'une perte potentiellement couverte par votre police. Ne tardez pas! Appelez votre assureur immédiatement. Ceci est important pour deux raisons. Premièrement, les réclamations sont plus faciles à régler lorsque les événements viennent de se produire et que les preuves sont récentes. Les preuves physiques et les souvenirs des témoins s'estompent avec le temps.

Deuxièmement, un préavis est une condition de couverture dans la plupart des polices d' assurance des entreprises . Les politiques de propriété commerciale exigent généralement un avis rapide de toute perte ou dommage. La plupart des polices à responsabilité générale et à parapluie exigent que vous avisiez l'assureur dès que possible en cas d' événement , d'infraction, de réclamation ou de poursuite. Si vous omettez de déclarer une perte ou une réclamation dans un délai raisonnable, votre assureur peut refuser le paiement.

Si vous préférez, vous pouvez signaler une perte ou une réclamation à votre agent d'assurance ou à votre courtier . Ce dernier transmettra l'information à votre assureur en votre nom. Votre agent ou courtier obtiendra les formulaires de réclamation et vous aidera à les remplir.

02 - Mauvaise documentation

Une mauvaise tenue de dossier de votre part peut retarder votre récupération pour une réclamation. Documentez chaque communication que vous avez avec votre assureur concernant votre réclamation. Notez l'heure, la date et le contenu de chaque conversation verbale. Conservez tous les documents dans un fichier séparé pour pouvoir y accéder rapidement. Si vous envoyez des documents papier à votre assureur, conservez-en une copie pour votre dossier. Assurez-vous d'enregistrer la date à laquelle les documents ont été envoyés. Si vous parlez à un représentant des réclamations ou à un autre employé d'une compagnie d'assurance au téléphone, envoyez à cette personne un résumé de la conversation dans une lettre ou un courriel.

Lorsqu'un accident ou une perte se produit, documentez la scène avec une caméra si vous pouvez le faire en toute sécurité. Prenez des photos de votre propriété endommagée. Soumettez les photos à votre assureur lorsque vous produisez votre réclamation. Les photos peuvent aider à vérifier votre description écrite des événements et des biens endommagés.

03 - Défaut de collaborer avec votre assureur

Vous pouvez également reporter le paiement de votre réclamation si vous n'êtes pas coopératif avec votre assureur. Votre assureur a besoin de votre coopération pour régler votre demande de manière efficace et efficiente. Si vous ne vous conformez pas aux demandes d'informations de l'assureur relatives à votre réclamation, vos actions peuvent donner à l'assureur des raisons de refuser la couverture.

De nombreux assureurs attachent des instructions écrites à leurs politiques concernant les procédures que vous devez suivre en cas d'accident ou de perte. Conservez ces instructions avec votre police afin de pouvoir les consulter avant de déposer une réclamation.

Vous devriez également connaître les conditions de perte dans votre police. Ceux-ci décrivent les obligations que vous devez remplir en vertu du contrat d' assurance pour obtenir le paiement d'une réclamation ou d'une perte. De nombreuses polices stipulent expressément que vous devez coopérer avec l'assureur dans le cadre de l'enquête ou du règlement de la réclamation. Les politiques de responsabilité vous demandent également de coopérer pour votre défense .

04 - Défaut de conserver la propriété endommagée

Si la propriété de vos locaux ou de votre lieu de travail a été endommagée par un incendie ou un autre danger, vous pourriez être tenté de la jeter. Ne fais pas ça! Laissez la propriété telle qu'elle est jusqu'à ce qu'un expert en sinistres l'ait inspectée. Sinon, vous pourriez détruire des preuves précieuses d'une perte.

Notez que si les biens assurés en vertu d'une assurance de biens commerciaux ou d'assurance de dommages matériels sont endommagés, vous êtes tenu de protéger ces biens contre d'autres dommages. Par exemple, supposons qu'une tempête de vent souffle un trou dans le toit d'un bâtiment que vous possédez. Vous devrez protéger le toit contre d'autres dommages par la pluie ou d'autres dangers en couvrant le trou avec une bâche ou un matériau similaire.

05 - Ne pas appeler la police

Dans certains cas, vous pouvez violer les termes de votre police si vous ne communiquez pas avec la police. De nombreuses politiques de propriété commerciale vous obligent à contacter la police si une loi a été enfreinte. Par exemple, le vandalisme est généralement interdit par la loi, vous devez donc téléphoner à la police avant de déposer une plainte pour vandalisme . La politique commerciale standard stipule que vous devez appeler la police si une voiture couverte ou un de ses équipements a été volé.

Vous devriez téléphoner à la police à la suite d'un accident d'automobile même si vous n'êtes pas tenu de le faire en vertu de la politique. La loi de l'État peut vous obliger à informer la police si quelqu'un a été blessé ou tué, ou si l'accident a causé des dommages matériels qui dépasse un certain montant en dollars. Un rapport de police peut vous être utile, ainsi qu'à votre assureur, car il vérifie les faits liés à l'accident ou à la perte. Le rapport peut aider à accélérer le règlement de votre réclamation.

06 - Payer des réclamations de tierces parties

Si un accident survient dans lequel une tierce partie subit des blessures corporelles mineures ou des dommages matériels , vous pourriez être tenté de dédommager cette personne de la poche de votre entreprise plutôt que de déposer une réclamation d'assurance. C'est une mauvaise idée pour plusieurs raisons.

Premièrement, les blessures qui semblent mineures au moment de l'accident peuvent devenir graves. De même, certaines blessures peuvent ne pas être évidentes tout de suite. Une personne dont le véhicule a été endommagé dans une collision automobile peut développer un coup de fouet cervical plusieurs jours après l'accident.

Deuxièmement, vous êtes interdit en vertu de vos polices responsabilité et auto de faire volontairement tout paiement, en assumant toute obligation, ou d'engager des dépenses sans le consentement de votre assureur. Si vous effectuez un paiement à une personne qui, plus tard, dépose une réclamation ou une poursuite contre vous, votre assureur peut refuser la couverture de la réclamation au motif que vous avez violé une condition de police.

Réfléchissez à deux fois avant de faire des paiements directs pour les blessures subies par vos travailleurs. Comme indiqué précédemment, des blessures apparemment mineures peuvent devenir importantes. Ils peuvent également générer des poursuites contre votre entreprise.

07 - Ne pas remettre en question les calculs de votre assureur

La plupart des réclamations pour dommages matériels et automobiles sont réglées en fonction du calcul de la valeur de la propriété endommagée par l'assureur. Les automobiles endommagées sont normalement évaluées en fonction de leur valeur de rachat réelle (VAC). Les biens commerciaux endommagés peuvent être évalués en fonction de leur valeur réelle ou de leur coût de remplacement.

Peu importe la valeur de vos biens endommagés, vous devriez obtenir des estimations réalistes du coût de réparation ou de remplacement. Ne présumez pas que l'estimation de ces coûts par votre assureur est exacte. Les coûts de réparation et de remplacement varient considérablement d'un endroit à l'autre. Les coûts de construction à Manhattan sont significativement plus élevés que ceux d'Omaha.

Si la valeur de votre propriété est difficile à évaluer, envisagez d'engager un expert en sinistres pour vous aider. Un expert public expérimenté calculera vos coûts de réparation ou de remplacement pour vous et vous guidera dans le processus de réclamation. Cette personne négociera avec l'expert en sinistres de l'assureur en votre nom pour obtenir un règlement favorable.

08 - Admettre que vous étiez fautif

Lorsqu'un accident se produit dans lequel quelqu'un d'autre est blessé ou que ses biens sont endommagés, n'admettez pas la responsabilité. Il y a plusieurs raisons à cela. D'une part, la cause de l'accident peut être différente de ce que vous pensez. L'accident peut avoir impliqué des facteurs qui n'étaient pas apparents lorsque l'incident s'est produit.

Deuxièmement, la partie lésée pourrait déposer une plainte contre vous. Votre acceptation de la responsabilité pourrait nuire à la capacité de votre assureur de vous défendre contre la réclamation.

Troisièmement, les polices d'assurance responsabilité interdisent aux souscripteurs d'assumer toute obligation sans le consentement de l'assureur. Un aveu de faute pourrait constituer une violation du contrat d'assurance, ce qui pourrait constituer un motif pour l'assureur de refuser la couverture de la réclamation.

09 - Ne pas suivre l'Ajusteur

Une fois votre réclamation déposée, vous pouvez vous asseoir, vous détendre et attendre un paiement de votre assureur, n'est-ce pas? La réponse est non! Ne perdez pas la trace de votre réclamation. Si plusieurs semaines se passent et que vous n'avez pas eu de nouvelles de l'expert, faites un suivi par courriel ou par téléphone. Demander un rapport d'étape.

10 - Ne pas lire votre politique

Peu de propriétaires d'entreprise aiment lire des contrats d' assurance. Pourtant, la lecture de votre politique est essentielle car vous devez comprendre ce qu'elle fait et ce qu'elle ne couvre pas. Lisez votre police dès que vous la recevez de votre assureur. Si vous avez de la difficulté à comprendre le libellé, demandez de l'aide à votre agent ou courtier . Réviser votre politique avant de déposer une réclamation. Assurez-vous de bien comprendre les fonctions que vous devez remplir pour obtenir le paiement d'une perte.