Comment savoir si vous avez un problème de contrôle d'inventaire
Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour tester vos processus de contrôle d'inventaire. Une méthode consiste à passer en revue les envois récemment manqués à vos clients. L'un de ces envois manqués at-il été causé par un manque de compréhension de ce que vous avez en main et disponible pour l'expédition?
Par exemple, vous pourriez avoir eu 100 de la partie A et un client en a demandé 100 chacun. Mais ils n'avaient pas besoin de vous pour l'expédier avant la semaine prochaine, alors les 100 pièces de la partie A étaient dans votre entrepôt. Le jour suivant, un autre client a téléphoné et a demandé 100 exemplaires de la partie A. Vous étiez absent du bureau pour prendre soin des 40 millions d'autres choses dont un propriétaire de petite entreprise a besoin, alors votre autre employé a répondu à l'appel . Cet autre employé a vérifié et a vu les 100 pièces de la partie A et il a expédié le deuxième client. La semaine suivante, vous deviez expédier les 100 pièces de la partie A au premier client, et ce n'était pas là.
Votre petite entreprise pourrait avoir un problème de contrôle d'inventaire. Il est important de savoir non seulement ce que votre petite entreprise a sous la main, mais aussi ce que vous avez à votre disposition. Dans le cas ci-dessus, alors que votre employé a vu que vous aviez 100 exemplaires de la partie A, il n'y avait aucun processus en place pour lui faire savoir que les 100 ont été attribués à un autre client.
Audit plancher à feuille
Une autre méthode que vous pouvez utiliser pour tester votre contrôle d'inventaire consiste à effectuer un audit du sol à la feuille. Cela signifie que vous sortez sur votre plancher d'entrepôt (ou salle de stock, ou placard de salle, ou garage - où votre petite entreprise garde son inventaire) et vous sélectionnez une poignée d'articles à compter.
Nous discuterons du nombre d'éléments à compter par la suite, mais lorsque vous avez terminé, vous prenez alors ces numéros de compte sur votre système qui suit l'inventaire. Cela peut être votre WMS (système de gestion d'entrepôt), ERP / MRP (planification des ressources d'entreprise / planification des besoins en matériel), une feuille de calcul Excel, un livre de comptes ou, éventuellement, une pile de Post-Its. Si vous n'avez pas de système qui suit votre inventaire - même s'il ne s'agit que d'une pile de Post-Its - vous avez un problème de contrôle d'inventaire.
Dans les audits sol-to-sheet, vous comparez ensuite les comptages physiques que vous venez de faire à ce que votre système de contrôle des stocks pensait avoir. Encore une fois, votre objectif devrait être 100% de précision. Si vos numéros de comptage physiques ne correspondaient pas exactement à ce que votre système de contrôle des stocks pensait avoir, savez-vous pourquoi? Et pouvez-vous mettre en place des contre-mesures pour empêcher que cela ne se reproduise? Certaines des raisons les plus populaires qui ne sont pas alignées comprennent:
- Vous avez reçu un envoi de votre fournisseur, mais vous n'avez pas compté les pièces dans les boîtes. La liste de colisage ne doit pas être considérée comme 100% précise. Ouvrez les boîtes et comptez le contenu. Si votre fournisseur dit qu'il vous a envoyé 1 000 pièces et qu'il vous a seulement envoyé 990 pièces, vous n'attrapez pas l'erreur. Non seulement vous avez un problème de contrôle des stocks, mais vous risquez d'expédier vos propres clients.
- Vous avez expédié des pièces à un client, mais vous n'avez pas diminué votre inventaire correctement. Ou du tout. Assurez-vous de déduire vos envois sortants de votre inventaire en temps réel.
- Les problèmes de qualité vous ont obligé à retirer une partie de votre inventaire de votre pile d'inventaire utilisable. Cependant, votre système de contrôle des stocks ne permet pas de différencier entre utilisable et non utilisable, de sorte que votre système indique que vous avez plus que ce que vous pouvez utiliser. Avoir la capacité de différencier les stocks utilisables et non utilisables est non seulement une caractéristique importante qui vous permet de garder une trace des pièces avec des problèmes de qualité, mais cela peut aussi être un mécanisme pour allouer des stocks à un client tout en gardant ces pièces en stock.
- Vos produits sont-ils précieux et faciles à enlever? Une entreprise qui vend des enclumes pourrait avoir moins d'un problème de chapardage qu'une entreprise qui vend des pièces d'or. Assurez-vous que votre plan de contrôle des stocks inclut un moyen de maintenir la sécurité de vos produits. Et implémentez un programme de comptage de cycles qui vous aide à garder une trace de votre inventaire.
Notions de base du programme Cycle Count
Un programme de comptage de cycles est ce qui se passe pendant ces comptages de plancher à plancher. Un programme de comptage de cycles est un processus par lequel vous comptez régulièrement un pourcentage de vos pièces de sorte que, sur une année, vous les avez toutes comptées (ou au moins toutes vos pièces les plus précieuses).
Vous pouvez utiliser un programme de comptage de cycles conjointement avec un inventaire physique annuel , ce qui aide généralement à réduire les écarts de ces inventaires physiques. Certaines entreprises utilisent le nombre de cycles au lieu des inventaires physiques annuels, mais je ne le recommande pas.
Pour déterminer les paramètres de votre programme de comptage de cycles, vous devez déterminer:
- Combien de pièces au total devez-vous compter?
- Allez-vous les compter tous au cours d'une année? Si non, comment allez-vous déterminer le point de coupure? Généralement, les entreprises suivent la règle 80-20, c'est-à-dire que 80% de la valeur de votre inventaire provient de 20% de vos pièces - alors concentrez-vous sur le calcul de 20%.
- À quelle fréquence allez-vous compter?
- Qui va effectuer le comptage? Si votre entreprise est assez grande, le compteur de cycles doit être une personne dont la performance au travail est liée à la précision de l'inventaire. Cela permet de supprimer tout conflit d'intérêt potentiel dans le processus de comptage de cycles. Un compte de cycle est un audit - pas un outil d'évaluation de la performance au travail.
- Comment le dénombrement va-t-il être effectué? Le procédé sol-to-sheet est la méthode préférée. Un compteur de cycles devrait recevoir une liste de numéros de pièces et d'emplacements. Le compteur va ensuite sur le sol et les compte. Il ne devrait pas avoir une idée de combien de personnes s'attendent à être là. Une autre méthode consiste à compter les feuilles au sol. C'est l'inverse de la méthode floor-to-sheet. La méthode feuille à feuille commence lorsque vous remettez à votre comptoir une liste de pièces et leur nombre correspondant en fonction de votre système de suivi des stocks. Le compteur vérifie ensuite les quantités physiques sur les étagères par rapport au nombre de systèmes.
En comprenant les facteurs de processus de comptage du cycle ci-dessus, vous pouvez ensuite construire votre programme de compte de cycle. Par exemple, si vous avez 500 numéros de pièce à compter et que vous pouvez compter une fois par semaine, vous pouvez compter 10 pièces par semaine (ou seulement deux par jour). À la fin d'une année de 50 semaines, vous aurez compté les 500 numéros de pièce. Rappelez-vous simplement de compter les différents numéros de pièce avec chaque compte, pour éviter de sur-compter un numéro de pièce et de sous-compter un autre.
Au cours de ce processus, il est important de savoir quand vos stocks sont désactivés. C'est pourquoi un compteur de cycles ne devrait pas être un superviseur d'entrepôt ou un commis au contrôle des stocks. C'est la nature humaine pour ces employés de mettre en place des correctifs sans escalader les problèmes sous-jacents à la gestion. En tant que propriétaire ou gestionnaire de petite entreprise, vous devez savoir quand les processus de contrôle d'inventaire sous-jacents ne fonctionnent pas, vous pouvez donc mettre en place des contre-mesures pour éviter les problèmes en aval.
Résolution des problèmes de contrôle d'inventaire
Un programme de comptage de cycles, associé à un inventaire physique annuel, permet de résoudre les problèmes de contrôle des stocks. Les programmes de comptage de cycles aident à identifier les insuffisances dans le contrôle des stocks, mais il vous appartient de faire des changements pour rectifier les problèmes que votre programme de décompte des cycles révèle.