Comment calculer et déclarer les déductions
Formule de base pour le salaire net:
Salaire brut de l'employé (taux de rémunération x heures travaillées)
moins Déductions fiscales obligatoires
moins Déductions volontaires à la source
est égal à Net Pay.
Déductions fiscales obligatoires
La loi exige que les charges sociales doivent être retenues sur le salaire de l'employé. Les employeurs doivent ensuite transmettre ces retenues à diverses agences fiscales. Les déductions d'impôt sur les salaires comprennent ce qui suit:
- Retenues d'impôt fédéral sur le revenu (d'après les tables de retenues de la publication 15)
- Retenue d'impôt de la sécurité sociale (6,2% jusqu'à concurrence du maximum imposable annuel de 127 200 $ en 2017)
- Retenue d'impôt Medicare (1,45 pour cent)
- Retenue d'impôt supplémentaire Medicare (0,9%) pour les employés gagnant plus de 200 000 $ (il s'agit d'une nouvelle exigence de retenue d'impôt à compter de 2013)
- Retenue d'impôt sur le revenu de l'État
- Diverses retenues fiscales locales (telles que les taxes de la ville, du comté ou de l'école, l'assurance-invalidité ou l'assurance chômage).
Déductions volontaires de la paie
Les retenues salariales volontaires ne sont retenues sur le chèque de paie de l'employé que si l'employé a accepté la déduction.
Les retenues volontaires paient ou contribuent à divers avantages auxquels l'employé a choisi de participer. Les retenues salariales volontaires peuvent inclure ce qui suit:
- Primes d'assurance maladie (soins médicaux, dentaires et oculaires)
- Primes d'assurance-vie
- Cotisations au régime de retraite (p. Ex. Régime 401 (k))
- Plans d'achat d'actions des salariés (plans ESPP et ESOP)
- Repas, uniformes, cotisations syndicales et autres dépenses liées à l'emploi
Les déductions volontaires peuvent être payées avec des dollars avant impôt ou des dollars après impôt, selon le type de prestations payées. Certaines déductions avant impôt réduisent les salaires soumis à l'impôt sur le revenu fédéral, tandis que d'autres déductions réduisent les salaires soumis à la sécurité sociale et les taxes Medicare ainsi. Les publications 15 et 15-B de l'IRS expliquent quels sont les avantages avant impôt à diverses fins, et un logiciel de paie de qualité professionnelle vous aidera à suivre tous les calculs de paie liés à la fiscalité.
Responsabilités de l'employeur en matière de charges sociales
La responsabilité des taxes sur les salaires continue même après l'émission des chèques de paie aux employés. L'entreprise est responsable de:
- Payer la part de l'employeur des taxes sur la masse salariale
- Pour déposer l'argent des impôts retenu sur les chèques de paie des employés
- Préparation de divers rapports de rapprochement
- Prise en compte de la masse salariale à travers leur reporting financier
- Et le dépôt des déclarations de revenus
Les charges sociales de l'employeur
Les entreprises sont également responsables du paiement de leur part des charges sociales. Ces charges sociales sont une dépense supplémentaire en plus de la dépense du salaire brut d'un employé. La portion de l'employeur des charges sociales comprend ce qui suit:
- Les taxes de sécurité sociale (6,2% jusqu'au maximum annuel)
- Les taxes d'assurance-maladie (1,45 pour cent des salaires)
- Impôts fédéraux sur le chômage (FUTA)
- Les impôts de chômage de l'Etat (SUTA)
Taxes FICA
FICA est synonyme de la Federal Insurance Contributions Act. La taxe FICA se compose à la fois de la sécurité sociale et des taxes Medicare. Les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie sont payées à la fois par l'employé et l'employeur. Chaque partie paie la moitié de ces taxes. Ensemble, les deux moitiés des taxes de la FICA s'élèvent à 15,3%, réparties comme suit:
- Sécurité sociale (l'employé paie 6,2%)
- Sécurité sociale (l'employeur paie 6,2%)
- Assurance-maladie (l'employé paie 1,45%)
- Assurance-maladie (l'employeur paie 1,45%)
À partir de 2013, une taxe Medicare supplémentaire est appliquée aux employés qui déposent des taxes en tant que chef de ménage, célibataire ou en tant que veuve admissible avec un enfant à charge et dont le salaire Medicare dépasse 200 000 $.
Le seuil est beaucoup plus bas pour les personnes mariées qui produisent des déclarations de revenus distinctes: 125 000 $. La taxe supplémentaire Medicare s'applique aux revenus supérieurs à 250 000 $ pour les contribuables mariés qui produisent des déclarations conjointes.
C'est une taxe réservée aux employés. Il n'y a pas de taxe correspondante imposée à l'employeur.
La part des employés de la sécurité sociale a augmenté de 4,2% en 2011 et 2012. Cette taxe sur l'impôt sur les salaires a été légiférée dans le cadre de la Tax Relief Act de 2010, qui a ensuite été prolongée par HR 3765 et reconduite par HR 3630 Mais la part des employés de la sécurité sociale est revenue à 6,2% en 2013.
Déclaration des charges sociales
Les employeurs sont tenus de déclarer leurs obligations fiscales et de déposer les taxes sur les salaires en temps opportun. Les exigences de déclaration comprennent:
- Faire des dépôts d'impôt fédéral
- Déclaration fédérale annuelle de chômage (formulaire 940 ou 940EZ)
- Déclaration trimestrielle de l'employeur sur les charges sociales (formulaire 941)
- Déclaration annuelle de l'impôt fédéral sur le revenu retenu (formulaire 945)
- Relevé des salaires et des impôts (formulaire W-2)
Les employeurs ont également des exigences pour déposer des rapports auprès de divers organismes publics et locaux. Les employeurs peuvent trouver des liens vers les organismes d'État de l'impôt sur le site Web de l'American Payroll Association.
Rédigé à l'origine par Diana Van Blaricom, une professionnelle certifiée en ressources humaines (PHR). Edité et révisé par Beverly Bird.