Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables aux pertes de vol des employés. Une raison est que les travailleurs remplissent souvent plusieurs fonctions avec peu de surveillance.
Un exemple est un comptable qui gère les comptes débiteurs , les comptes créditeurs, et le rapprochement mensuel du bilan. Une deuxième raison est que de nombreuses petites entreprises manquent de contrôles de base pour prévenir la fraude, tels que des contrôles financiers ponctuels ou un audit externe annuel. Troisièmement, de nombreux propriétaires de petites entreprises font trop confiance aux employés clés et hésitent à reconnaître les signes de malhonnêteté.
Types de vol d'argent
L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) cite trois types de vol d'argent : écrémage, vol d'argent et débours frauduleux. L'écrémage et le vol d'argent impliquent le vol de recettes monétaires, ce qui signifie que l'argent circule dans l'entreprise. Les débours frauduleux impliquent le vol de liquidités provenant de l'entreprise sous la forme de paiements.
Écrémage
L'écrémage fait référence au vol d'argent qui n'est pas encore entré dans le système comptable de l'employeur. Le vol peut avoir lieu à la caisse ou au point de vente habituel.
Par exemple, un client effectue un achat en utilisant de l'argent. Un employé empoche l'argent et n'attend jamais l'achat sur la caisse. Le propriétaire de l'entreprise n'est pas au courant du vol, car il n'existe aucune trace de la vente. Un travailleur peut également encercler une partie de la vente et empocher le reste. Par exemple, un employé perçoit 10 $ d'un client et encaisse une vente de 5 $.
Il garde les 5 $ restants.
Les employés qui travaillent pendant les heures creuses, comme le quart de nuit, ont tendance à être supervisés moins étroitement que ceux qui travaillent pendant les heures normales de travail. Il en va de même pour les vendeurs de l'extérieur, les travailleurs à distance et les autres employés qui travaillent à l'extérieur de l'emplacement principal de l'employeur. Pour ces travailleurs, écrémer est souvent un crime d'opportunité.
L'écrémage peut également impliquer le vol de chèques. Par exemple, les patients envoient des chèques à un cabinet dentaire pour les services qu'ils ont reçus. Un employé de bureau dentaire dépose certains chèques dans un compte personnel au lieu du compte de son employeur. Les chèques manquants n'ont jamais été saisis dans le système de comptabilité de l'employeur, de sorte que l'employeur ne sait pas qu'ils ont été reçus.
Larcin
Le vol d'argent fait référence au vol d'argent après qu'il a été enregistré dans les livres de l'employeur. Larcin est plus difficile à dissimuler que l'écrémage parce que les fonds volés ont été enregistrés dans le système comptable de l'employeur. Un exemple de larcin est le vol d'argent d'un tiroir-caisse après qu'un employé a organisé une vente. Le travailleur peut ensuite tenter de couvrir ses traces via un système de caisse enregistreuse (voir ci-dessous). Il peut créer un faux remboursement, annuler une vente ou modifier ou détruire la cassette de la caisse enregistreuse.
Décaissement frauduleux
Comme le vol d'argent, le débours frauduleux implique le vol d'argent qui a été enregistré dans les livres de l'employeur. Le travailleur utilise sa position pour libérer des fonds dans un but non autorisé par l'employeur.
L'ACFE identifie cinq types de décaissements frauduleux.
- Vérifiez la falsification. Un employé crée un chèque frauduleux ou modifie un chèque existant pour son bénéfice. Par exemple, un travailleur modifie un chèque d'un client, en remplaçant le nom de l'employeur par son nom en tant que bénéficiaire. Le travailleur dépose ensuite le chèque dans un compte personnel.
- Systèmes de caisse enregistreuse. Un travailleur vole de l'argent du registre en annulant une vente précédente ou en créant un faux remboursement.
- Schémas de facturation . Ce type de fraude implique un faux document tel qu'un bon de commande ou une facture. Le travailleur crée un faux document puis émet une vérification. Il ou elle encaisse le chèque ou le dépose dans un compte personnel.
- Régimes de remboursement des dépenses. De nombreux travailleurs commettent des fraudes en falsifiant des dépenses d'entreprise. Ils peuvent soumettre des dépenses personnelles à titre de dépenses d'entreprise ou gonfler les montants réellement dépensés. Certains soumettront même la même dépense plusieurs fois.
- Schémas de paie. Les travailleurs de la paie peuvent falsifier les registres de paie, les feuilles de temps ou d'autres documents à des fins personnelles. Les travailleurs peuvent créer de faux employés, falsifier des commissions ou modifier les salaires ou le nombre d'heures travaillées.
Couverture d'assurance
Le vol d'argent par un employé n'est pas couvert par une politique de propriété commerciale typique. Il y a deux raisons à cela. Premièrement, les espèces ne sont pas considérées comme des biens couverts. La plupart des polices excluent les comptes, les effets, les billets, les billets et l' argent ou les titres visés par la définition de biens couverts . Deuxièmement, la plupart des polices excluent la perte ou les dommages causés par un acte malhonnête ou criminel commis par un employé (y compris un travailleur temporaire ou un travailleur loué ).
Pour protéger votre entreprise contre le vol d'argent par les employés, vous pouvez acheter une assurance contre le vol des employés (également appelée couverture de malhonnêteté des employés). Cette couverture peut être ajoutée à une propriété ou à une police d'assurance par le biais d'un endossement ou d'un formulaire d'assurance contre le crime.