Qu'est-ce que Business Travel?
L'IRS a une définition spécifique pour les voyages d'affaires, dans le but de déterminer si vous pouvez déduire ces frais de voyage à des fins commerciales. L'IRS dit que les voyages d'affaires sont loin de votre maison fiscale qui est «sensiblement plus long que le travail d'une journée ordinaire» et qui vous oblige à dormir ou à vous reposer loin de la maison.
Vous devez également dormir loin de la maison pour être en mesure de déduire ces coûts. Le voyage doit également être «temporaire» (durée inférieure à un an).
Qu'est-ce qu'une maison fiscale?
Votre maison fiscale est un concept mis en place par l'IRS pour aider à déterminer si un voyage est déductible. Votre maison fiscale est définie par l'IRS comme votre lieu d'affaires habituel; ce n'est pas l'endroit où tu vis. Si vous avez un bureau dans votre maison, c'est probablement votre maison fiscale; Si vous avez un bureau en ville quelque part, c'est votre maison fiscale. Si vous travaillez à plusieurs endroits et que vous n'avez pas d'établissement régulier, votre domicile fiscal pourrait être votre lieu de résidence.
Après avoir déterminé où se trouve votre maison fiscale (probablement auprès de votre fiscaliste), cette maison fiscale peut être utilisée pour déterminer si vos frais de voyage d'affaires sont déductibles. Si vous devez vous absenter de votre maison pendant la nuit, ou si vous avez besoin de temps pour vous reposer et dormir pendant vos déplacements, vous pouvez probablement compter vos dépenses pendant votre voyage comme déductions d'affaires.
1. Vous pourriez être en mesure de déduire les frais de voyage d'affaires pour un voyage d' affaires / personnel combiné.
Si vous voyagez à l'intérieur des États-Unis, votre voyage doit être «entièrement» une affaire pour vous de prendre des déductions pour les frais de voyage d'affaires. Mais s'il y a du temps personnel "accessoire", c'est bon. Par exemple, si vous voyagez à Dallas pour affaires et que vous passez une soirée en famille dans la région, c'est "accessoire" à l'objectif principal du voyage.
L'IRS dit,
"La programmation d'activités commerciales occasionnelles pendant un voyage, comme regarder des bandes vidéo ou assister à des conférences portant sur des sujets généraux, ne changera pas ce qui est vraiment un voyage d'affaires."
Si tout ou partie de votre conseil est en dehors des États-Unis ., Les règles IRS sont différentes. L'IRS a des règles très spécifiques pour l'allocation de temps personnel et d'affaires sur les voyages internationaux. Voir la publication IRS 463 pour plus de détails.
2. Vous pouvez utiliser les indemnités journalières pour calculer les frais de déplacement.
Le terme "per diem" signifie par jour. Les indemnités journalières sont des montants jugés raisonnables pour les dépenses quotidiennes pendant le voyage, pour les repas et les dépenses diverses. Les taux quotidiens sont fixés pour les voyages aux États-Unis et à l'étranger, et les taux varient selon la région.
Par exemple, les taux quotidiens dans les grandes villes américaines sont plus élevés que dans les autres régions du pays. Les entreprises peuvent établir leurs propres taux quotidiens, mais la plupart des entreprises utilisent les taux quotidiens fixés par le gouvernement des États-Unis.
Les indemnités journalières ne sont pas imposables si elles sont plus élevées. Si vos employés reçoivent plus d'indemnités journalières que le taux maximum fixé par l'Administration des services généraux, l'excédent est imposable pour l'employé.
En savoir plus sur les taux quotidiens et les taux actuels per diem admissibles IRS.
3. Vous ne pouvez pas déduire le coût du transport aérien pour les entreprises si vous avez utilisé des crédits de grand voyageur
Si vous avez utilisé des miles de fidélisation pour voyager en avion pour un voyage d'affaires, vous ne pouvez pas déduire ce coût comme une dépense de voyage d'affaires. Par exemple, si vous réservez un voyage de 350 $ et que vous utilisez des miles de fidélisation pour 300 $ du coût, vous ne pouvez déduire que 50 $ comme dépense d'entreprise.
4. Tous les frais sur une facture d'hôtel ne sont pas des frais de déplacement déductibles.
Les frais de chambre et les taxes sont déductibles, tout comme les frais de blanchisserie, mais les frais personnels supplémentaires tels que les frais de gymnase ou de centre de fitness, et les frais pour les films ou les jeux ne sont pas déductibles.
Vous pouvez déduire les frais d'hôtel pour les appels téléphoniques ou l'utilisation d'un télécopieur.
5. Vous pourriez ne pas être en mesure de déduire le coût d'amener un conjoint en voyage d'affaires
Le coût d'amener un conjoint, un enfant ou une autre personne dans le cadre d'un voyage d'affaires est considéré comme une dépense personnelle et n'est pas déductible.
Mais si vous pouvez prouver que l'autre personne est employée par l'entreprise et accomplit des tâches commerciales importantes pendant le voyage (prendre des minutes à des réunions ou rencontrer des clients d'affaires), vous pouvez déduire les frais de déplacement de cette personne.
6. Vous pouvez déduire 50% des frais de repas lors d'un voyage d'affaires.
Bien qu'il semble raisonnable que les frais de repas lors d'un voyage d'affaires soient entièrement déductibles, ils ne le sont pas. Les frais de repas sont déductibles à 50%, comme les frais de représentation. En savoir plus sur les frais de repas et de divertissement dans le cadre de voyages d'affaires. La limite de 50% s'applique également aux taxes et pourboires pour les repas d'affaires, les frais de couverture, le loyer pour une suite d'accueil et le stationnement dans une salle de sport.
7. Vous pourriez être en mesure de déduire le coût d'une croisière pour un voyage d'affaires, avec certaines limites.
Le coût d'une croisière peut être déductible, jusqu'à la limite actuelle déterminée par l'IRS (actuellement 2 000 $). Vous devez également être en mesure de démontrer que la campagne était directement liée à un événement commercial, comme une réunion d'affaires ou une réunion du conseil d'administration.
L'IRS impose des exigences spécifiques supplémentaires strictes pour la déduction des voyages de croisière comme une dépense d'entreprise, pour des raisons évidentes. Voir plus de détails sous "navires de croisière" dans la publication IRS 463.
En savoir plus sur la déduction des frais de voyage d'affaires
Pour plus d'informations, voir ces publications IRS:
- Publication 17 - Guide fiscal pour les particuliers
- Thème fiscal 511 - Voyages d'affaires
- Publication 463 - Frais de voyage, de représentation, de cadeau et de voiture
Avertissement: Cet article et tous les articles sur ce site sont offerts à titre d'information générale, et ne sont pas destinés à être des conseils fiscaux ou juridiques. Chaque situation d'entreprise est unique et les taxes, les lois et les réglementations changent fréquemment. Consultez vos conseillers fiscaux et juridiques avant de prendre des mesures qui pourraient affecter votre entreprise.