De nombreux propriétaires d'entreprise ont un conjoint qui travaille dans l'entreprise. Souvent, ce conjoint travaille sans salaire ou sans avantages sociaux. Toutefois, si votre conjoint travaille régulièrement à titre d'employé, vous pourriez envisager de mettre votre conjoint sur la liste des employés officiels, pour plusieurs raisons.
Pourquoi mettre votre conjoint sur la liste de paie?
Si vous avez un conjoint conforme qui veut aider et que vous avez assez d'argent provenant de l'entreprise et d'autres sources, il pourrait être tentant de faire travailler le conjoint dans l'entreprise, mais pas en tant qu'employé.
Votre conjoint peut aussi être copropriétaire de l'entreprise, et il peut recevoir des dividendes (si l'entreprise est une société) ou une part du revenu net d'une société de personnes ou d'une société à responsabilité limitée. Dans ce cas, si votre conjoint travaille au jour le jour dans l'entreprise, vous pouvez décider de ne pas verser de salaire à cette personne en plus de l'argent reçu en tant que propriétaire.
Mais il y a certains avantages à classer votre conjoint comme un employé.
Crédit de sécurité sociale pour les conjoints en tant qu'employés
Si votre conjoint travaille dans votre entreprise pour aucun salaire, il ou elle n'accumule pas de crédit à la sécurité sociale. Mais l'embauche de votre conjoint en tant qu'employé signifie qu'il ou elle recevra des crédits de sécurité sociale pour recevoir un revenu de sécurité sociale à la retraite. Bien sûr, cela signifie également que l' impôt FICA (Sécurité sociale / Medicare) sera retenu sur le salaire de votre conjoint et que l' entreprise devra également contribuer à ce compte.
Prestations de retraite
Si votre entreprise a un plan de retraite, votre conjoint / employé peut recevoir des prestations de retraite. Les cotisations au régime de retraite versées par votre société sont déductibles d'impôt, jusqu'à concurrence de 25% de la rémunération ou de 49 000 $, selon le montant le moins élevé.
Couverture d'assurance maladie pour conjoint / employés
Si votre entreprise offre une couverture d'assurance-maladie aux employés, vous pouvez trouver moins cher de couvrir votre conjoint en tant qu'employé plutôt qu'en tant que personne à charge en vertu de votre couverture en tant qu'employé / propriétaire.
Le coût des primes payées par l'entreprise pour l'assurance maladie de votre conjoint est déductible pour l'entreprise.
Vous pouvez également examiner l'impact de l'embauche de votre conjoint sur le crédit d'impôt pour soins de santé offert aux petites entreprises qui paient pour l'assurance-maladie des employés.
Voyage d'affaires avec conjoint / employés
Si votre conjoint / employé a une raison légitime de voyager avec vous pour des voyages d'affaires, vous pouvez déduire les frais de voyage de votre conjoint comme une dépense d'entreprise, et votre conjoint n'aurait pas à payer d'impôt sur ces avantages de voyage. Assurez-vous simplement que vous pouvez justifier la raison pour laquelle votre conjoint vous accompagne lors d'un voyage d'affaires en tant qu'employé, et la raison doit être liée à la position de votre conjoint dans l'entreprise.
La «tenue de vos bagages» ne compte pas comme une raison légitime pour que votre conjoint fasse ce voyage en tant qu'employé, mais si votre conjoint est directeur du marketing et que vous allez à une foire commerciale, cela pourrait être légitime.
Assurance-vie et autres avantages pour le conjoint / employés
Votre conjoint / employé peut recevoir des avantages donnés à d'autres employés, y compris une assurance-vie fournie par l'employeur. Les primes d'assurance-vie collective temporaire d'un maximum de 50 000 $ ne sont pas imposables pour les employés et sont déductibles à titre de frais d'entreprise.
Quels sont les inconvénients de traiter mon conjoint comme un employé?
Le coût principal du traitement d'un conjoint en tant qu'employé est:
- les coûts des impôts sur l'emploi , y compris le montant de l'impôt FICA et de l'impôt sur le chômage qui doit être payé par l'employeur, et
- les coûts liés à la prestation d' avantages sociaux à votre conjoint, y compris les frais engagés pour inscrire un employé conjoint au régime d'assurance-santé de l'entreprise et pour payer les primes d'assurance-vie.
Bien sûr, tous ces coûts sont déductibles à titre de dépenses d'entreprise par l'entreprise.
Si votre entreprise est une société, tenez compte de la différence entre votre tranche d'imposition personnelle et la fourchette d'imposition des sociétés lorsque vous évaluez l'effet de l'embauche de votre conjoint en tant qu'employé. En d'autres termes, regardez la différence entre le revenu de votre conjoint en tant qu'employé et le coût de l'embauche et du paiement pour la société.
Un inconvénient potentiel peut également être des problèmes qui surviennent en cas de divorce. Si votre conjoint travaille dans votre entreprise et que vous décidez de divorcer, consultez votre conseiller fiscal et votre avocat au sujet des problèmes potentiels qui pourraient devoir être résolus.
Traiter votre conjoint en tant qu'employé
Si vous décidez de mettre votre conjoint sur la liste de paie en tant qu'employé, vous devez le traiter comme un employé de toutes les façons:
- Donnez à votre conjoint un titre et un salaire approprié pour ce titre.
- Demandez à notre conjoint de remplir tous les formulaires d'embauche et les autorisations de paie requis, comme tous les autres nouveaux employés. En savoir plus sur les nouveaux formulaires d'embauche que vous devriez avoir compléter votre conjoint.
- Faites toutes les déductions et retenues requises de la paie de votre conjoint, y compris retenir l'impôt fédéral sur le revenu et faire des déductions FICA.
- Inclure votre conjoint / employé dans toutes les protections offertes aux autres employés.
- Vous devriez être en mesure de prouver que votre conjoint est en train de faire le travail pour lequel il est payé.
- Si votre conjoint est également un dirigeant ou un propriétaire de votre entreprise, gardez les fonctions salariées séparées de toute activité de propriété.
Circonstance particulière: S propriétaires de sociétés.
Si vous et / ou votre conjoint possédez plus de 2% d'une société S, certains des avantages de «conjoint en tant qu'employé» peuvent ne pas vous être disponibles. Lisez cet article de l'IRS sur les questions de rémunération et d'assurance médicale des sociétés S et contactez votre conseiller fiscal.
Avertissement: Cet article est destiné à fournir des informations générales et n'est pas destiné à être un conseil fiscal ou juridique. Chaque situation est différente et les lois fiscales changent. Avant d'embaucher votre conjoint en tant qu'employé, discutez de votre situation particulière avec vos conseillers fiscaux et juridiques.