Quand les cadeaux, récompenses et bonus sont-ils imposables?
Deux questions à poser en premier
- Ces cadeaux / récompenses / primes sont-ils imposables pour les employés? Si elles sont imposables, vous devez déduire tous les revenus fédéraux, d'État et locaux applicables ainsi que les taxes FICA . Vous devez également payer d'autres impôts sur le travail ( impôt sur le chômage , par exemple) sur ces montants.
- Ces cadeaux / récompenses / bonus vous sont-ils déductibles en tant que dépense d'entreprise? Pour être déductibles, ces articles ont souvent des limites. Connaître les limites vous aide à déterminer le montant du cadeau.
Cadeaux d'affaires aux employés
Votre entreprise ne peut pas déduire plus de 25 $ d'un cadeau à une personne par année, y compris les employés. Voir I Publication RS 463 pour plus d'informations sur les limites de cadeaux. Connaître les réponses à ces questions peut vous aider à prendre de bonnes décisions pour taxer et déduire de manière appropriée.
Cartes-cadeaux et chèques-cadeaux aux employés
Les chèques-cadeaux et les nouvelles cartes-cadeaux sont pour la plupart imposables pour les employés, car ils peuvent être convertis en argent comptant. On a discuté de la question de savoir si les petites cartes-cadeaux (25 $ ou moins) ne peuvent pas être assujetties à l'impôt parce qu'elles constituent des avantages marginaux «de minimis», mais l'IRS n'a donné aucune indication à ce sujet. de consulter votre conseiller en fiscalité et de les considérer comme imposables.
Si vous donnez des cartes-cadeaux ou des chèques-cadeaux, vous devez retenir les taxes sur les salaires des employés pour ces cadeaux ou les majorer (voir ci-dessous). biens personnels tangibles .
Bonus pour les propriétaires et les employés
Les primes pour les employeurs / propriétaires sont une dépense d'entreprise légitime et peuvent être déduites dans certaines circonstances.
Tout d'abord, regardez les bonus pour les propriétaires / actionnaires:
- S Les sociétés peuvent déduire des bonus pour les actionnaires et les propriétaires, tant qu'ils détiennent leurs actions au moment où la prime est payée.
- C Les sociétés ne peuvent déduire des primes que pour les actionnaires / propriétaires qui possèdent une participation de 50% ou plus au moment du paiement de la prime.
- Pour les entreprises individuelles , les sociétés en nom collectif et les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les primes ne sont pas des dépenses d'entreprise déductibles parce que les propriétaires / partenaires / membres sont considérés par l'IRS comme des travailleurs indépendants. C'est une situation dans laquelle avoir une société et être un employé de cette société pourrait entraîner plus de déductions fiscales .
Les primes aux employés sont considérées comme un revenu et sont imposables pour l'employé. Vous devez retenir les impôts sur le revenu et les taxes FICA sur les bonus des employés (à moins que l'employé ne dépasse le maximum de la sécurité sociale pour l'année.) Si vous décidez d'accorder une prime à vos employés, vous devez leur donner l'autorisation de -4) pour ce salaire, et le changer pour les chèques de paye suivants Beaucoup d'employés aiment changer leur retenue de chèque de bonus afin qu'ils reçoivent plus de bonus (voir plus sur comment faire ci-dessous.)
Récompenses des employés et déductions fiscales
Voici les implications de donner des récompenses aux employés:
- Déductibilité Vous pouvez déduire le coût des primes d'un employé de vos taxes d'affaires, jusqu'à concurrence de 400 $ pour l'attribution de biens meubles corporels (comme une montre) pour chaque employé chaque année. Cela inclut les récompenses de service et les récompenses de sécurité. Il y a aussi des limites sur les récompenses accordées aux employés par des partenariats. Lisez l'article ci-dessous pour plus d'informations.
- Taxabilité Les récompenses de service et de sécurité ne sont pas imposables aux employés s'ils sont limités. Il y a des limites sur les récompenses de service (pas au cours des cinq premières années, et pas plus souvent que tous les 5 ans) et les récompenses de sécurité (pas à plus de 10% des employés). Les récompenses dépassant les limites sont taxables.
Retenue et «grossissement» des cadeaux ou des primes des employés
Les cadeaux des employés sont généralement assez petits pour que vous n'ayez pas à vous soucier des employés qui veulent changer leurs allocations de retenue.
Mais pour des primes plus importantes, vous devriez donner aux employés les options de changer leur montant de retenue à la source W-4 pour ce salaire. Vous devez permettre aux employés de changer leurs formulaires W-4 aussi souvent qu'ils le souhaitent.
Certains employés voudront modifier leur retenue afin de recevoir plus de bonus. Ce processus nécessite deux formulaires W-4 - un pour la retenue à la source moins élevée sur le chèque unique et un autre pour le retour à la retenue à la source originale de l'employé.
Dans certains cas, vous pourriez vouloir augmenter un bonus. Autrement dit, vous donnez davantage à l'employé pour permettre la retenue. Par exemple, si vous accordez à un employé une prime de 1 000 $, au moment où vous retirez des taxes, le chèque de bonification pourrait être, disons, de 750 $ seulement. Vous pouvez calculer un montant plus élevé pour le bonus afin que la vérification montre le plein 1000 $. Donc, vous donnez en fait à l'employé un bonus plus important pour rendre compte des taxes supplémentaires. Paycheckcity a une calculatrice de majoration que vous pouvez utiliser pour vous aider à déterminer le montant net d'un chèque de bonus, en tenant compte des charges sociales.
Avertissement: Les informations contenues dans cet article et sur ce site est à titre informatif seulement. Ces questions fiscales sont compliquées et chaque situation est différente, vous devriez donc consulter votre conseiller fiscal avant de faire quoi que ce soit qui pourrait être une obligation fiscale pour les employés ou qui pourrait affecter la déductibilité d'un cadeau d'employé.
Pour plus d'informations: Guide de l'employeur IRS aux avantages sociaux