Juste pour être clair, un bonus est un paiement spécial unique ou annuel à un employé pour un but particulier. Le bonus est un paiement supplémentaire au-delà du salaire ou du taux de salaire horaire pour l'année.
Les bonus peuvent être contractuels, tels que les primes de vente pour les vendeurs, ou ils peuvent être pour des récompenses de performance.
Un autre type de prime est un bonus de vacances spécial pour un groupe d'employés qui ont atteint un objectif spécifique de vente ou de production ou pour une rentabilité annuelle globale.
Les bonus sont généralement payés dans un chèque spécial.
Déduire les primes des employés à titre de dépenses d'entreprise
Si vous avez de l'argent et que vous comptez faire des profits cette année, c'est le bon moment pour payer des primes aux employés. En plus de recevoir une déduction d'impôt pour ces dépenses de prestations, vous recevez également beaucoup de bonne volonté des employés, surtout autour des vacances.
Annoncer le bonus comme un événement unique, de sorte que vous ne donnez pas l'espoir que vous donnerez des bonus chaque année. C'est drôle quand tu fais quelque chose une fois; les gens viennent s'y attendre. Quand vous le faites deux fois, les gens le voient comme un droit d'emploi, pas seulement un privilège.
Les primes sont une dépense d'entreprise déductible, dans la catégorie des «paiements aux employés». Si vous accordez des primes à certains employés et pas à d'autres, assurez-vous de justifier clairement cette différence.
Vous voudrez peut-être donner des bonus liés aux performances, liés aux évaluations, par exemple. Susan Heathfield, experte en ressources humaines, a publié un excellent article sur l'octroi de primes aux employés afin de vous aider à examiner attentivement ce processus.
Bonus à l'employé / propriétaires
Les primes d'employé / propriétaire sont une dépense d'entreprise légitime et peuvent être déduites dans certaines circonstances.
Par exemple:
- S Les sociétés peuvent déduire des bonus pour les actionnaires et les propriétaires, tant qu'ils détiennent leurs actions au moment où la prime est payée.
- C Les sociétés ne peuvent déduire des primes que pour les actionnaires / propriétaires qui possèdent une participation de 50% ou plus au moment du paiement de la prime.
Les primes ne sont pas considérées comme des dépenses déductibles pour les entreprises individuelles , les sociétés en nom collectif et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) parce que les propriétaires / partenaires / membres sont considérés par l'IRS comme des travailleurs indépendants. C'est une situation dans laquelle avoir une société et être un employé de cette société pourrait entraîner plus de déductions fiscales.
Bonus comme revenu imposable pour les employés
Les primes versées aux employés sont toujours imposables aux employés à titre d'avantages sociaux. Vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéral et d'État et les impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) . Vous devez également inclure des montants de bonus dans le calcul des impôts sur le chômage, le montant maximum de la sécurité sociale et l' impôt supplémentaire sur l'assurance-maladie .
Bonus et heures supplémentaires
Les primes peuvent être discrétionnaires (à la discrétion de l'employeur) ou non discrétionnaires. Il est important de connaître la différence, car les primes non discrétionnaires peuvent devoir être incluses dans les calculs de la rémunération des heures supplémentaires .
Un bonus est discrétionnaire si ce n'est pas prévu.
Si vous donnez à un employé une prime de rendement à la fin de l'année, et que vous ne le donnez pas chaque année, c'est discrétionnaire. La seule exception est que l'IRS dit que les primes de vacances peuvent être discrétionnaires, même si elles sont données chaque année.
Les primes non discrétionnaires sont celles qui sont imposées à l'employeur, par un contrat de travail , un contrat de travail , ou à titre de bonus que les employés attendent (à l'exception de la prime de vacances mentionnée ci-dessus). Les bonus de signature (pour la signature d'un contrat) ne sont pas discrétionnaires.
Les primes non discrétionnaires doivent être ajoutées à la rémunération brute hebdomadaire des employés rémunérés à l'heure et aux employés exonérés admissibles aux heures supplémentaires . Par exemple, disons que le salaire de l'employé pour la semaine, y compris la prime non discrétionnaire, est de 650 $ et que l'employé a travaillé 3 heures supplémentaires. Le taux de rémunération normal de l'employé est de 15,11 $.
La prime pour heures supplémentaires est de 50% ou 7,56 $ par heure. La prime totale pour heures supplémentaires pour les trois heures supplémentaires est de 22,67 $, ce qui s'ajoute à la rémunération régulière pour un total de 672,67 $.
Calcul des montants des bonus
Lorsque vous calculez le montant du bonus, vous devez traiter le chèque comme un chèque de paie régulier:
- Vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéral et de l'état du chèque de bonus
- Vous devez calculer et retenir les impôts FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) de la paie des employés, et
- Vous devez payer votre part de l'impôt FICA en tant qu'employeur.
- Vous devez également déclarer le bonus avec les autres paiements aux employés sur le formulaire 941.
Modification de la retenue d'employés pour les bonus
Si vous décidez d'accorder une prime à vos employés en décembre ou à tout moment, vous devez leur donner la possibilité de modifier leur autorisation de retenue (sur le formulaire W-4 ) pour ce chèque de paie et de le modifier pour les chèques de paie ultérieurs. Beaucoup d'employés aiment changer leur retenue de chèque de bonus, ainsi ils reçoivent plus du bonus.