Cet état présente les revenus et les dépenses de l'entreprise, ainsi que le bénéfice ou la perte qui en résulte, sur une période donnée (un mois, un trimestre ou un an).
Quand dois-je préparer un état des profits et pertes?
Périodique P & L. Chaque entreprise doit préparer et réviser périodiquement son compte de résultat, au moins tous les trimestres. L'examen du compte de profits et pertes aide l'entreprise à prendre des décisions et à préparer la déclaration de revenus. Votre déclaration de revenus d'entreprise utilisera l'information du P & L comme base pour le calcul du revenu net, afin de déterminer l'impôt sur le revenu que votre entreprise doit payer.
Pro Forma P & L. Une nouvelle entreprise doit créer une déclaration de profits et pertes au démarrage. Cette déclaration est créée pro forma , ce qui signifie qu'elle est projetée dans le futur. Votre entreprise aura également besoin d'un compte de résultat pro forma lors de la demande de financement pour tout nouveau projet d'entreprise.
De quelles informations ai-je besoin pour préparer cette déclaration?
La plupart des informations de cette déclaration proviennent de votre budget mensuel de première année ( tableau des flux de trésorerie ) et des calculs estimés de la dépréciation de votre conseiller fiscal.
Plus précisément, vous aurez besoin de:
- Une liste de transactions, de toutes les transactions dans votre compte de contrôle d'affaires et tous les achats effectués avec vos cartes de crédit d'affaires.
- Incluez toutes les transactions de petite caisse ou autres transactions en espèces pour lesquelles vous avez reçu des reçus.
- Pour le revenu, vous aurez besoin d'une liste de toutes les sources de revenu - chèques, paiements par carte de crédit, etc. Vous devriez être en mesure de trouver ceux-ci sur votre relevé bancaire. Ne pas oublier l'argent versé à votre entreprise, pour lequel vous devriez avoir des dossiers.
- Vous aurez également besoin d'informations sur les réductions à la vente, comme les réductions ou les retours.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité d'entreprise, l'état des profits et pertes doit être inclus dans les rapports standards. Même si vous avez ce rapport dans votre système, vous devez toujours savoir quelles informations sont requises pour préparer le rapport.
Le processus de préparation et les informations nécessaires sont les mêmes, que vous prépariez une déclaration au démarrage ou que vous utilisiez pour la préparation de déclarations de revenus ou l'analyse d'affaires.
Préparation d'un relevé de profits et pertes
Pour chaque rangée, vous aurez un montant trimestriel puis un total pour l'année.
- Tout d'abord, montrez le revenu net de votre entreprise (habituellement intitulé «Ventes») pour chaque trimestre de l'année. Vous pouvez décomposer le revenu en sous-sections pour afficher le revenu provenant de différentes sources si vous le souhaitez.
- Ensuite, détailler les dépenses de votre entreprise pour chaque trimestre. Montrez chaque dépense en pourcentage des ventes. Toutes les dépenses devraient totaliser 100% des ventes.
- Ensuite, montrez la différence entre les ventes et les dépenses en tant que bénéfices. Ceci est parfois appelé EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation, amortissement).
- Ensuite, montrez l'intérêt total sur la dette de votre entreprise pour l'année et soustrayez de l'EBITDA.
- Liste suivante impôts sur le revenu net (généralement estimé) et soustraire.
- Enfin, indiquez la dépréciation totale et l'amortissement pour l'année et soustrayez.
Le nombre que vous avez maintenant est le bénéfice net ou le profit ou la perte de votre entreprise.
Préparation d'un formulaire pro forma (Déclaration de profits et pertes projetée
Si vous démarrez une entreprise, vous n'avez pas encore l'information pour préparer un véritable état des profits et pertes, alors vous devez deviner. Une déclaration pro forma est généralement préparée pour chaque mois de la première année d'activité, mais votre prêteur peut vous demander d'ajouter plusieurs mois ou années à la projection pour montrer le seuil de rentabilité , lorsque votre entreprise génère un flux de trésorerie positif sur une base cohérente.
1. Dressez la liste de toutes les dépenses possibles, surestimant ainsi vous n'êtes pas surpris. N'oubliez pas d'ajouter une catégorie pour "divers" et un montant.
2. Estimer les ventes pour chaque mois. Sous-estimer les ventes, à la fois dans le calendrier et le montant.
3. La différence entre les dépenses et les ventes est généralement négative pendant un certain temps. Les montants négatifs doivent être accumulés pour vous donner une idée de combien vous aurez besoin d'emprunter pour démarrer votre entreprise.