Comment garder un journal de kilométrage pour réclamer les dépenses de véhicule à moteur

by Susan Ward

Vous devez avoir un journal de bord pour justifier vos réclamations de frais d'automobile

Si vous avez utilisé un ou plusieurs de vos véhicules pour gagner un revenu d'entreprise au cours de la dernière année, vous pouvez les déduire comme une dépense d'entreprise sur votre impôt sur le revenu aux États-Unis et au Canada en utilisant un journal de kilométrage. ( Quels frais de véhicule à moteur pouvez- vous demander sur l'impôt sur le revenu? Détails quelles dépenses vous pouvez réclamer et comment les réclamer.) Mais comme toujours, si vous voulez déduire ces dépenses, vous devez être en mesure de justifier votre réclamation avec des preuves dans le forme d'un livre de bord de kilométrage automobile.

Comment conserver un journal de kilométrage

L'Internal Revenue Service (IRS) et l'Agence du revenu du Canada (ARC) affirment que la tenue d'un journal de bord exact des voyages d'affaires maintenus pendant une année complète est la meilleure preuve que vous pouvez avoir pour appuyer vos demandes de remboursement.

Les informations suivantes doivent être enregistrées dans le journal chaque fois que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles:

la date,
le point de départ,
la destination,
le but de votre voyage;
le kilométrage de départ du véhicule,
le kilométrage de fin de véhicule,
le nombre total de kilomètres parcourus (ou kilomètres au Canada).

Exemple de journal de kilométrage

Les journaux de kilométrage sont généralement disponibles dans les magasins de fournitures de bureau ou vous pouvez utiliser le modèle suivant qui peut être copié dans un document Word, Excel ou similaire en sélectionnant le texte et en utilisant copier / coller (en utilisant Windows, décrivez le texte à sélectionner avec la souris, et appuyez sur CTRL-C pour copier et CTRL-V pour coller).

**Kilométrage du véhicule / journal des dépenses Année __________ Odomètre le 1er janvier _____________**
Rendez-vous amoureux	Début du kilométrage	Fin du kilométrage	Kilométrage total	Des fins commerciales	Park $	Péages	Autre $

Suivi automatique du kilométrage

Entrer manuellement des informations de voyage dans un journal de bord est fastidieux, en particulier si vous faites beaucoup de voyages d'affaires. Heureusement, il existe plusieurs applications de suivi de kilométrage disponibles pour les smartphones Apple et Android qui utilisent les téléphones GPS pour garder une trace de chaque mile / kilomètre conduit à des fins commerciales.

Pour un petit montant mensuel, l'application enregistrera vos informations de voyage d'affaires et vous permettra de télécharger un résumé de votre kilométrage. Certaines des applications de suivi de kilométrage les plus populaires comprennent:

MileIQ (IOS et Android)
Journal des dépenses de kilométrage (IOS uniquement)
TripLog (IOS et Android)

Utilisation professionnelle ou personnelle

L'IRS et l'ARC sont vigilants quant aux réclamations excessives pour l'utilisation commerciale des véhicules personnels - réclamer la plupart ou la totalité de votre kilométrage de véhicule pour une utilisation professionnelle est un moyen sûr d'attirer l'attention des autorités fiscales et une vérification possible. (Voir 10 drapeaux rouges qui feront vérifier votre petite entreprise canadienne .)

Par conséquent, quand vient le temps de réclamer vos dépenses d'affaires de véhicule à moteur, vous devrez savoir combien de kilomètres ou de kilomètres non-commerciaux vous avez conduits, et la manière la plus facile de faire ceci est de comprendre combien de kilomètres ou de kilomètres vous avez conduite au cours de l'année en comparant la lecture de l'odomètre de votre véhicule à la fin de l'année fiscale à ce qu'elle était en début d'année.

Ensuite, une fois que vous avez vos données pour l'année, pour calculer votre demande de remboursement des frais de véhicule à moteur, vous devez compter tous les milles / kilomètres que vous avez parcourus pour un usage professionnel au cours de l'année.

Votre utilisation personnelle est alors le kilométrage total de l'année moins le kilométrage d'affaires.

Bonnes nouvelles pour les contribuables canadiens - Vous pouvez utiliser un journal de kilométrage simplifié de l'ARC comme preuve

L'Agence du revenu du Canada permet maintenant aux petites entreprises de réduire leur tenue de registres et d'utiliser un journal de bord de trois mois pour extrapoler l'utilisation commerciale pour l'année entière.

Pour utiliser un journal de bord simplifié:

Vous devez avoir préalablement tenu un journal de kilométrage pour une année complète afin d'établir l'utilisation commerciale d'un véhicule de l'année de référence.
Vous devez avoir conservé ce journal de bord pour une année complète en 2009 ou une année ultérieure.
Votre utilisation professionnelle de votre véhicule pour l'année où vous utilisez le journal de bord simplifié doit se situer à moins de 10% des résultats de votre utilisation commerciale de votre véhicule que vous avez enregistré pour l'année de référence.

L'ARC indique également que les entreprises devront démontrer que l'utilisation du véhicule pendant l'année de référence demeure représentative de son utilisation normale.

Toutes ces choses étant vraies, vous pourriez alors tenir un journal de bord pendant seulement trois mois, puis calculer l'utilisation commerciale du véhicule en multipliant l'utilisation commerciale déterminée dans l'année de référence par le rapport entre la période d'échantillonnage et la période de l'année de référence. , en utilisant cette formule:

(Période de l'année de l'échantillon% ÷ Période de l'année de base%) × Année de base annuelle% = Utilisation commerciale annuelle calculée

Notez que, pour ce faire, vous devrez connaître le pourcentage d'utilisation de votre entreprise pour la période de trois mois de l'année que vous utilisez comme année de référence, de sorte que vous puissiez le comparer à votre nouvelle année d'échantillonnage.

Donc, si j'ai tenu un registre simplifié des milles de l'ARC pour les mois de janvier, février et mars de l'année d'imposition précédente, je dois également connaître le pourcentage d'utilisation commerciale de mon véhicule en janvier, février et mars durant mon année de référence. quand j'ai gardé un journal de kilométrage pour l'année entière.

Voici un exemple:

Supposons que j'ai conservé un journal de bord simplifié pour les trois premiers mois de l'année et que je constate que le pourcentage d'utilisation du véhicule dans mon entreprise est de 64%.

Je reviens à mon carnet de kilométrage complet pour l'année d'imposition 2015, que j'ai choisi d'utiliser comme année de référence, jetez un coup d'œil aux registres de janvier, février et mars et constatez que mon entreprise utilise le pourcentage du véhicule pendant ce temps était de 68%. Mon pourcentage d'utilisation de mon véhicule à des fins commerciales pour l'ensemble de l'année de référence était de 70%.

Puis, en appliquant la formule pour extrapoler mes trois mois de données dans mon journal de bord simplifié pour couvrir toute l'année:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Donc, 65% est l'utilisation commerciale annuelle du pourcentage de véhicules que je réclame en utilisant mes données de journal de bord simplifiées - un chiffre qui sera acceptable pour l'Agence du revenu du Canada parce qu'il se situe dans la plage de variation admissible de 10%.

Pour plus de détails sur les dépenses d'entreprise liées à l'utilisation de votre véhicule pour gagner un revenu d'entreprise, consultez Quels frais de véhicule automobile pouvez-vous demander à l'impôt sur le revenu au Canada?