Depuis plusieurs années, l'IRS a traité les dépenses de téléphonie mobile pour les entreprises et les employés dans le cadre d'une catégorie d'actifs d'entreprise appelée propriété cotée . Cette catégorie d'actifs comprend des actifs qui peuvent être utilisés à des fins personnelles et professionnelles, de sorte que l'IRS exigeait une tenue de dossiers plus détaillée de la part des entreprises afin de séparer l'utilisation des téléphones mobiles comme dépenses professionnelles déductibles d'usage personnel.
Une disposition de la loi de 2010 sur les petites entreprises a supprimé les téléphones portables de la catégorie des biens répertoriés.
Les téléphones portables sont un avantage accessoire
Bien que l'IRS retiré les téléphones cellulaires de la catégorie de la propriété énumérés, il n'a pas supprimé les coûts de téléphone cellulaire de la catégorie des avantages sociaux . De nos jours, la plupart des entreprises exigent que les employés qui voyagent ou occupent des postes de direction possèdent des téléphones cellulaires.
Mais quelle part de l'utilisation du téléphone cellulaire est personnelle et est-ce que cet usage personnel est un avantage imposable pour l'employé? L'IRS dit qu'un téléphone cellulaire fourni par l'employeur est un avantage accessoire pour l'employé, et la valeur du téléphone, y compris le coût du téléphone et les frais mensuels, est imposable pour l'employé à moins qu'il puisse être prouvé que le téléphone est étant utilisé principalement à des fins commerciales. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Mais l'IRS indique également que «lorsqu'un employeur fournit un téléphone portable à un employé principalement pour des raisons professionnelles , l'utilisation commerciale et personnelle du téléphone cellulaire est généralement non imposable pour l'employé.
L'IRS ne nécessitera pas la tenue de dossiers de l'utilisation des entreprises afin de recevoir ce traitement en franchise d'impôt. "
Les téléphones portables en tant que condition de travail
L'IRS appelle les téléphones cellulaires un «avantage accessoire», c'est-à-dire «tout bien ou service fourni à un employé de l'employeur dans la mesure où, si l'employé a payé pour ces biens ou services, ce paiement serait admissible comme déduction "comme une dépense d'entreprise ordinaire et nécessaire .
En tant que prestation accessoire, l'utilisation personnelle des employés n'a pas d'incidence sur la capacité de l'entreprise de déduire les coûts de téléphonie cellulaire liés à l'entreprise, et elle n'est pas imposable pour l'employé à titre d'avantage accessoire.
Premièrement, l'objectif principal de l'entreprise doit être établi, afin que les dépenses liées à l'entreprise soient déductibles pour l'entreprise et pour éviter que l'utilisation personnelle du téléphone fourni par l'employeur soit imposée à l'employé. L'utilisation personnelle non commerciale du téléphone cellulaire n'est pas déductible à titre de dépense d'entreprise de la compagnie.
Si vous demandez aux employés d'utiliser des téléphones cellulaires à des fins commerciales, l'utilisation personnelle de l'employé est traitée à des fins fiscales comme un avantage accessoire de minimus tel que défini par l'IRS. Cette disposition de l'IRS s'applique à l'utilisation d'un téléphone cellulaire fourni par l'employeur après le 31 décembre 2009.
Des fins commerciales pour les téléphones cellulaires
Le "ordinaire et nécessaire" est déterminé par l'IRS et s'applique aux téléphones cellulaires de manière spécifique. Un exemple utilisé par l'IRS pour décrire les «fins commerciales» est l'exigence par l'employeur de contacter l'employé pendant les heures non ouvrables. L'IRS dit que fournir le téléphone cellulaire pour des raisons de «moral ou de bonne volonté», pour attirer un nouvel employé ou pour fournir une rémunération supplémentaire à un employé n'est pas considéré comme «un objectif commercial» et n'exclut pas le téléphone cellulaire d'être un avantage accessoire.
Gardez de bons dossiers sur l'utilisation du téléphone cellulaire
Sortir les téléphones portables de la catégorie des biens listés ne signifie pas que vous pouvez ignorer la question de la conservation de bons dossiers sur l'utilisation personnelle des téléphones portables. Vous devez toujours être en mesure de prouver que le téléphone a été utilisé principalement à des fins commerciales.
Que faire ensuite
Pour éviter les problèmes de vérification fiscale et se conformer aux lois concernant l'utilisation des téléphones cellulaires, discuter de la question avec votre conseiller fiscal. Quelques mesures que vous pourriez envisager:
- Restreindre les téléphones cellulaires seulement aux employés qui doivent les avoir pour bien remplir leurs fonctions, tels que les représentants des ventes à l'extérieur, les gestionnaires qui voyagent fréquemment, et les cadres.
- Conservez les journaux de téléphone portable des employés pour vérifier l'utilisation professionnelle. Si cela est onéreux, trouvez un moyen d'accéder aux journaux de téléphone portable en ligne via votre opérateur, de sorte que vous puissiez les récupérer si nécessaire.
- Exiger que les employés munis de téléphones cellulaires fournis par l'entreprise disposent d'un autre téléphone cellulaire à usage personnel.
En savoir plus sur l'IRS sur le traitement fiscal des téléphones cellulaires fournis par l'employeur.