Essayer de garder une trace de l'utilisation commerciale et personnelle de la propriété listée est difficile. Jusqu'à ce que l'IRS trouve une meilleure façon de le faire, vous devriez continuer à tenir des registres détaillés de l'utilisation des ordinateurs, des voitures fournies par l'entreprise et d'autres biens énumérés, si vous voulez déduire ces coûts comme dépenses d'entreprise.
Qu'est-ce qu'une propriété répertoriée?
Les biens énumérés sont des biens qui sont utilisés par des employés ou des propriétaires dans une entreprise et qui peuvent également être utilisés à des fins personnelles. Les types de propriété listés comprennent:
- Voitures de passagers pesant 6 000 livres ou moins
- Autre propriété utilisée pour le transport, comme une moto ou un bateau
- Biens généralement utilisés pour le divertissement, les loisirs ou l'amusement, y compris les appareils photo numériques et les appareils d'enregistrement vidéo
- Ordinateurs et périphériques associés
Depuis le 1er janvier 2010, les téléphones cellulaires et autres appareils de télécommunication personnels similaires ne sont plus considérés comme des «biens inscrits».
Quelle preuve est nécessaire pour déduire les biens inscrits à titre de frais d'entreprise?
L'IRS dit que les coûts associés à l'utilisation des biens énumérés ne sont pas déductibles en tant que dépenses d'entreprise, sauf si le contribuable dispose de preuves suffisantes pour prouver le montant de la dépense et son utilisation dans l'entreprise. Autrement dit, vous devez prouver la date de la dépense ou de l'utilisation de l'élément de propriété répertorié et de son objectif commercial.
En outre, vous devez être en mesure de prouver que la personne qui utilise la propriété a une relation d'affaires avec vous en tant que propriétaire de l'entreprise. Autrement dit, la personne qui utilise la propriété doit être votre employé ou un travailleur contractuel .
En outre, vous devez prouver chaque élément d'utilisation séparément pour chaque utilisation de la propriété d'entreprise, en particulier:
- Le montant de «chaque dépense distincte à l'égard d'un élément de la propriété cotée» (par l'IRS), tels que le coût d'achat, et
- le montant de chaque utilisation de l'entreprise "en fonction de la mesure appropriée (c'est-à-dire, le temps) et le montant de l'utilisation totale de la propriété énumérée pour la période imposable." En d'autres termes, combien de l'utilisation était pour les affaires et combien pour le personnel.
Test d'utilisation prédominante
Parce que la propriété listée peut être utilisée à des fins personnelles, si vous souhaitez amortir cette propriété ou déduire des dépenses pour l'utilisation de la propriété, vous devez justifier l'utilisation commerciale de la propriété.
Le test d'utilisation prédominante indique que l'actif doit être utilisé principalement (plus de 50%) à des fins commerciales. Si plus de 50% de l'utilisation totale de l'actif est liée à votre métier ou à votre entreprise, l'actif est considéré comme un actif commercial et l'utilisation commerciale de cet actif peut être amortie. Si l'actif satisfait au «test d'utilisation prédominante», les dépenses liées à l'utilisation de l'actif liées à l'utilisation commerciale peuvent être déduites.
Propriété répertoriée dans une entreprise à domicile
L'IRS suppose que l'équipement de bureau dans une entreprise non-domestique est utilisé principalement à des fins commerciales. Mais un tel équipement dans une entreprise à domicile - ordinateurs et périphériques et téléphones cellulaires , par exemple - peut être utilisé pour des affaires personnelles.
Dans une entreprise à domicile, il est plus important de conserver de bons dossiers sur tous les biens énumérés et de s'assurer que vous pouvez prouver l'utilisation des affaires pour cette propriété.
Utilisation par l'employé des biens inscrits
Nous examinerons deux circonstances ici: (a) Si l'entreprise achète les biens énumérés utilisés par les employés, et (b) si un employé utilise sa propriété listée pour votre entreprise.
A. Si vous payez pour la propriété utilisée par un employé et l'utilisation est à des fins commerciales, l'IRS considère que les frais sont un «avantage accessoire » . En tant que tel, il n'est pas imposable pour l'employé et il est déductible par vous comme une dépense d'entreprise.
Si vous payez pour la propriété et l'utilisation est pour une dépense personnelle, la charge est considérée comme personnelle. Il n'est pas déductible par vous en tant que dépense d'entreprise et il est imposable pour l'employé. L'IRS stipule spécifiquement: "la juste valeur marchande d'un tel usage est inclus dans le revenu brut de l'employé."
B. Si l'employé utilise sa propre propriété listée (ou la propriété listée louée par un employé) dans l'exécution des services en tant qu'employé, cette utilisation n'est pas une utilisation professionnelle, sauf si elle répond à ces deux critères:
- Déduction pour les employés
Les employés peuvent déduire les biens inscrits dans leurs déclarations de revenus personnelles seulement si (1) c'est pour la commodité de l'employeur, ou (2) si c'est une condition d'emploi. Si vous voulez prendre cette déduction, assurez-vous de pouvoir justifier l'un de ces deux critères. - Exigence d'utilisation commerciale
La propriété doit être principalement (plus de 50%) utilisé à des fins commerciales admissibles. Encore une fois, vous devrez peut-être prouver cette exigence.
Utilisez pour la commodité de l'employeur. Si l'utilisation des biens énumérés est pour la commodité de l'employeur doit être déterminée à partir de tous les faits. L'utilisation est pour la commodité de l'employeur si c'est pour une raison commerciale importante de l'employeur. L'utilisation de la propriété inscrite pendant les heures normales de travail de l'employé pour mener à bien l'entreprise de l'employeur est généralement pour la commodité de l'employeur.
Utilisation requise comme condition d'emploi. La question de savoir si l'utilisation des biens inscrits est une condition d'emploi dépend de tous les faits et circonstances. L'utilisation de la propriété doit être nécessaire pour l'employé à effectuer correctement les tâches. L'employeur n'a pas besoin d'exiger explicitement que l'employé utilise la propriété. Une simple déclaration de l'employeur que l'utilisation de la propriété est une condition d'emploi n'est pas suffisante.
Dépréciation et déduction des biens inscrits
Les propriétés répertoriées qui ne satisfont pas au test d'utilisation prédominante ne sont pas éligibles pour l' amortissement selon la section 179 ou d'autres méthodes d' amortissement accéléré . Les dépenses pour les biens inscrits qui ne satisfont pas au critère d'utilisation prédominante sont limitées.
Pour plus d'informations de l'IRS
Pour plus d'informations sur la propriété cotée et la dépréciation, voir la publication IRS 946: Comment déprécier la propriété.
Avis de non-responsabilité: L'auteur n'est pas un CPA, un agent inscrit ou un spécialiste en déclarations. Les informations contenues dans cet article sont à des fins générales et ne sont pas destinées à être des conseils fiscaux ou juridiques. Chaque situation d'entreprise est unique, et les réglementations fiscales et les lois changent fréquemment. Assurez-vous de consulter votre conseiller fiscal ou juridique avant de prendre toute décision susceptible d'affecter votre statut fiscal ou juridique.