Que sont les dettes à payer?
En bref, les charges à payer sont les montants que vous devez à l'avenir qui sont inclus dans le bilan de votre entreprise. Prenons cette définition en deux parties:
Les responsabilités sont des montants continus que votre entreprise doit à d'autres.
Un passif peut être un prêt ou une hypothèque sur un immeuble d'affaires. Un passif peut être court ou long terme. Par exemple, la partie d'un prêt qui est due dans un an est à court terme, mais le reste de la longue est à long terme.
En comptabilité, les passifs les plus courants sont les créditeurs . Ce sont les montants que vous devez pour les achats qui n'ont pas encore été payés. Par exemple, si vous achetez des fournitures de bureau dans un magasin de fournitures de bureau et que vous imputez ces fournitures à votre compte dans ce magasin, vous créez un compte créditeur pour ce montant.
Quand quelque chose est accumulé, cela signifie qu'il s'accumule. En termes comptables, si un passif est comptabilisé, cela signifie que le passif doit être payé à une date ultérieure. Les dettes accumulées s'accumulent donc au fil du temps et sont payées à des moments précis. Un simple exemple non comptable d'une comptabilité d'exercice est qu'un employé peut accumuler (accumuler) des congés de maladie chaque mois.
Les charges à payer fonctionnent de la même manière que la comptabilité d'exercice , dans laquelle les revenus et les dépenses sont comptabilisés dans les états financiers des entreprises au moment où la transaction est définitive, et non lorsque l'argent change de mains.
Quels sont certains exemples de passif à payer?
Les deux types courants de charges à payer sont les taxes de vente payables et les charges sociales à payer. Ils s'accumulent parce que les montants s'accumulent au fil du temps, puis ils sont payés. Ces comptes fournisseurs sont créés à partir de transactions spécifiques, lorsque la taxe de vente est perçue et lorsque les charges sociales sont retenues ou déduites de la paie des employés.
Les charges sociales à payer sont également créées à partir des responsabilités de votre entreprise pour payer les taxes FICA (Sécurité Sociale et Medicare) et autres taxes sur l'emploi .
Taxes de vente payables. Lorsque votre entreprise vend un article ou un service taxable, vous devez percevoir la taxe de vente , puis vous devez déclarer les montants perçus et effectuer des paiements périodiques au service des impôts de votre État. Si vous utilisez un programme de comptabilité en ligne ou un comptable, chaque montant de taxe de vente est mis dans le compte de taxe de vente payable jusqu'à ce que vous le payiez.
Un organigramme simple pour une transaction de passif à payer de la taxe de vente pourrait ressembler à ceci:
- Étape A: Vous percevez 13,40 $ d'un client pour la taxe de vente sur un article que vous avez vendu.
- Étape B: Puisque vous n'avez pas payé ce montant, votre logiciel de comptabilité enregistre ce montant de 13,40 $ à titre de charges à payer - taxes de vente à payer.
- Étape C: Lorsque vous payez ce montant à votre organisme d'imposition de l'État, il est retiré du compte des taxes de vente payables sur votre bilan.
Les charges sociales payables. Chaque fois que vous exécutez une paie pour votre entreprise, vous:
- Retenir les impôts sur le revenu fédéraux et (peut-être) de chaque employé
- Retenir les taxes FICA de chaque employé
- Accepter la responsabilité pour un montant correspondant de l'impôt FICA pour chaque employé
- Accepter la responsabilité pour les impôts de chômage fédéraux et d'état.
Chacun de ces montants nécessite un compte de passif à payer:
- Impôt fédéral sur le revenu à payer (la partie de l'employé et la partie de votre entreprise entrent dans ce compte)
- [Nom de l'État] Taxe à payer
- L'impôt sur le chômage à payer
Le processus décrit pour les taxes de vente fonctionne de la même façon pour chacun de ces comptes d'impôt payable. Lorsque la masse salariale est exécutée, les passifs sont comptabilisés dans les comptes créditeurs. Lorsque les paiements sont effectués, les montants sont retirés des comptes créditeurs.
Autres impôts et déductions à payer. Toutes les autres retenues sur la paie ont leurs propres comptes de dettes à payer. Quelques exemples:
- Déductions pour les primes du régime d'assurance-maladie des employés
- Déductions et cotisations de l'employeur aux régimes de retraite des employés (401k, etc.)
- Déductions pour des contributions charitables, comme United Way ou des fonds internes de «rayon de soleil»
Charges à payer à titre de taxes sur les fonds de fiducie
Les taxes de vente payables et les charges sociales à payer sont appelées impôts sur les fonds fiduciaires parce que les montants sont détenus en fiducie pour paiement aux organismes fiscaux fédéraux et d'État. Ces montants doivent être conservés dans un compte séparé ou séparés d'autres façons afin que vous ne soyez pas tenté de les utiliser.
L'IRS et les organismes d'imposition d'État imposent des pénalités de fonds de fiducie aux entreprises qui ne paient pas ces taxes. Dans le cas de l'IRS, ces pénalités de recouvrement de fonds en fiducie peuvent être imposées à la personne qui est responsable du paiement de ces taxes et qui «omet volontairement de les percevoir ou de les payer». La personne responsable peut être tenue personnellement responsable.
Où sont les charges à payer sur un bilan?
Le bilan de votre entreprise enregistre les actifs de votre entreprise d'un côté et le passif et les capitaux propres de l'autre. Les charges à payer sont incluses du côté droit du bilan. Les charges à payer à court terme (celles qui devraient être payées en moins d'un an) sont présentées avant les passifs à long terme.