Un registre de paie fait généralement partie d'un logiciel de comptabilité en ligne ou d'une application de paie en ligne.
Les informations contenues dans le registre de la paie sont utilisées pour vous aider dans plusieurs tâches importantes liées à la taxe sur la masse salariale:
- Faire des dépôts de taxe sur la masse salariale ,
- Soumettre des rapports trimestriels de l'impôt sur les salaires à l'IRS sur formulaire 941 , et
- Fournir des rapports annuels sur les salaires et les taxes aux employés et à l'administration de la sécurité sociale
Qu'est-ce qu'un registre de paie inclure?
Vous devez conserver un registre des totaux pour tous les employés pour les éléments suivants:
- Total des salaires bruts, total des salaires de la sécurité sociale (jusqu'au maximum pour chaque employé chaque année), et total des salaires Medicare
- Totaux retenus sur le salaire des employés pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux
- Totaux retenus pour la part des employés de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie
- Totaux retenus pour tous les dons facultatifs, tels que les dons de bienfaisance, les cotisations syndicales et autres.
En outre, vous devez mettre de côté un montant égal à la déduction totale de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie.
Création de comptes fournisseurs à partir du registre de paie
Les créditeurs sont des montants que votre société doit à d'autres, mais qui n'ont pas encore été payés. Le total pour chaque catégorie pour chaque chèque de paie crée plusieurs dettes qui sont dues aux agences fédérales et étatiques (et parfois locales).
Lorsque vous créez une paie (tous les chèques de paie), vous devez mettre de l'argent de côté pour ces dettes, à payer lorsque
- Impôt FICA (Sécurité sociale et Medicare) retenu sur les chèques de paie des employés et payable par vous en tant qu'employeur
- Impôts fédéraux sur le revenu tirés des chèques de paie des employés
- Impôt sur le revenu national et local retenu sur les chèques de paie des employés
- Impôt fédéral sur le chômage payable - le montant de l'impôt fédéral sur le chômage que votre entreprise doit payer, annuellement ou trimestriellement, en fonction du salaire brut total des employés pour toutes les feuilles de paie au cours de la période.
- État de l'impôt sur le chômage à payer - le montant de l'impôt de chômage de l'État que votre entreprise doit payer en fonction du salaire brut total des employés pour toutes les feuilles de paie au cours de la période
- Indemnisation des travailleurs de l'Etat payable
- Et les sommes à payer pour d'autres déductions volontaires, comme Centraide, les déductions 401 (k) et la portion des coûts des régimes d'assurance-santé pour les employés.
Si vous avez déduit de l'argent de chèques de paie d'employés pour des primes d'assurance santé, des dons de bienfaisance ou des régimes de retraite admissibles, vous devez comptabiliser ces totaux et créer des comptes créditeurs pour chacun d'entre eux.