Comment le dossier des gains d'un employé est créé et utilisé
Un dossier de gains d'employés est un enregistrement de la façon dont le salaire d'un employé est calculé, pour chaque période de paie au cours de l'année, avec un total cumulé depuis le début de l'année.
Ce qui est inclus dans un enregistrement des gains des employés
Le dossier des gains des employés comprend les informations et les calculs suivants pour chaque chèque de paie.
- Tout d'abord, le salaire brut est calculé, pour les salariés horaires et pour les salariés.
- Ensuite, les retenues à la source fédérales, étatiques et locales sont calculées, en fonction du montant de la rémunération brute. Le montant de l'impôt fédéral sur le revenu est calculé en fonction du formulaire W-4 de l'employé.
- Les déductions fiscales FICA (sécurité sociale et Medicare) sont calculées sur la base de la rémunération brute.
- D'autres déductions volontaires sont incluses.
- Toutes les retenues et déductions sont totalisées.
- Le salaire net est calculé comme le salaire brut moins la retenue totale et les déductions.
Un exemple d'une ligne d'un enregistrement de gains des employés:
Ceci est un enregistrement, d'une période de paie pour un employé. Les montants retenus à la source sont totalisés. Le salaire net est le salaire brut moins la retenue totale.
Registre des gains des employés
| Salaire brut | Impôt fédéral sur le revenu retenu | Impôt sur le revenu de l'État retenu | FICA Impôt retenu | Total refusé | Salaire net |
| 850.00 $ | 170,00 $ | 65,02 $ | 25,99 $ | 261,01 $ | 588,99 $ |
Comment un enregistrement des gains des employés est utilisé
Les informations sur les gains des employés ont plusieurs objectifs:
- Le but principal de cet enregistrement est de calculer le salaire net de l'employé (le chèque de paie)
- Le dossier est remis à l'employé pour lui montrer comment les calculs ont été effectués, au cas où l'employé aurait des questions.
- Le registre sert à faire le suivi de tous les gains des employés pour l'année, afin de préparer le formulaire W-2 - le relevé annuel des salaires et des impôts - remis à l'employé après la fin de l'année.
- Les totaux pour tous les employés pour la période de paie, pour la retenue d'impôt fédéral, d'état, fin de la FICA, sont comptabilisés dans les comptes créditeurs, aux fins de déclaration pour le formulaire 941 - le rapport trimestriel de l'employeur
- Le compte payable pour les taxes FICA est également ajouté à la contribution de l' employeur, qui correspond à la retenue à la source de l'employé. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, l'employé et l'employeur doivent 65,02 $ pour cette période de paie.
- Le total combiné de la retenue à la source pour les impôts sur le revenu et les impôts FICA, plus la contribution de l'employeur aux taxes FICA, est calculé et envoyé à l'IRS.
- Les totaux de retenue à la source de FICA sont surveillés, pour être sûr que la partie de sécurité sociale est arrêtée lorsque l'employé atteint le maximum de sécurité sociale pour l'année.
- Le salaire brut est surveillé pour inclure une taxe Medicare supplémentaire si le salaire brut de l'employé dépasse un montant spécifique.
Autres éléments susceptibles d'être inclus dans le dossier des gains d'un employé
Nom, adresse et numéro de sécurité sociale de l'employé,
Statut matrimonial des employés et nombre d'exemptions (à partir du formulaire W-4), aux fins du calcul de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.
Déductions pour contributions volontaires des employés aux plans de santé des employés,
Déductions pour cotisations salariales aux régimes 401 {(k) ou 403 (b)
Les registres des avantages sociaux payés aux employés, et comment leur valeur a été déterminée
Dates d'emploi pour chaque employé
Les paiements spéciaux comme les indemnités de maladie, les paiements forfaitaires, les indemnités d'invalidité et les paiements d'assurance-vie.
Remboursements pour les déplacements, les repas et les divertissements des employés, ou les dépenses quotidiennes
Remboursement pour l'utilisation par l'employé d'un véhicule personnel à des fins commerciales.
Tous les paiements aux employés et les avantages sociaux des employés doivent être classés dans le registre des gains de l'employé afin qu'ils puissent être enregistrés correctement aux fins de l'impôt sur le formulaire W-2.