Rédiger des notes de remerciement prend des objectifs, un système et une grande papeterie
Peut-être que c'est parce que, comme l'a souligné MarketingProfs, nos boîtes aux lettres électroniques sont des champs de bataille, bondés de pourriels. Ou ce pourrait être la nostalgie de la façon dont nous étions, comme l'a découvert Lifehack quand il a écrit sur la joie de la carte postale. Nous savons tous que nous devrions écrire des notes et des cartes postales, en particulier à nos donateurs, bénévoles et sympathisants.
Mais c'est une habitude que nous devons pratiquer.
Comment votre organisme de bienfaisance peut utiliser des notes manuscrites ou des cartes postales
Il y a beaucoup de raisons d'écrire des notes de remerciement. Les cartes postales manuscrites ou les lettres donnent au message une touche mémorable qui vous connectera à votre auditoire.
- Merci un donateur de longue date: Les remerciements manuscrits sont particulièrement agréables pour les donateurs existants. Un donateur fidèle a vu beaucoup de votre matériel, et une lettre formelle à ce stade pourrait sembler juste plus de la même chose. Essayez d'utiliser une note juste pour dire: «Merci, nous apprécions tout ce que vous faites." Ou utilisez une note manuscrite pour un donneur décédé. Dites simplement: "Tu nous manques."
- Merci à un bénévole: Parfois, nous prenons nos meilleurs bénévoles pour acquis. Essayez de remercier ces personnes spéciales avec une note manuscrite ou une carte postale au moins une fois par année. Vous pourriez le chronométrer après que le bénévole a fait quelque chose de particulièrement agréable, mais à tout moment c'est le meilleur moment.
Aussi, écrivez un remerciement manuscrit à quelques-uns de vos "super-héros". Ce sont les gens qui vous parlent constamment, mènent des campagnes de financement en votre nom et sont les premiers à se présenter en cas d'urgence.
- Remerciez les personnes qui ont répondu à votre événement: Envoyez une note manuscrite aux personnes qui ont déclaré venir à l'un de vos événements. Cela peut servir à la fois de remerciement et de rappel. S'il y a des centaines de personnes à venir, choisissez-en quelques-unes. Dites simplement: «Merci de votre invitation à participer au gala! Nous avons hâte de vous voir là-bas.
- Célébrez les jalons: prenez-vous note des anniversaires ou des anniversaires de vos meilleurs donateurs ? Que diriez-vous quand ils prendront leur retraite? Ont-ils eu une promotion ou un nouvel emploi? Est-ce que leur enfant vient d'obtenir son diplôme d'études secondaires ou collégiales? Ce sont des occasions fantastiques d'entrer en contact et de montrer à vos donateurs combien vous prêtez attention et vous souciez d'eux.
- Remercier un partenaire commercial ou un commanditaire: Qui a été le point de contact de la campagne de marketing de la dernière cause, ou qui a pris la tête de la commandite de l'événement de cette entreprise? Vous avez peut-être envoyé une lettre officielle à l'entreprise avec les résultats de votre événement ou campagne, mais prenez quelques minutes supplémentaires pour envoyer une note manuscrite à la personne qui vous a aidé le plus. Cela peut ouvrir la voie à de futures collaborations.
- Remercier un journaliste ou un blogueur: Si un journaliste a écrit ou blogué sur votre organisme de bienfaisance, c'est votre chance de les transformer en un partisan. Envoyez une note manuscrite en disant merci. En outre, offrir d'être une source pour les futurs articles, et pas seulement sur votre organisme de bienfaisance. Les journalistes ont toujours besoin de sources spécialisées sur les problèmes. Tu pourrais être ça. Mais cultivez la relation en disant merci.
Prendre l'habitude
Rendre l'écriture des notes de remerciement ou des cartes postales une habitude. Peu importe si vous ne vous souvenez que de le faire de temps en temps.
Prenez l'habitude de reconnaître les «moments de remerciement» et de faciliter le suivi.
- Commandez des cartes de correspondance avec votre logo: faites en sorte qu'elles soient suffisamment grandes pour que vous puissiez écrire un message raisonnable, et qu'elles se démarqueront dès leur arrivée dans le courrier. Si vous ne pouvez pas commander de cartes de correspondance spécifiques à votre organisation, voici quelques-unes qui sont prêtes à être imprimées gratuitement ou à vous laisser inspirer. Obtenez des cartes postales qui contiennent l'une de vos photos les plus emblématiques. Avoir plusieurs versions de la carte postale composée de sorte que vous ne serez pas envoyer les mêmes à plusieurs reprises aux mêmes personnes.
- Collectez des adresses physiques, pas seulement des courriels de vos contacts: nous ne le faisons plus tellement. Nous avons des numéros de téléphone et des adresses e-mail mais oublions les adresses physiques. Vos bases de données sur les donateurs et les bénévoles les auront pour les personnes les plus proches de votre organisme de bienfaisance, mais ne les oubliez pas pour les personnes plus éloignées. Essayez de prendre l'habitude de les collectionner pour la plupart des gens.
Définir des objectifs spécifiques: Par exemple, écrivez un merci par jour ou trois par semaine. La fréquence réelle est moins importante que celle pour laquelle vous vous fixez un objectif. À la fin de la journée ou de la semaine, posez-vous des questions sur les notes que vous avez écrites. Devenez un modèle pour le reste de votre personnel en leur faisant savoir que vous rédigez des notes et encouragez-les à le faire également.
Engagez des membres de votre organisme de bienfaisance: Rédaction des notes de remerciement aux donateurs est un excellent moyen d'obtenir des membres du conseil engagés dans la collecte de fonds . Et la plupart des bénévoles aiment écrire des notes de remerciement. Avoir une fête de remerciement où ils peuvent se réunir et les écrire. Cela fonctionne particulièrement bien pendant les vacances ou juste après le premier de l'année. Il n'y a rien qui puisse correspondre à un remerciement manuscrit de l'un des clients de votre organisme de bienfaisance. Les dessins d'enfants avec un merci sont puissants. Un chapitre d'Habitat pour l'humanité demande à ses nouveaux propriétaires d'écrire aux donateurs sur ce que leur maison signifie pour eux. DonorsChoose a les enseignants qui reçoivent de l'aide envoyer une note de remerciement aux donateurs, ainsi que des photos des enfants dans cette salle de classe.
Inclure un élément de remerciement dans tout ce que vous faites: Après les événements, après les campagnes de financement , en guise de suivi des subventions demandées et reçues. Surveillez les annonces de promotions, de retraites et de mariages. Tout cela fait de merveilleuses occasions de remercier ou de féliciter.