Documents d'exigences commerciales pour les projets d'entreprise
Prenons un exemple: une société (que nous appellerons ZXYW LLC) a décidé d'externaliser ses fonctions comptables vers un centre de services partagés aux États-Unis. Elle commence à trouver un emplacement, à mettre en place les services, à embaucher et à gérer le des employés.
C'est une entreprise compliquée et il faudra plusieurs mois pour l'accomplir. Ils commencent avec une équipe qui prépare un document de besoins d'affaires.
Qu'est-ce qu'un document sur les exigences opérationnelles?
Le but d'un document sur les exigences opérationnelles est de donner une image complète d'un projet ou d'un nouveau plan d'affaires , afin que tout le monde sache clairement ce qui doit être fait et à quel moment.
Un document d'exigences opérationnelles (BRD) peut être considéré en deux phases. Dans la première phase d'un projet, c'est un document qui énonce toutes les exigences du projet, y compris les coûts, les détails sur la mise en œuvre, les avantages prévus, les jalons et le calendrier de mise en œuvre.
Dans la deuxième phase, la BRD peut en fait devenir un contrat entre les deux parties, énonçant formellement les exigences de la société qui embauche (ZXYW LLC dans ce cas) et l'entrepreneur faisant le travail. Vous en saurez plus sur la langue du contrat ci-dessous.
En quoi un document sur les exigences opérationnelles diffère-t-il d'un plan d'affaires?
Alors que les deux documents peuvent contenir le même type de sections (un résumé, par exemple), l'intention est différente.
Un plan d'affaires est créé pour guider une entreprise nouvelle ou existante, mais le plus souvent son but est de présenter à un prêteur pour le financement de démarrage ou d'expansion.
Le plan d'affaires contient des informations générales sur la société et ses plans et stratégies pour être en mesure de générer des revenus pour rembourser le prêt.
Les états financiers sont une partie essentielle du plan d'affaires, tandis que les documents financiers dans la BRD peuvent être très différents, centrés sur un projet spécifique.
En quoi un document d'exigences opérationnelles diffère-t-il d'une demande de proposition?
La différence entre les deux documents est légère, mais importante. Généralement, une demande de proposition (DP) est créée dans le but de solliciter des propositions auprès de divers fournisseurs. Dans l'exemple de ZYXW, un appel d'offres est envoyé aux entreprises potentielles qui fournissent des services d'externalisation, pour solliciter des offres.
D'autre part, une BRD est préparée pour un fournisseur spécifique ou un partenaire de coentreprise qui a déjà été sélectionné par l'entreprise qui embauche. La BRD contient plus de détails et plus de spécifications et de délais à respecter en cours de route et à la fin du projet.
Lorsqu'une demande de propositions est créée, elle est assortie d'une date limite et d'exigences relatives à la soumission des offres. Les offres sont évaluées après la date limite.
Que devrait-on inclure dans un document sur les exigences opérationnelles?
À certains égards, un document sur les exigences opérationnelles est semblable à d'autres types de propositions commerciales. Le BRD devrait inclure:
1 . Une déclaration sommaire , parfois appelée résumé , qui décrit les exigences du projet en général.
La déclaration sommaire est généralement écrite après la fin de la BRD.
2. Les objectifs du projet. Ces objectifs devraient être au format SMART ; spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et limité dans le temps.
3 . Le contexte et l' énoncé des besoins ou la justification du projet. C'est une partie importante du document, alors ne l'oubliez pas. Expliquer pourquoi le projet est nécessaire est l'un des principaux moteurs du projet, et son succès dépendra de sa capacité à répondre aux besoins.
4. La portée du projet - ce qui doit être inclus et ce qui ne doit pas être inclus. Dans l'exemple de la société ZXYW ci-dessus, la société a précisé que la portée ne devait pas inclure l'embauche de cadres supérieurs - ces individus seraient fournis par l'entreprise.
5. États financiers Les états financiers sont essentiels pour avoir une vue d'ensemble de l'effet du projet sur le bilan et le chiffre d'affaires de la société sur une période donnée.
Bien sûr, la manière dont l'entreprise financera le projet est également importante ici.
6. Exigences fonctionnelles et caractéristiques. C'est l'endroit pour fournir des détails, y compris des diagrammes, des organigrammes et des chronologies.
7. Besoins en personnel. Qui a besoin d'être embauché, et quand. Quelles catégories d'employés seront nécessaires et comment seront-ils payés. Qui les paie et quand. Depuis que ZXYW met en place une installation basée sur les personnes, c'est un élément clé de leur BRD.
8. Calendrier, calendrier et dates limites. Les phases du projet devraient être détaillées dans cette section, pour s'assurer que toutes les parties comprennent ce qui est requis et quand. Dans le projet ZXYW, la première phase était la sélection d'un site, incluant l'exploration de plusieurs villes potentielles.
9. Hypothèses. Cette partie du document est souvent négligée. Énoncer des hypothèses permet d'éviter les problèmes plus tard. Par exemple, dans le contrat ci-dessus, l'entreprise voulait louer, et non acheter , l'espace de bureau.
10. Coût et bénéfice. Une analyse coûts-avantages est une liste détaillée de tous les coûts du projet et les économies réalisées grâce au projet doivent être incluses.
Qu'est-ce qui fait que les exigences commerciales constituent un contrat?
Comme indiqué ci-dessus, dans la phase initiale, la BRD est une proposition. Vous avez peut-être remarqué que quelque chose manquait dans la liste des sections ci-dessus - paiement pour les services rendus. Sans une déclaration des paiements à l'entrepreneur et le calendrier de ces paiements, il n'y a pas de contrat.
Avant que les deux parties ne signent le document, un langage contractuel standard doit être ajouté, avec l' aide d'un avocat, y compris
- Promesses de payer et promet de fournir des services
- Des clauses restrictives empêchant l'entrepreneur de prendre les secrets commerciaux de l'entreprise ou de les partager avec d'autres.
- Que se passe-t-il si une partie ne remplit pas ses obligations (c'est-à-dire enfreint le contrat)?
- Les clauses d'assurance et d' indemnisation (sans préjudice)
- Contentieux et arbitrage
- Et, bien sûr, les signatures des responsables de l'entreprise et de l'entrepreneur.