Comment mettre en place un plan comptable des petites entreprises
Configurer le plan comptable
Lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise , vous établissez votre plan comptable en tant que première étape dans l'établissement du système comptable de votre entreprise.
Les petites entreprises n'ont pas toutes le même plan comptable. Les comptes que vous incluez dans le plan comptable dépendent du type d'entreprise. Par exemple, si vous avez une entreprise de services, vous n'aurez pas de compte d'inventaire. Si vous avez une entreprise qui vend des produits, vous aurez besoin d'un compte d'inventaire.
Lorsque vous établissez votre plan comptable, pensez à l'avenir. Ne pensez pas seulement aux comptes dont vous avez besoin pour votre petite entreprise maintenant. Pensez aux comptes dont vous pourriez avoir besoin dans 5 ou 10 ans et incluez-les dans votre tableau. Vous n'avez peut-être pas d'employés maintenant, mais dans quelques années, vous pouvez ajouter des employés à votre entreprise, alors incluez les comptes dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir. Vous devrez peut-être ajouter des comptes à votre plan comptable au fur et à mesure.
Vous devriez faire un système de numérotation pour votre plan comptable. Si vous utilisez un système de comptabilité informatisé, votre plan de compte devrait être basé sur un système de numérotation à quatre chiffres.
Un bloc de numéros est généralement attribué à chacune des catégories qui composent le plan de comptes, et des numéros vides sont laissés à la fin pour que des comptes supplémentaires soient ajoutés à l'avenir.
Dans le cadre du cycle comptable, le plan comptable est utilisé dans les transactions de journal. Il y a cinq catégories sur le plan comptable .
Cinq catégories sur le plan comptable
- Les atouts
- Passif
- L'avoir du propriétaire
- Revenu
- Dépenses
Les atouts
Vous voulez organiser votre plan de compte comme le format du bilan de l'entreprise. La catégorie d' actifs est l'endroit où vous gardez la trace de ce que votre entreprise possède. Vous pouvez vouloir que votre catégorie d'actif commence par le chiffre 1000. C'est généralement le nombre de programmes de comptabilité informatisés que vous utilisez. Numérotez chaque compte d'actif dans une séquence telle que 1000, 1010, 1020, etc., en commençant par les actifs actuels et en passant aux immobilisations.
Les actifs à court terme comprennent les comptes en espèces, tels que les espèces dans vos comptes de chèques et d'épargne. Vous pouvez avoir des clients à qui vous accordez un crédit, de sorte que vous aurez besoin d'un compte débiteur . Si vous vendez des produits, vous aurez besoin d'un compte d'inventaire .
Après votre compte d'immobilisations, mettez un compte pour l'amortissement accumulé. L'amortissement cumulé est toujours un nombre négatif sur le solde et est directement lié à vos immobilisations puisque c'est ce que vous dépréciez. Ne laissez pas d'espace pour les autres comptes entre immobilisations et amortissement cumulé. Vous pouvez avoir accumulé de l'amortissement pour plus d'une immobilisation . Vous pouvez déprécier vos bâtiments, véhicules, équipements professionnels , etc.
Passif
La catégorie des passifs est l'endroit où vous gardez la trace des obligations de la dette de votre entreprise ou ce que votre entreprise doit ou pourrait devoir dans le futur. Vous voudrez peut-être commencer à numéroter la section des passifs avec 2000. Tout comme pour la catégorie des actifs, vous voulez suivre la forme traditionnelle du bilan dans l'élaboration de la section des passifs du plan comptable. Vous aurez une section de passif à court terme et une section de passif à long terme.
La section des passifs à court terme comprendra les comptes de dettes à court terme comme les comptes créditeurs, le compte où vous enregistrerez ce que vous devez à vos fournisseurs. Il inclura également vos comptes de régularisation . Les comptes de régularisation comprennent ce que vous devez dans les charges sociales et les taxes de vente. Vous aurez également un compte pour les salaires accumulés. Vous pourriez aussi avoir un compte de passif à court terme pour les cartes de crédit à payer et les emprunts à court terme à payer.
À l'avenir, vous pourriez contracter des dettes à long terme, par exemple une hypothèque. Vous devriez inclure de l'espace dans votre plan de comptes pour les autres comptes de dettes à long terme .
L'avoir du propriétaire
Les comptes d'équité du propriétaire comprennent votre investissement dans l'entreprise. Dans le cas où vous décidez de prendre d'autres investisseurs quelque part le long de la ligne, vous devriez inclure des comptes pour les actions ordinaires et, peut-être, des actions privilégiées . Vous voulez un compte pour les bénéfices non répartis pour tous les bénéfices que vous réinvestir dans la société. Vous démarrez généralement les comptes d'équité du propriétaire avec 3000.
Revenus
Le chiffre d'affaires est le premier compte sur le plan comptable lié à l' état des résultats . Les revenus de vente sont la principale source de revenus de votre entreprise. Habituellement, cette section du plan de comptes commence par 4000. Avec le compte de revenus des ventes, vous pouvez inclure un compte pour les remises sur les ventes et les retours et les allocations de vente. Vous voudrez également inclure un compte pour le revenu d'intérêt pour tout revenu que vous gagnez sur les investissements de votre entreprise.
Les coûts de vente ou les coûts des biens vendus sont généralement le prochain type de compte à considérer. Même les entreprises de services doivent tenir compte des coûts de vente. Vous incluez également les comptes pour les remises des fournisseurs , les frais d'expédition et les frais de vente divers.
Dépenses
La dernière catégorie répertoriée sur le plan de comptes est la catégorie de dépenses qui est généralement numérotée 5000. Un moyen pratique de dresser la liste des dépenses dans le plan comptable est de consulter l' annexe C du Formulaire fiscal du service des recettes et de suivre la façon dont forme. Cela facilite la tâche à vous et à votre comptable lorsque vient le temps d'impôt. Développer un compte pour chacune des dépenses énumérées à l'annexe C, plus toute autre dépense spécifique à votre entreprise. Laissez plusieurs comptes vierges disponibles au cas où vous en auriez besoin à l'avenir. Assignez un numéro dans la gamme 5000-5999 à chacun.
Si vous avez atteint ce stade, vous avez développé le plan comptable pour le bilan et le compte de résultat . Vous êtes maintenant prêt à utiliser cette information pour développer les journaux comptables et le grand livre général de votre entreprise.