Le formulaire I-9 constitue également la base d'une vérification supplémentaire par l'employeur, en utilisant le système E-Verify .
Avant de remplir le formulaire I-9
Ayez sous la main des copies du formulaire I-9 avant de commencer à embaucher votre premier employé. Assurez-vous d'avoir la version la plus récente du formulaire I-9. Le formulaire actuel, avec date d'expiration 31/03/2016, doit être utilisé par les employeurs pour vérifier l'emploi après le 7 mai 2013.
Des exemplaires du formulaire I-9 (format PDF) sont disponibles sur le site Web des Services douaniers et d'immigration des États-Unis (USCIS). Ce formulaire peut être rempli en ligne, puis imprimé pour les signatures.
Le formulaire I-9 doit être rempli au moment de l'embauche, et vous (l'employeur) devez conserver tous les formulaires I-9 pour tous les employés. Si le formulaire est rempli complètement et que vous avez accepté les documents présentés par l'employé, vous pouvez congédier l'employé si vous constatez que l'employé a déformé son statut d'admissibilité au travail ou si les formulaires présentés par l'employé ne sont pas valides .
Remplir la section 1 - Renseignements sur l'employé et attestation
La section 1 est remplie par l'employé. L'employé doit inclure le nom, le nom de jeune fille, l'adresse et la date de naissance. L'employé doit inclure le numéro de sécurité sociale, mais ce numéro est facultatif sauf si votre entreprise utilise le système E-Verify.
L'employé atteste alors de son statut - l'un des suivants:
citoyen des États-Unis
ressortissant non-citoyen des États-Unis
Résident permanent légal (y compris numéro d'étranger)
Alien autorisé à travailler (y compris Alien # ou Admission #) jusqu'à (inclure la date d'expiration, le cas échéant)
Quelqu'un peut aider l'employé à remplir la section 1 du formulaire I-9. La section Certification du préparateur et / ou traducteur doit être remplie par l'assistant. Assurez-vous d'imprimer le nom et l'adresse de l'assistant.
Remplir la section 2: Examen et vérification par l'employeur
La section 2 est remplie par l'employeur. Vous devez examiner les documents nécessaires pour vérifier à la fois (a) l'identité et (b) l'admissibilité au travail de l'employé. Notez que les documents de la liste A, comme un passeport américain, vérifient l'identité et l'éligibilité au travail. Les documents de la liste B vérifient l'identité et les documents de la liste C vérifient l'éligibilité au travail. Vous devez avoir un document de CHACUNE de la liste B et de la liste C si vous n'avez pas de document de la liste A.
Documents acceptables
Une liste de documents acceptables est incluse dans le formulaire I-9. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les documents acceptables, y compris des exemples de documents, dans le manuel de l'USCIS pour les employeurs.
Une note sur les cartes de sécurité sociale: Vous ne pouvez pas accepter une carte de sécurité sociale feuilletée ou une carte de sécurité sociale qui stipule «non valable à des fins d'emploi». Les impressions de l'administration de la sécurité sociale montrant des informations de sécurité sociale pour un employé ne sont pas des remplacements acceptables pour une carte de sécurité sociale.
Les documents qui vous sont présentés pour vérification doivent correspondre au statut d'admissibilité attesté par l'employé. Si les documents qui vous sont présentés ne correspondent pas au statut attesté par l'employé, vous ne pouvez pas les accepter. Par exemple, si un employé atteste qu'il ou elle est un citoyen américain, mais vous montre une «carte verte», vous ne pouvez pas accepter le document.
Dates d'expiration des documents
Certains documents, comme un passeport ou une autorisation de travail, ont des dates d'expiration. Les documents qui ont expiré ne sont pas acceptables pour la vérification. Si un document expire dans le futur, vous devez l'accepter, mais prenez note de la date d'expiration dans votre système de tenue de dossiers des employés. Si un document expire et que l'employé ne fournit pas un nouveau document indiquant une date d'expiration future, cet employé n'est plus admissible à travailler aux États-Unis. Si votre entreprise est inspectée, vous pourriez être passible d'amendes et de pénalités pour continuer d'employer cette personne. .
Documents originaux seulement
Tous les documents présentés doivent être des originaux. Les photocopies ne sont pas acceptables. Si vous avez une question à savoir si un document est une copie, recherchez un cachet ou un sceau d'une agence gouvernementale américaine ou d'un état, d'un comté ou d'une entité gouvernementale municipale.
Si un document a un nom différent du nom donné par l'employé sur l'I-9, posez des questions. De légères variations d'orthographe des noms sont acceptables tant que le document semble être authentique et qu'il a trait à la personne.
Après avoir examiné les documents et déterminé raisonnablement qu'ils sont à la fois (a) authentiques (pas des copies ou autrement discutables) et (b) se rapportent à l'employé nommé, vous devez attester sous peine de parjure que, au meilleur de votre connaissance , l'employé est autorisé à travailler aux États-Unis. Indiquez la date à laquelle l'employé a commencé à travailler pour votre entreprise. Signez, datez, imprimez votre nom et votre titre et incluez l'adresse de la compagnie.
Section 3 Mise à jour et re-vérification
La section 3 est utilisée pour mettre à jour les informations sur les documents qui ont expiré et permet d'ajouter une nouvelle date d'expiration de document au formulaire.
Conserver des copies de documents
Si votre entreprise utilise le système E-Verify, gardez des photocopies de tous les documents. Si vous n'utilisez pas E-Verify, vous n'avez pas besoin de conserver des copies de documents. Si vous gardez des copies, faites-le pour TOUS les employés.
Après l'achèvement du formulaire I-9 - Que faire
En tant qu'employeur, vous devez conserver une copie du formulaire I-9 rempli pour tous les employés. Vous n'avez pas besoin de soumettre ce document à une agence gouvernementale américaine.
Les détails dans cet article fourni pour vous aider en tant qu'employeur à comprendre les exigences de remplir le formulaire I-9. Ils ne sont pas destinés à être inclusifs. Assurez-vous de lire tout le document I-9 pour vous assurer que vous remplissez ce document complètement et correctement.
Corriger les erreurs
Corriger les erreurs sur le formulaire I-9 dans le même était que vous le feriez pour d'autres documents importants. N'utilisez pas le voile blanc ou essayez d'effacer l'erreur. La procédure standard pour corriger les erreurs dans les documents importants est:
- Parcourez les informations incorrectes (assurez-vous que les informations peuvent toujours être lues)
- Faites le changement
- Date et initial le changement.
Conseils pour remplir le formulaire I-9
- En tant qu'employeur, vous pouvez désigner un employé ou quelqu'un d'autre pour remplir les parties de l'employeur du formulaire I-9. Mais, l'INS dit, "si quelqu'un d'autre remplit le formulaire I-9 en votre nom, il ou elle doit assumer toutes les responsabilités I-9."
Un employé peut recevoir de l'aide pour remplir la section 1. Assurez-vous que l'aide complète le bloc «Certificat de préparation et / ou de certification» et que l'employé signe. Plus d'informations - réponses aux questions sur le formulaire I-9
Voir cet article avec des réponses aux questions courantes sur le formulaire I-9 et la vérification de l'admissibilité à l'emploi- Vous êtes tenu de protéger les informations privées fournies par les employés sur le formulaire I-9 et sur les pièces justificatives. Utilisez cette information à des fins I-9 UNIQUEMENT et stockez les documents dans un endroit sûr et sécurisé, comme un classeur verrouillé auquel seules quelques personnes de confiance ont la clé.
- Certaines agences d'emploi des États américains peuvent vérifier l'admissibilité à l'emploi et certifier les employés qu'ils vous envoient. Assurez-vous d'obtenir et de conserver une copie de la certification de votre état dans ce cas.