Ces responsabilités sont les mêmes que les responsabilités de l'employeur pour les charges sociales, y compris les impôts fédéraux sur le revenu.
Processus fiscal de l'État
Si vous avez des employés qui travaillent dans un État qui exige l'impôt sur le revenu, voici le processus que vous devez suivre:
- Obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral , si vous ne l'avez pas déjà fait. L'EIN est similaire à un numéro de sécurité sociale pour une entreprise. Il est requis pour toute entreprise avec des employés et la plupart des autres entreprises.
- Obtenir un permis d'impôt de l'employeur de l'État qui, dans certains États, est l'équivalent d'un EIN État.
- Apprenez quels salaires sont assujettis à la retenue d'impôt de l'État (ces salaires peuvent différer des règlements fédéraux). L'information devrait être sur le site Web du département des recettes de votre état.
- En savoir plus sur les accords de réciprocité entre les États pour la retenue d'impôt sur le revenu et le paiement, pour les travailleurs qui vivent dans un État et travaillent dans un autre.
- Obtenir des copies des tables de retenue de l'État et calculer les retenues à la source de l'état des chèques de paie des employés.
- En savoir plus sur les règlements de votre état pour le dépôt (dépôt) de retenue d'impôt sur le revenu.
- Déposez les retenues à la source déduites des employés (la plupart des États utilisent le dépôt électronique pour ces déductions).
- Produire des rapports (annuels ou trimestriels) sur les montants retenus et les montants dus et payés (semblable au formulaire IRS 941 ).
Comme vous pouvez le constater, le processus de calcul, de déduction, de paiement et de déclaration de l'impôt sur le revenu est semblable au processus de retenue d'impôt fédéral sur le revenu.
Agences fiscales d'État
Pour en savoir plus sur les impôts sur le revenu de l'Etat, les taxes de vente et autres taxes d'Etat, allez dans le département des revenus de votre état et recherchez la division de l'impôt des entreprises.
Julie Garber, experte en planification successorale et testamentaire, a un excellent tableau qui montre toutes les taxes que chaque état impose, y compris les impôts sur le revenu, et les agences auxquelles s'adresser pour chaque état.
Retenue d'impôt sur le revenu de l'État à partir des chèques de paie des employés
Après avoir recueilli les informations sur les impôts sur le revenu de l'État, vous devrez inclure ces taxes dans le processus de paie de votre entreprise.
Le processus commence avec votre calcul de la rémunération brute pour chaque employé.
À partir de ce montant, vous devrez calculer le montant spécifique à retenir pour cet employé pour les impôts sur le revenu de l'État. Rappelez-vous que chaque montant de retenue (y compris les impôts sur le revenu de l'État, les impôts fédéraux sur le revenu et les impôts FICA ) est calculé en fonction du montant de la rémunération brute.
Après toutes les taxes et autres retenues, vous obtiendrez un montant net.
Ensuite, les montants de retenue pour chaque employé et le total pour chaque type de retenue doit être placé dans un compte de passif distinct, à payer comme requis par votre état.