Lois du travail, questions de paie, congés et avantages
Avoir une entreprise saisonnière, comme posséder un camion de crème glacée, apporte de nouveaux défis lors de l'embauche de travailleurs. Envisagez-vous d'embaucher des travailleurs saisonniers cette année? Peut-être que vous voulez que certains étudiants collégiaux aident avec la charge de travail supplémentaire cet été, ou certains lycéens pour travailler au bureau ou dans votre restaurant.
Si ces travailleurs saisonniers sont mineurs (moins de 18 ans dans la plupart des États), il y a des problèmes spécifiques de rémunération et d'heures de travail à considérer. Embaucher vos propres enfants peut être un avantage pour vous deux, mais il y a des pièges à éviter. Renseignez-vous sur d'autres questions liées à l'embauche et au paiement des travailleurs d'été.
01 - Nouveaux formulaires de location dont vous aurez besoin pour les travailleurs saisonniers
Les travailleurs saisonniers sont comme les autres employés en ce qui concerne les nouveaux formulaires et procédures d'embauche. Chaque employé d'été doit remplir un formulaire W-4 indiquant les montants à retenir pour l'impôt fédéral sur le revenu, et vous devez vérifier l'admissibilité au travail au moyen du formulaire I-9. Et n'oubliez pas la retenue d'impôt sur le revenu de l'État et d'autres formes.
La plupart des travailleurs saisonniers n'obtiennent pas de prestations, mais vous devez également fournir à ces travailleurs une copie du manuel de l'employé ou du manuel des politiques et procédures de votre entreprise.
Si vous embauchez des entrepreneurs indépendants (non employés) pour des travaux saisonniers ou occasionnels, vous devrez leur demander de remplir un formulaire W-9 pour obtenir leur numéro d'identification fiscale et leurs coordonnées.
02 - Embaucher des employés saisonniers - Déduire et retenir
Les embauches saisonnières sont assujetties à l'impôt fédéral et à l'impôt sur le revenu des États, tout comme les autres travailleurs. Et vous devez retenir les taxes FICA (Sécurité sociale et Medicare) de ces travailleurs.
En bref, vous devrez d'abord déterminer le salaire brut du travailleur pour la période de paie. Toutes les déductions et retenues sont basées sur ce montant. Puis calculer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu et la retenue d'impôt sur le revenu de l'État (le cas échéant), puis les impôts FICA et autres déductions.
03 - Embaucher des enfants pour travailler dans votre entreprise - Les lois du travail que vous devriez connaître
Embaucher des enfants (moins de 18 ans) dans votre entreprise signifie adhérer à différentes règles de travail que pour les adultes. Les enfants sont limités dans les types de travail qu'ils peuvent faire, les heures de travail et les types d'entreprises où ils peuvent travailler. En savoir plus sur les lois fédérales et étatiques concernant le travail des enfants, pour s'assurer que vous suivez la loi.
Si vous engagez vos propres enfants, ils peuvent être payés pour travailler dans votre entreprise, aussi longtemps que leur travail est nécessaire et essentiel. Vous n'avez pas à déduire les charges sociales ou les impôts fédéraux sur le revenu.
Le ministère américain du Travail n'impose pas d'âge minimum pour les enfants employés par leurs parents. L'exception est dans "l'exploitation minière, la fabrication et les professions où l'âge minimum requis de 18 ans s'applique."
Les lois des États suivent souvent le même modèle que la Fair Labor Standards Act en ce qui concerne les mineurs travaillant pour leurs parents. Consultez votre département d'Etat du travail pour des conseils spécifiques.
04 - Vérifier les lois fédérales et étatiques sur le salaire minimum
Les taux de salaire minimum fédéraux sont fixés par le ministère du Travail. Certains États ont des taux de salaire minimum différents, alors assurez-vous de vérifier ces taux avant d'embaucher des travailleurs d'été et de commencer à les payer.
Les jeunes travailleurs (de moins de 20 ans) peuvent bénéficier d'un salaire minimum inférieur de 4,25 $ l'heure au cours de leurs 90 premiers jours de travail consécutifs, pourvu que leur travail ne remplace pas les autres travailleurs.
05 - Payer pour un congé et des avantages
Aucune loi fédérale n'exige que vous rémunériez vos employés pour des vacances, des vacances, des congés de maladie ou des journées personnelles. Vous pouvez décider de ne pas payer les travailleurs saisonniers pour le temps. C'est acceptable, tant que vous êtes cohérent.
De plus, vous n'avez pas à payer d'avantages sociaux aux employés saisonniers, à moins qu'ils ne respectent le minimum pour être admissibles à ces avantages. Par exemple, si vous permettez aux employés qui travaillent 30 heures par semaine d'être admissibles à des prestations de soins de santé, vous pouvez limiter les employés d'été à moins de 30 heures par semaine ou leur permettre de participer au régime d'assurance-maladie.